4つの簡単なステップで複数のGmailアカウントをリンクして一元管理する方法

私たちの生活は、仕事、友人、家族、趣味、イベント、サークルなど、さまざまな領域に分かれています。複数のGmailアカウントを持っているのは、そうした生活の切り分けを反映しているのかもしれません。

Gmailは無料で人気が高いため、複数のアカウントを持っている方も多いでしょう。実は、Gmailアカウント同士を簡単にリンクして、ひとつのメインアカウントからメールの送受信ができることをご存じでしょうか?すべてのGmailアカウントをリンクすれば、アカウントを行き来することなく、すべてのメールを一箇所で管理できます。

必要なのは、Gmailの設定を少しだけ変更すること。手間と時間を大幅に節約できますよ。

アカウントのリンク自体は簡単ですが、それ以上に重要なのは受信トレイを整理し、「メール不安」を過去のものにすることです。ここでは、メールまみれの生活に秩序をもたらす4つのステップを紹介します。

• ステップ1: 別のメールアドレスを追加する
• ステップ2: 受信メールを転送する
• ステップ3: 受信メール用のラベルを作成する
• ステップ4: フィルタを作成して受信トレイを自動整理する

最初の2つのステップでアカウント同士をつなぎ、残りの2つのステップで受信トレイを整理して、メール管理を効率化します。

ステップ1. 別のメールアドレスを追加する

まず、他よりも頻繁にチェックしているGmailアカウントをひとつ選びましょう。これを「メインアカウント」とし、以前から使っているサブアカウントからのメールをすべてここで受け取ります。たとえば、Googleカレンダーに紐づいているアカウントなどをメインにするのがおすすめです。どのアカウントを使うべきか迷う場合は、自分のメールアドレスにリンクされているアカウントを確認する方法を調べてみてください。

このメインアカウントさえあれば、リンクされたサブアカウント宛てのメールを受信・検索し、そこから返信を送ることができます。では、メインアカウントを開いて、別のGmailアドレスをリンクしましょう。

1. メインアカウント(すべてのメールの送受信を行いたいアカウント)で、画面右上の歯車アイコンをクリックし、[設定]([すべての設定を表示])を開きます。
2. [アカウントとインポート]タブをクリックします。[名前:](Send mail as)の欄にある[他のメールアドレスを追加]をクリックします。

新しいウィンドウが開きます。[名前]欄に差出人として表示したい氏名を入力し、[メールアドレス]欄にこのアカウントへリンクしたい2つ目のメールアドレスを入力します。

[エイリアスとして扱います]にチェックを入れると、リンク済みのどのアカウント宛てに届いたメールにも、好きなアドレスを選んで返信できるようになります。チェックを外せば、返信ごとに特定のアドレスを個別に選ぶ形になります。少しわかりにくいので、詳しくはGmailの公式ヘルプページを参照するとよいでしょう。

Gmailは、そのアドレスの所有者であることの確認のため、指定したメールアドレスに確認メッセージを送信します。

届いたメールに記載されている確認コードを入力して[確認]をクリックするか、メール本文内の確認リンクをクリックします。

確認が完了すると、メインアカウントの[名前:](Send mail as)セクションに、2つ目のメールアドレスが表示されます。

これ以降、メールを作成する際に「差出人(From)」欄に新しい選択肢が現れます。クリックしてアドレスを選べば、受信者にはそのアドレスが表示されます。

2つ目のメールアカウントはまだ閉じないでください。次のステップでも必要になります。

ステップ2. 受信メールを転送する

次に、メールを読みたいサブ(Gmail)アカウント側の設定ページを開きます。

[メール転送とPOP/IMAP]タブをクリックします。

[受信メールをコピーして次のアドレスに転送する]の入力ボックスに、メインのメールアドレスを入力します。

続いて、ドロップダウンリストから以下のいずれかを選択します。

• Gmailのコピーを受信トレイに残す
• Gmailのコピーをアーカイブする
• Gmailのコピーを削除する

[変更を保存]をクリックします。

これで、メールを確認するたびにサブアカウントを開く必要はなくなりました。メインアカウントにログインするだけで済みます。続く2つのステップでは、メインの受信トレイ上で各アカウントのメールを見分けられるように設定していきます。

