迅速に作業するためのMicrosoftExcelの時間節約の秘訣

Excel スプレッドシートは、ビジネスプランの作成、財務レポートの作成、予算レポートの作成などに多くの業界で使用されているプレミアアプリケーションです。簡単に言うと、Excelスプレッドシートは、仕事の生活を体系化するために使用されます。 Excelは強力なスプレッドシートツールですが、作業を開始することはできますが、Excelの習得には時間がかかる可能性があり、Excelスプレッドシートを操作するにはある程度の忍耐が必要になる可能性があります。

時間を節約して作業を高速化するためのExcelのヒント

高度な数式を使用してExcelでデータを管理および計算するには、財務分析のスキルが必要であり、私たちが想像するよりもはるかに重要です。一部のジョブには単調な手順があり、不要なタスクを何度も繰り返す必要があり、時間が無駄になります。

Microsoft Excel あなたの退屈な仕事を簡単な方法で行います。繰り返されるタスクであろうと、データをクリーンな方法で管理することであろうと、Excelはそれをうまく実行します。私たちのほとんどが知らない多くのExcel機能があります。これらの隠されたヒントや機能を知ることは、作業をより速く完了し、多くの時間を節約するのに役立ちます。本日、Excelのヒントをいくつかお知らせします。 Windowsコンピュータで時間を節約し、作業をより速く完了するため。

MicrosoftExcelの時間節約の秘訣

Excelのスキルを次のレベルに引き上げて、スプレッドシートの使用方法が最大限の効率を発揮していることを確認することが重要です。 Excelには多くの統合機能があり、作業をより迅速に行うことができます。 Excelで最も頻繁に使用される手順のヒントとコツをいくつか習得して、Excelでの作業中の効率を向上させ、貴重な時間を節約できます。この記事では、繰り返しのタスクを実行することから解放され、Excelの使用中に時間を節約するのに役立つ、毎日のワークフローに含めることができるいくつかのヒントの概要を説明します。

1つのセルに複数の行を作成したり、1つの用紙に複数のワークシートを印刷したりするなど、小さな問題に直面している可能性があります。私たちはこれを行うためにさまざまな手法に従いますが、それは私たちが望むほど効率的ではないかもしれません。この記事では、このようなタスクを簡単に実行して時間を節約し、作業をより迅速に完了する方法を説明します。

1。オートフィルを使用する

自動塗りつぶしは、前のセルのパターンに基づいて一連のセルを自動的に塗りつぶす非常に便利な機能です。月の名前の列を入力する場合は、Janと入力します。セルを選択して下にドラッグします。オートフィルは、前のパターンに基づいて月の名前を魔法のように埋めます。

2。フラッシュフィルを使用する

Flash Fillは、最初の列に入力されたデータパターンに基づいて、データを自動的に結合して抽出します。たとえば、最初の列にabc / 123 / xyzがあり、値123を2番目の列に抽出する場合です。最初のセルにデータを入力するだけです。 2番目のセルまでに、Excelはパターンを認識し、データツールグループのFlashFillを使用するだけでパターンを表示します。

同様に、データを結合するために塗りつぶしをフラッシュできます。 。たとえば、最初の列にメールアドレスがある場合は、Flash塗りつぶしを使用して、2番目の列に正しいメールパターンと名を入力することで最初の列を作成できます。簡単に言うと、データを抽出または結合する場合は、データツールセッションで[フラッシュ入力]をクリックして、表示するパターンを入力します。

3。 F4キーを使用して、反復タスクを自動化します

F4キーは、繰り返し作業を行うときに時間を節約するために使用される最も一般的なキーボードショートカットです。同じ手順を何度も繰り返す場合は、F4キーを使用して繰り返し作業を自動化できます。 F4は、最後のアクションまたはコマンドを繰り返すだけです。さらに、F4キーを使用してブックとExcelウィンドウを閉じることができます。 Ctrl + F4を押してブックを閉じ、Alt+F4を使用してExcelを閉じます。

4。 Ctrlキーボードショートカットを使用する

反復的なタスクを完了するための最も効率的で高速な方法を提供する多くのキーボードショートカットがあります。

• Ctrl +Shift+下矢印 –セルの下の列のすべてのデータを選択します。
• Ctrl +Shift+上矢印 –セルの上の列のすべてのデータを選択します。
• Ctrl +Shift+右矢印 –行の右側にあるすべてのデータを選択します
• Ctrl +Shift+左矢印 –行の左側にあるすべてのデータを選択します
• Ctrl +Shift+終了 –ワークシート内のデータを含む右下のセルにカーソルを移動し、選択する最初のセルとデータを含む右下のセルの間にデータがあるセルを選択します。

CTRLキーボードショートカットの詳細については、office.comのリストを確認してください。

5。 N（）関数を使用して数式と関数を説明するメモを追加します

セルに説明文で注釈を付けることができます。これは、複雑な関数や数式を覚えて、他のスプレッドシートユーザーに説明するのに役立ちます。複雑な数式にコメントを含めるには、 + N（ "あなたのコメント"）を追加するだけです。 式の最後に。たとえば、数式が =Sum（B1：B2：B3）+ N（ "数式に関するメモ"）のセル そのセルをクリックすると、コメントと数式の両方が表示されます。

