Microsoft Teamsで投票(アンケート)を作成する2つの方法|FormsとPollyの使い方

リモートワークの普及により、私たちの働き方は大きく変わり、オンラインでの業務、会議、アンケートなどが急速に広がっています。報告によると、この新しい働き方は、企業にとってインフラコストやオフィス用品の費用削減につながるだけでなく、従業員の生産性向上にも寄与しているとのことです。Microsoft Teamsもまた、オフィス業務を効率化し、グループでのコミュニケーションを実現するツールとして大きな役割を果たしています。

Microsoft Teamsの投票(ポール)機能は、有料版だけでなく無料トライアル版でも利用可能です。本記事では、Microsoft Teamsで投票を作成する方法を、初心者の方にもわかりやすく完全解説します。

Microsoft 365が提供するMicrosoft Teamsは、チャットベースのインターフェースにより、情報交換やコミュニケーションをスムーズに行えるサービスです。個人利用からビジネス利用まで幅広く対応しており、あらゆる規模のビジネスをサポートできます。

Microsoft Teamsに投票を追加するには

Microsoft Teamsには投票機能が搭載されており、意見が分かれた場面や議論が必要な場面で、メンバーが簡単に投票できます。さらに、透明性を保つため、メンバーは自分の投票だけでなく結果も確認できるのが特徴です。

Microsoft Teamsで投票を作成する方法は、主に以下の2つがあります。

1. Forms(フォーム)を使って投票を作成する
2. Polly(ポリー)を使って投票を作成する

それでは、それぞれの方法を詳しく見ていきましょう。

方法1:Formsを使って投票を作成する

Formsを使えば、会議の前でも後でも、さらには会議の最中でも投票を作成できます。以下の手順に従ってください。

まず、Microsoft Teamsを開き、Microsoftアカウントでサインインします。

起動したら、左側のペインにある「Teams」を選択します。次に右側のペインで「投稿」タブをクリックし、「新しい会話」ボタンを選択しましょう。

続いて、画面下部にある三点リーダー(...)をクリックし、表示されたメニューから「Forms」を選択します。

Formsの画面が開いたら、質問フィールドに質問文を入力し、選択肢フィールドに回答の候補を記入します。選択肢を増やしたい場合は、「選択肢の追加」(プラスアイコン)をクリックしてください。

画面下部には、「投票後に結果を自動的に共有する」と「回答を匿名にする」という2つのオプションもあります。これらは任意の設定なので、用途に応じてオン・オフを切り替えましょう。

設定が完了したら「保存」をクリックして変更を適用します。送信前にプレビューを必ず確認し、修正が必要であれば「編集」ボタンを押し、問題がなければ「送信」をクリックして完成です。

方法2:Pollyを使って投票を作成する

もうひとつの方法が、拡張機能「Polly」を利用するやり方です。特に無料版のユーザーにおすすめです。無料版ではFormsによる投票作成が使えない場合があるため、代わりにPollyというアプリを使用します。

まず、Microsoft Teamsを開き、左側から「Teams」を選択して「新しい会話」をクリックします。

次に三点リーダー(...)をクリックし、メニューから「Polly」拡張機能を選択します。もしメニュー一覧に見当たらない場合は、「その他のアプリ」ボタンをクリックして検索してみてください。

Pollyが見つかったら、「追加」ボタンをクリックし、Microsoftアカウントにログインします。続行するためにアクセス許可を「承認」してください。

Pollyのウィンドウが開いたら、「新規作成」ボタンを選択します。

続いて、作成したい投票の種類を選びます。質問の数(単一または複数)を決め、「繰り返し」、「送信日時」、「リマインダー」などのスケジュール設定をカスタマイズできます。また、投票に含める質問の形式も、選択式(Multiple Choice)、自由記述(Open-ended)、評価(Rating)の中から選べます。

さらに、「複数回答を許可」や「対象者が選択肢を追加できる」といったオプションも、投票の目的に合わせてオン・オフできます。

「結果設定」と「対象者設定」を使えば、投票をより細かくカスタマイズすることも可能です。

すべての設定が終わったら「プレビュー」をクリックして内容を確認しましょう。今後同じような投票を再利用したい場合は、「テンプレートに保存」ボタンを選択しておくと便利です。

最後に「送信」ボタンを押せば完成です。後から内容を修正したい場合は、「編集」オプションを選択すればいつでも変更できます。

以上が、Microsoft Teamsで投票を作成する2つの方法です。Formsはシンプルなアンケートに、Pollyは詳細なカスタマイズが必要な場面にそれぞれ活用してみてください。