Office 365で削除済みアイテムのメール保持ポリシーを延長する方法

探していたメールや会議の招待状が、保持ポリシーによってメールボックスから完全に削除されてしまったときの絶望感は、本当に辛いものです。すべてのメールサービスには保持ポリシーが適用されており、「削除済みアイテム」フォルダ内のアイテムは一定期間(既定では30日)が経過すると自動的に削除されます。

これを変更するために、MicrosoftはOfficeの削除済みアイテムに対してメール保持期間機能を提供しています。しかし、この機能の存在を知らないユーザーは今でも少なくありません。そこで今回は、この機能について詳しく解説します。Microsoft Office 365の更新により、管理者は「削除済みアイテム」フォルダにアイテムを保持する期間を自由に設定できるようになりました。これにより、誤って削除したメールや会議の招待状を探し出す作業が格段に簡単になります。

カスタムメール保持ポリシーの作成方法

既定のMRMポリシー(Default MRM Policy)の名前を編集するか、新しいポリシーを作成することで、この変更に対応できます。Office 365でポリシー名を変更するには、まずOffice 365管理センターにアクセスし、「Exchange管理センター」を選択してから「コンプライアンス管理」オプションを開きます。次に、「保持ポリシー」の項目を探してください。

続いて、「Default MRM Policy」を選択し、編集アイコンをクリックしてポリシー名を変更します。これにより、Office 365は指定した設定を維持し、ポリシーが上書きされることはありません。

なお、Default MRM Policyをカスタマイズしながら元の名前をそのまま使用している場合でも、変更は問題なく適用されます。

注意点として、ここで行った変更は「回復可能なアイテム(Recoverable Items)」フォルダには適用されません。変更の対象となるのは、表示上の「削除済みアイテム」フォルダ、およびプライマリメールボックスとアーカイブメールボックスの両方にある「削除済みアイテム」フォルダのみです。また、「アーカイブへ移動(Move to Archive)」アクションにも一切影響しません。

削除済みアイテムフォルダからメールが消えた場合の対処法

Exchange Onlineユーザーのメールボックスの「削除済みアイテム」フォルダに、30日より古いメッセージが表示されないことに気づいた場合は、以下の回避策を試してみてください。

1. カスタム保持ポリシーの保持日数を増やす。
2. 該当するメールボックスにDefault MRM Policyを割り当てる。
3. メールボックスに割り当てられている保持ポリシーの名前を「Default MRM Policy」に変更する。

まとめ:組織ごとに独自のビジネス要件、コンプライアンスや法規制、そしてメールの運用文化が存在します。管理者は、この変更が既存のコンプライアンスルールに準拠していることを必ず確認し、準拠していない場合は適切に調整する必要があります。加えて、Office 365クライアントがダウンロードする新規データ量への潜在的な影響についても事前に検討しておくことが重要です。