ステップ3. 受信メール用のラベルを作成する

Gmailの「ラベル」を上手に活用することは、受信トレイを整理する最も効果的な方法のひとつです。ラベルは「考えずに直感的に判別できる」ように設計するのがポイント。リンク済みのGmailアカウントから届いたメールをひと目で識別できるようにするのが目的です。アカウントごとに専用のラベルを作成し、さらにスマートなフィルタと組み合わせれば、仕分け作業はほぼ自動化できます。

メインのメールアカウントに切り替え、画面左側の下部にある[新しいラベルを作成]のリンクを探します。

リンクをクリックすると[新しいラベル]の入力ボックスが開きます。ラベル名を入力します。実際のメールアドレスをそのまま使ってもよいでしょう。[作成]をクリックします。

ラベルはさまざまな使い方ができます。リンク済みのアカウントごとに異なる色を割り当てたり、メールの種類別にサブラベル(子ラベル)を作ったりすることも可能です。

ステップ4. フィルタを作成して受信トレイを自動整理する

Gmailのスマートフィルタが解決できるのは、受信トレイの混雑だけではありません。複数のGmailアカウントをひとつのハブにつなぐとき、フィルタはパワーユーザーにとって欠かせない「漁網」のような存在です。

メインアカウントの設定で、[アカウントとインポート]タブの隣にある[フィルタとブロック中のアドレス]タブをクリックします。下へスクロールして[新しいフィルタを作成]をクリックします。

次の画面の[差出人(From)]欄に、サブのメールアドレスを入力します。

[この検索条件でフィルタを作成]をクリックします。次の画面には、[この検索条件に一致するメッセージが届いたとき]という項目の下に、いくつかのオプションが表示されます。

[ラベルを付ける]にチェックを入れ、前のステップで作成したラベルを選択します。

青い[フィルタを作成]ボタンをクリックします。リンク済みアカウントから過去に受信したメールがある場合は、[一致するスレッドにもフィルタを適用する]を選択しておくと便利です。

もっと手軽な方法:

特定のメールメッセージからフィルタを作ることもできます。状況によっては、こちらの方が素早くフィルタを作成できる場合があります。

1. Gmailを開きます。
2. 対象のメールの左側にあるチェックボックスにチェックを入れます。
3. [その他]をクリックします。
4. [このようなメッセージをフィルタする]をクリックします。
5. フィルタの条件を入力します。

これで完了です!サブのメールアカウント宛てのメールがメインアカウントに取り込まれ、指定したラベル(フォルダのようなもの)に自動的に振り分けられます。フィルタを活用すれば、リンク済みアカウントからのメールが一斉に注意を奪い合うことがなくなり、メールを分離・整理した状態を保てます。

さらに、サブアカウントに切り替えることなく、メインアカウントから両方のアドレスでメールを送信できるようになります。

試してみよう:Gmailの「マルチ受信トレイ」機能

マルチ受信トレイ(Multiple Inboxes)は、Gmailの実験的機能として提供されている機能です。複数のリンク済みGmailアカウントからのメールを、同じGmailアカウント内で別々の受信トレイに表示・整理したいときに役立ちます。

マルチ受信トレイを有効にすると、メインの受信トレイの横にミニ受信トレイが表示され、メールの種類に応じて受信メールを複数のセクションに分割できます。ただし、この機能は「ソーシャル」「プロモーション」「アップデート」「フォーラム」といった受信トレイのタブ分け機能を使用していないアカウントでのみ利用できる点に注意してください。

Gmailの設定にある[詳細設定](Labs)タブから、マルチ受信トレイを有効にします。

詳細設定タブを抜ける前に、必ず変更を保存してください。Gmailが更新され、複数の受信トレイが表示されます。設定画面に戻ると「マルチ受信トレイ」専用のタブから詳細設定が行えます。検索クエリのボックスにサブのメールアドレスを入力し、それぞれに固有のタイトルを付け、パネルの表示位置を選択します。変更を保存すれば完成です!

Gmailアカウントの切り替え時間を省こう

メインのGmailアカウントを他のアカウントの「まとめ役」として使う最大のメリットは、やはり時間の節約です。もうアカウントを切り替える必要はありません。メールとは本質的に「優先順位付きのToDoリスト」のようなものです。だからこそ、メインのメールアドレスに重い処理を任せましょう。さらに生産性を高めたいなら、メール作業を楽にしてくれる便利なGmail用Chrome拡張機能も忘れずにチェックしてみてください。

Googleアカウントをサインイン時のデフォルトに設定する方法については、こちらの記事も参考にしてください。

※本記事は2008年10月27日にWendy Limaugeによって執筆され、その後内容を更新しています。