Microsoft Office 365のOutlook Web Appでメール署名を追加・設定する方法

すべて、あるいはほとんどのメールに同じ形式で署名を付けているなら、メール署名を作成しておくと便利です。メール署名はビジネスコミュニケーションにおいてプロフェッショナルな印象を与えるとともに、デジタル名刺としての役割も果たします。また、よくデザインされたメール署名は、企業やウェブサイト、ブログ、書籍など、さまざまなもののプロモーションツールとしても活用できます。

これまで、Outlookデスクトップ版でメール署名を追加する方法をご紹介してきました。しかし、Office 365のMicrosoft Outlook Web App(ブラウザ版)を使っている場合はどうすればよいのでしょうか。この記事では、Office 365のOutlook Web Appで署名を追加・挿入・変更する方法を詳しく解説します。

ステップ1:Microsoft Office 365にログインする

Microsoft Outlookオンライン版にアクセスするには、MicrosoftのOfficeサイトにアクセスし、個人用のMicrosoftアカウントでサインインします。職場または学校のMicrosoftアカウントでログインすることも可能です。

ログインしたら、アプリの一覧からOutlookをクリックします。

ステップ2:Outlookの設定画面を開く

ウィンドウ右上にある設定(歯車アイコン)をクリックします。

次に、設定ペインの下部にある「すべてのOutlook設定を表示」をクリックします。

ステップ3:設定画面からメール署名の項目へアクセスする

設定画面が開いたら、左側のペインで「メール」をクリックします。続いて、中央のペインで「作成と返信」を選択します。

ステップ4:メール署名を書式設定する

「メール署名」ボックスの上部にはツールバーがあり、ここで署名の書式を整えることができます。テキストを太字・斜体・下線にしたり、文字サイズや配置を変更したりできます。

実際にこの書式設定ツールバーを試してみたところ、カーソルの位置に関係なく、選択した書式が署名の先頭部分に適用されるという仕様でした。そのため、書式を適用したテキストを一度署名の先頭に入力し、その後コピー&ペーストで希望の位置に移動する必要があるかもしれません。

ステップ5:Office 365のメール署名を追加する

「メール署名」ボックスに、署名として表示したいテキストを入力します。何を記載すればよいかわからない場合は、オンラインで利用できる無料のメール署名ジェネレーターが役立ちます。

Outlook Web Appでは、画像ファイルを直接挿入することはできません。ただし、他のプログラムから画像をコピーして、署名名欄に貼り付けることは可能です。貼り付けたテキストや画像は、前のステップで説明した書式設定とは異なり、カーソル位置に挿入されます。

あるいは、無料のメール署名ジェネレーターアプリを使って署名をデザインし、それをここに貼り付ける方法もあります。

署名をメールに自動的に含めるためのオプションは2つあります。

• 新規作成するすべてのメッセージに署名を自動的に含める場合は、「作成する新しいメッセージに自分の署名を自動的に含める」にチェックを入れます。
• メッセージの返信や転送時に署名を自動的に含める場合は、「転送または返信するメッセージに自分の署名を自動的に含める」にチェックを入れます。

Outlook Web Appでは登録できる署名は1つだけなので、新規メールと返信・転送メールの両方に同じ署名が使われます。一方、Outlookデスクトップ版では、返信用と新規メール用に異なる署名を設定することが可能です。

「保存」をクリックし、右上のXをクリックして「作成と返信」ダイアログボックスを閉じます。

Outlook Web AppとOutlookデスクトップ版の両方を使用している場合、片方で作成した署名はもう片方では利用できません。それぞれのアプリで個別に署名を作成する必要があります。Web Appでは1つの署名しか作成できませんが、デスクトップ版では既定の署名1つに加えて、複数の代替署名を作成できます。

ステップ6:メール署名を自動的に挿入する

すべての新規メールに署名を自動的に挿入するよう設定した場合、「新しいメッセージ」をクリックすると、メッセージ本文に署名が表示されます。

ステップ7:メール署名を手動で挿入する

Outlook Web Appですべてのメールに署名を自動追加しない設定にした場合は、メール作成画面上部のメニューボタンをクリックし、「署名の挿入」を選択することで手動で署名を追加できます。

署名がメール本文に挿入され、カーソルは本文の先頭に移動します。宛先と件名の入力を忘れないようにしましょう。

ステップ8:Office 365のOutlookメール署名を変更する

Office 365のOutlook Web Appで署名を変更したい場合は、設定の「作成と返信」画面に戻り、「メール署名」ボックスの内容を編集するだけでOKです。

変更した署名は、以降のすべての新規メール、返信、転送メールに反映されます。

メール署名でプロフェッショナルなコミュニケーションを

メール署名を活用すれば、個人としてもビジネスの場でも、手軽かつスピーディーに良い印象を与えることができます。ただし、署名の内容によっては逆効果になることもあるため、誤った印象を与えないよう注意しましょう。