作業効率が劇的にアップ！Microsoft Excelで時短を実現する11の便利ワザ

Excel（エクセル）は、ビジネスプランの策定、財務レポートや予算レポートの作成など、多くの業界で活用されている表計算ソフトです。日々の業務を体系的に管理するために欠かせないツールと言えるでしょう。しかし、強力な機能を持つ一方で、Excelを使いこなすには時間がかかり、ある程度の慣れと忍耐が必要になることもあります。

Excelの時短テクニックで作業スピードをアップ

高度な数式を使ったデータ管理や計算には財務分析のスキルが求められますし、単調な繰り返し作業に追われて、無駄な時間を浪費してしまうことも少なくありません。

そんな面倒な作業も、Microsoft Excelなら簡単に処理できます。繰り返し作業の自動化からデータの整理まで、Excelはさまざまな場面で活躍します。実は、私たちが知らない便利な機能がまだたくさんあります。こうした隠れたTipsや機能を知っておくことで、作業を大幅にスピードアップし、時間を節約できます。今回は、WindowsパソコンでExcelを使う際に役立つ時短テクニックをご紹介します。

Microsoft Excelの時短ワザ

スプレッドシートを最大限に活用するには、Excelスキルを一段階引き上げることが重要です。Excelには作業を迅速化できる標準機能が多数搭載されており、よく使う操作のコツをマスターすれば、業務効率を高め、貴重な時間を節約できます。この記事では、日常のワークフローにすぐ取り入れられるテクニックを紹介し、反復作業からの解放と時間の節約をお手伝いします。

「1つのセル内で複数行を作りたい」「複数のワークシートを1枚の紙に印刷したい」といった小さな悩みを抱えたことはありませんか？非効率な方法で対応している方も多いはず。この記事では、そうした作業を簡単に行う方法を解説し、仕事の完了までの時間を短縮します。

1. オートフィル（AutoFill）を活用する

オートフィルは、前のセルのパターンをもとに、一連のセルを自動入力してくれる非常に便利な機能です。例えば、月名を入力した列を作りたい場合、「Jan」と入力してセルを選択し、下へドラッグするだけ。残りの月名が魔法のように自動入力されます。

2. フラッシュフィル（Flash Fill）を使いこなす

フラッシュフィルは、最初に入力したデータのパターンをもとに、データの結合や抽出を自動的に行う機能です。例えば、1列目に「abc/123/xyz」というデータがあり、2列目に「123」だけを抽出したいとしましょう。1つ目のセルに希望の値を入力すると、Excelがパターンを認識し、「データツール」グループの「フラッシュフィル」を使うだけで、望む形に整えてくれます。

同様に、データの結合にも使えます。例えば、1列目にメールアドレスがある場合、2列目に名前を入力すれば、正しい形式のメールアドレスを自動生成できます。要するに、データの抽出でも結合でも、表示したいパターンを入力して「データ」タブの「フラッシュフィル」をクリックするだけでOKです。

3. F4キーで繰り返し作業を自動化する

F4キーは、繰り返し作業の時間を節約できる最も人気のあるショートカットキーです。同じ操作を何度も繰り返している場合は、F4キーで直前の操作やコマンドを再実行できます。また、F4キーはブックやExcelウィンドウを閉じる際にも使えます。「Ctrl+F4」でブックを閉じ、「Alt+F4」でExcel自体を終了できます。

4. Ctrl系ショートカットキーを活用する

繰り返し作業を効率的かつ迅速に完了させるためのショートカットキーは多数あります。

• Ctrl+Shift+↓（下矢印）：そのセルから下方向の列データをすべて選択
• Ctrl+Shift+↑（上矢印）：そのセルから上方向の列データをすべて選択
• Ctrl+Shift+→（右矢印）：そのセルから右方向の行データをすべて選択
• Ctrl+Shift+←（左矢印）：そのセルから左方向の行データをすべて選択
• Ctrl+Shift+End：カーソルをワークシート内のデータが含まれる最も右下のセルへ移動し、選択開始セルからそのセルまでの全データを選択

