Outlookでメールグループを作成する方法と、その便利な理由

同じメッセージを何度も複数の人に送る必要があると感じていませんか？通常であれば、「宛先」欄に全員のメールアドレスを手動で入力し、送信ボタンを押すことになります。

しかし、この作業はかなり手間がかかります。より素早い方法がすでにあるのに、貴重な時間を無駄にする必要はありません。Outlookでメールグループを作成すれば、重要な連絡先全員に一度の操作でメールを送信できます。やり方を学ぶために、以下の手順に従ってください。

Outlookでメールグループを作成する方法

Outlookのメールグループは、「連絡先グループ」や「配信リスト」と呼ばれることもあります。複数のメールアドレスと設定をひとつにまとめたグループで、すべてのメンバーに一括でメールを送れるため、大幅な時間短縮につながります。

Outlookでメールグループを作成するには、以下の手順に従ってください。

1. PCでOutlookを開き、画面下部にある「連絡先」セクションを起動します。
2. リボンから「新しい連絡先 ＞ 連絡先グループ」を選択します。
3. メールグループにわかりやすい名前を付け、「メンバーの追加」をクリックして、連絡先リストへの新しいメールアドレスの追加を開始します。
4. 「メンバーの追加」の一覧から、「新しい電子メール連絡先」をクリックして新しい連絡先を追加します。あるいは、Outlookの既存の連絡先から名前を追加することも可能です。「Outlookの連絡先から」をクリックすれば完了です。
5. 連絡先の名前とメールアドレスを入力し、「OK」を押して、このグループにメンバーとして保存します。

これで完成です。この作業を繰り返せば、Outlookグループに何人でも新しいメンバーを追加できます。以降、同じメールを複数の人に送りたいときは、グループを選択して本文を入力し、「送信」を押すだけです。

メールグループ活用で業務効率アップ

複数人へのメール送信は、必ずしも面倒な作業である必要はありません。メールグループや連絡先リストを作成しておけば、一度の操作で複数人に同時にリーチできるだけでなく、貴重な時間を大幅に節約できます。チームへの周知や顧客への一斉連絡など、日常的なメール業務にぜひ取り入れてみてください。