Gmailでグループメールを作成する方法｜生産性が上がる隠し機能も徹底解説

毎日届く大量のメールに埋もれてしまい、広告やレポート、ニュースレターの処理だけで何時間もかかっていませんか？

メール対応のやり方は人それぞれですが、私たちがおすすめしたいのは、「メールの王様」と呼ばれるGmailをしっかり使いこなすこと。実はGmailには、あまり知られていない便利な機能が数多く搭載されています。新しい機能が次々と追加されるため、どれを優先的に覚えるべきか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。

この記事では、見落とされがちなGmailの隠れた便利機能の中から、特に役立つものを厳選してご紹介します。これらを使いこなせるようになれば、メールコミュニケーションがぐっと整理され、日々の業務効率も向上します。まずは、Gmailでグループメールを作成する方法から見ていきましょう。

Gmailでグループメールを作成する方法

同じメンバーに頻繁にメールを送るなら、このテクニックを覚えておくことで、時間と手間を大幅に節約できます。

Gmailでグループメールを送信するには、まず宛先に含めたい連絡先をまとめた「メーリングリスト」を作成する必要があります。リストは後から自由に編集でき、連絡先の追加や削除も簡単に行えます。

メールリスト（ラベル）の設定方法

Googleには、Gmailの連絡先を管理するための専用サービス「Google連絡先」があります。そのため、Gmailでメーリングリストを作成するには、まずGoogle連絡先でリスト（ラベル）を作る必要があります。

1. Google連絡先のWebアプリを開きます。
2. 連絡先リストから、同じグループに入れたい連絡先を選択します。
3. 連絡先を選んだら、画面上部にある「ラベルを管理」アイコンをクリックします。
4. ドロップダウンメニューから「ラベルを作成」を選びます。
5. ラベル名を入力します。後でメールリストを識別するときに使う名前なので、覚えやすい名前にしておきましょう。
6. 「保存」をクリックしてリストを作成します。

リストを管理するには、画面左側の「ラベル」メニューから該当するラベルを選択します。ここで既存の連絡先をリストから削除できます。既存のリストに連絡先を追加する場合は、連絡先一覧に戻り、対象の連絡先を選択して「ラベルを管理」アイコンをクリックし、追加したい既存リストの名前を選びましょう。

グループごとに、好きなだけリスト（ラベル）を作成できます。

グループメールの送信方法

メールリストが完成したら、さっそく最初のグループメールを送ってみましょう。一人ひとりにコピー＆ペーストして送るよりも、いかに楽になるかを実感できるはずです。

1. Gmailを開きます。
2. 「＋作成」アイコンをクリックして、新規メールを作成します。
3. 新規メッセージウィンドウの「宛先」欄に、連絡先リストの名前を入力し始めると、Gmailがそれを認識して自動補完してくれます。
4. 候補をクリックすると、リスト内のすべての連絡先が宛先フィールドに自動的に表示されます。
5. 件名と本文を入力し、「送信」を押せば、Gmailでの初めてのグループメールは完了です。

生産性を高めるその他のGmail活用術

他のソフトウェアと同様に、Gmailにもコミュニケーションを効率化するためのテクニックやショートカットが多数存在します。中にはあまり知られていないものもあります。以下の機能を使いこなせば、生産性が向上し、メールのやり取りをより整理しやすくなります。

送信予約（Schedule Send）

この機能を使えば、後で送りたいメールを事前に作成しておき、未来の日時を指定して自動送信できます。

メールが完成したら、「送信」ボタンをクリックする代わりに、その横の下向き矢印をクリックします。そして「送信予約」メニューから希望の日時を選択してください。

スマート作成（Smart Compose）

スマート作成は、文章作成時にGmailからのサポートを受けたい人に最適な機能です。次に書こうとしている単語やフレーズを予測して候補を表示してくれるため、タイピングの手間を大幅に省けます。

この機能を有効にするには、Gmailの「設定」を開きます。「全般」タブを下にスクロールして「スマート作成」と「スマート作成のパーソナライズ」を見つけ、両方がオンになっていることを確認しましょう。これで、あなたの書き癖に合わせた文章候補が表示されるようになります。

送信取り消し（Undo Send）

主要なメッセージアプリの多くには、誤って送信したメッセージを取り消す機能が備わっています。実はGmailでも同じことが可能です。ただし、Gmailの場合は「送信」を押してから30秒以内という制限があります。

設定するには、Gmailの「設定」を開き、「全般」タブを下にスクロールして「送信取り消し」を探します。ここで、送信キャンセルが可能な期間を5秒〜30秒の範囲で選択できます。

機密モード（Confidential Mode）

さらに踏み込んだ使い方として「機密モード」があります。SNSで一定期間後にメッセージが自動消滅する機能があるのをご存じでしょうか？　Gmailでも同じようなことができるのです。

メールを送信する前に、送信ボタンの右側にある鍵アイコンをクリックします。そこでメールの有効期限を設定でき、受信者が転送・コピー・印刷・ダウンロードできないようにすることも可能です。

さらにセキュリティを強化することもできます。受信者がメールを開く前に、スマートフォンに送られてくるSMS認証コードの入力を必須にする設定です。

リマインダー（Nudges）

毎日大量のメールを受け取っていて、返信を忘れがちな方は、Gmailの「リマインダー（Nudges）」機能がおすすめです。古いメールを自動的に受信トレイの上部に再表示し、返信やフォローアップを促してくれます。

この機能を有効にするには、Gmailの「設定」を開き、「全般」タブをスクロールして「リマインダー」を見つけます。表示されたチェックボックスの片方または両方にチェックを入れれば、提案機能が有効になります。

Gmail上級者を目指そう

Gmailの熟練ユーザーの方も、これから使い始める方も、プラットフォームを最大限に活用するための基本テクニックを学ぶことは必ず役立ちます。まずは受信トレイの整理方法や、Gmailで特定の人をブロックする方法などをマスターして、メール環境をより快適に整えましょう。

あなたがGmailを使う中で発見した便利な機能が他にもあれば、ぜひ下のコメント欄で体験談をシェアしてください。