Outlookで連絡先グループ(配布リスト)を作成してメールを一括送信する方法

PC版Microsoft Outlookを使用していて連絡先グループを作成したい場合は、この記事で紹介する方法に従うことで、アドインや追加サービスを導入することなく、連絡先グループ(配布リスト)を作成し、メールや招待状を一括送信できるようになります。

Outlook(PC版)の連絡先グループとは

連絡先グループ(旧称：配布リスト)とは、複数の人に一度にメールを送信できるよう、メールアドレスをまとめて登録しておくリストのことです。あらかじめ連絡先グループを作成しておけば、メール送信のたびに宛先のメールアドレスを何度も入力する必要がありません。同じメンバーに対して頻繁にメールを送る機会が多い方にとって、非常に便利な機能です。

連絡先グループは、Office 365版Outlookのほか、Outlook 2019、2016などの旧バージョンでも作成できます。ここでは、Office 365版での作成手順を解説します。

Outlook for Office 365で連絡先グループを作成する手順

Office 365版Outlookで連絡先グループを作成するには、以下の手順に従ってください。

1. 「People(連絡先)」アイコンをクリックして連絡先画面を開く
2. 「新しい連絡先グループ」をクリックする
3. 連絡先グループに名前を付ける
4. 「メンバーの追加」ボタンをクリックし、連絡先の参照元を選択する
5. 追加したい連絡先を選択する
6. 「保存して閉じる」をクリックする

まず、WindowsパソコンでOutlookを起動し、ナビゲーションバーにある「People(連絡先)」アイコンをクリックします。ナビゲーションバーが展開表示されている場合は、「People」という文字部分をクリックしてください。

すると、これまでPeopleアプリに保存していたすべての連絡先が一覧で表示されます。

[ホーム]タブが表示されていることを確認し、リボン上にある「新しい連絡先グループ」アイコンをクリックします。

新しいウィンドウが開きますので、連絡先グループの名前を入力します。後から見分けやすいように、好きな名前を自由に付けてかまいません。

続いて、グループにメンバーとなる連絡先を追加していきます。「メンバーの追加」ボタンをクリックすると、次の3つの選択肢が表示されます。

• Outlookの連絡先から(From Outlook Contacts)
• アドレス帳から(From Address Book)
• 新規電子メール連絡先(New E-mail Contact)

すでに相手の連絡先情報を保存している場合は、「Outlookの連絡先から」または「アドレス帳から」のどちらかを選択します。一方、この場で新しいメールアドレスを登録して追加したい場合は、3つ目の「新規電子メール連絡先」を選びましょう。必要な連絡先をすべて追加し終えたら、「保存して閉じる」ボタンをクリックして完了です。

この方法の優れた点は、以前作成済みのメールリストや連絡先リストを、新しいグループにそのまま追加できることです。言い換えれば、入れ子構造(ネスト)のグループを作成することも可能です。

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