6。すばやく計算するには、貼り付けスペシャルを使用します

数式を使用する代わりに[形式を選択して貼り付け]を使用すると、スプレッドシートで加算、減算、乗算、除算などの簡単な計算を実行できます。この機能は使いやすく、小さな計算で作業をすばやく行うのに非常に役立ちます。たとえば、100で割る数値のリストを含む列がある場合。セルに100と入力して、コピーします。 100で除算する数値のリストを選択し、[形式を選択して貼り付け]をクリックします。このダイアログボックスで、[分割]オプションを選択します。この方法では、選択したすべての数値が即座に100で除算されます。

7。セル内の複数の行

Excelシートに入力するときに、1つのセルに多くの情報が必要になる場合があります。たとえば、セルにアドレスを書き込む場合は、セル内の複数の行に配置する必要があります。次に、「Enter」を押すと ボタンをクリックすると、コントロールは次のセルに移動しますが、それは私たちが望んでいることではありません。 Alt + Enterを押します 同じセルの次の行にカーソルを移動します。これは、1つのセルに複数の行を含めるための救世主になります。

8。セル値をすばやく追加する

値または複数のセル値の平均値を追加する場合は、数式を使用する必要はありません。これらの基本的なことを行うには、セルを選択し、「 Ctrl」を押します。 」キーを押して、必要なセルを選択します。 Excelシートの下部にあるステータスバーで、計算中の合計、平均、およびその他の値を確認できます。他の値を表示する場合は、ステータスバーを右クリックして、表示する値を選択します。

最小、最大、数値カウント（数値を含む選択されたセル）などの値を追加できます。

9。再利用するグラフテンプレートを作成する

同じ種類のチャートを何度も作成することは、繰り返しの作業です。たとえば、1か月全体の売上データのチャートを作成する場合は、チャートテンプレートを作成し、チャートを使用するたびに同じテンプレートを使用することをお勧めします。グラフテンプレートを作成して再利用するには、次の手順に従います。

• 必要なデータを選択し、通常の方法でグラフを挿入します。
• 必要に応じてフォーマットします。グリッド線、データラベル、傾向線、および必要なすべてのものを追加または削除します。
• グラフを必要に応じて書式設定した後、グラフを選択し、[デザイン]タブの[テンプレートとして保存]をクリックします。
• ここで、「。ctrx」拡張子を付けてグラフを保存します。グラフテンプレートを保存するデフォルトの場所は、 C：\ Users \ Username \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates \ Chartsです。 チャートテンプレートをこの場所自体に保存します。必要に応じて、目的地を選択することもできます。
• ここで、グラフテンプレートを再利用するには、最新のデータを選択して[挿入]に移動し、[グラフ]セクションで[その他のグラフ]に移動します。 および「すべてのグラフタイプ」。 テンプレートをクリックします 必要なテンプレートを選択します。これにより、最新の選択されたデータのグラフが作成されます。

グラフテンプレートを使用することで、時間を大幅に節約でき、最初から必要に応じてグラフを作成する必要がありません。

10。さまざまなセル値からグラフを作成する

隣接していないセル値からグラフを作成できます。すでに知っているように、 Ctrl を押し続けると、さまざまなセルに存在する値を選択できます。 キーを押してから、同じ方法で隣接するセルではない値を選択し、グラフを挿入します。たとえば、最初の列に見出しがあり、4番目の列に値がある場合は、Ctrlキーを押しながら、最初の列と4番目の列を選択してから、グラフを挿入します。

11。数式で名前を使用して簡単に理解する

名前を持つことは常に認識しやすいです。同様に、特定のセルまたはデータ範囲に名前を付けて数式で使用すると、数式をよく理解できます。たとえば、コミッション*B5はC2*B5よりも理解しやすいです。これを行うには、データのセルまたは範囲を選択し、[数式]タブで[名前の定義]をクリックします。 名前を入力して「OK」をクリックする前に、名前を入力して参照セルを確認するように求められます。

特定のセルを選択して「Commission」という名前を作成し、 Commission * B5を使用するとします。 、Commissionという名前のセル値を指します。

注： 名前は文字で始める必要があり、アンダースコアで始めることもできます。数字で始めたり、スペースを入れたりしないでください。

作成されたすべての名前は、名前ボックスから確認できます。名前ボックスのドロップダウン矢印をクリックすると、作成された名前のリストが表示されます。名前を選択すると、ワークシート内の特定の地域または領域に移動します。

これらは、時間を節約し、タスクを簡単かつ迅速に完了するのに役立つMicrosoftExcelのヒントの一部です。追加するものがあれば、コメントを通じて私たちと共有してください。

Excelでの作業中に時間を節約するために、最も頻繁に使用するトリックはどれですか。以下のコメントで共有してください。

今すぐ読む ：高度なMicrosoftExcelのヒントとコツ。