Ctrlショートカットの詳細については、office.comの一覧をご確認ください。

5. N()関数で数式に注釈を追加する

セルに説明用のメモを付けておけば、複雑な関数や数式を記憶したり、他のユーザーに説明したりする際に役立ちます。複雑な数式にコメントを追加するには、数式の末尾に+N("コメント内容")を追加するだけです。例えば、=SUM(B1:B3)+N("この数式についてのメモ")という数式が入ったセルをクリックすると、コメントと数式の両方が表示されます。

6. 「形式を選択して貼り付け」でクイック計算する

数式を使わずに、「形式を選択して貼り付け」機能を使えば、足し算、引き算、掛け算、割り算などの簡単な計算をスプレッドシート上で直接実行できます。小さな計算に非常に便利で、作業を素早く進められます。例えば、数値のリストを100で割りたい場合、空きセルに「100」と入力してコピーします。次に、割りたい数値の範囲を選択し、「形式を選択して貼り付け」をクリックします。ダイアログボックスで「除算」を選択すれば、選択したすべての数値が瞬時に100で割られます。

7. セル内で改行する方法

Excelシートに入力する際、1つのセルに大量の情報を入れたいことがあります。例えば、住所を1つのセルに入力する場合、セル内で複数行に分けて表示したいものです。しかし「Enter」キーを押すと、カーソルが次のセルに移動してしまいます。そこで「Alt + Enter」を押せば、同じセル内の次の行にカーソルが移動します。セル内で複数行を扱いたいときに頼れる必殺テクニックです。

8. ステータスバーでセルの値を素早く集計する

複数のセルの合計や平均値を知りたいとき、わざわざ数式を使う必要はありません。集計したいセルを選択するだけで、Excelシート下部のステータスバーに合計、平均などの値が自動的に表示されます。他の値を見たい場合は、ステータスバーを右クリックして、表示したい項目を選択してください。

最小値、最大値、数値の個数（数値が含まれる選択セルの数）など、さまざまな値を表示することもできます。

9. グラフのテンプレートを作成して再利用する

同じ種類のグラフを何度も作成するのは反復作業です。例えば、月間売上データのグラフを作るなら、グラフテンプレートを作成しておき、必要なたびに同じテンプレートを使うのがおすすめです。作成と再利用の手順は以下の通りです。

• 必要なデータを選択し、通常の方法でグラフを挿入します。
• 好みに合わせて書式設定を行います。目盛線、データラベル、近似曲線などを追加・削除します。
• 書式設定が完了したら、グラフを選択し、「デザイン」タブの「テンプレートとして保存」をクリックします。
• 拡張子「.crtx」で保存します。既定の保存先は C:\Users\ユーザー名\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Charts です。この場所に保存するのがおすすめですが、必要に応じて別の場所を選択することも可能です。
• テンプレートを再利用するには、最新のデータを選択し、「挿入」タブの「グラフ」セクションから「その他のグラフ」「すべてのグラフの種類」を開きます。「テンプレート」をクリックして、使いたいテンプレートを選択すれば、選択した最新データでグラフが作成されます。

グラフテンプレートを活用すれば、大幅な時間節約になり、ゼロからグラフを作り直す手間がなくなります。

10. 離れたセルの値からグラフを作成する

隣接していないセルの値からもグラフを作成できます。Ctrlキーを押しながら離れた複数のセルを選択できるのはご存じの通り、同じ要領で隣接していないセルの値を選択してからグラフを挿入します。例えば、1列目に見出し、4列目に値がある場合、Ctrlキーを押しながら1列目と4列目を選択し、グラフを挿入します。

11. 数式に名前を使って理解しやすくする

名前があると認識しやすくなりますよね。それと同じで、特定のセルやデータ範囲に名前を付け、数式の中で使えば、数式が格段に理解しやすくなります。例えば、「Commission * B5」の方が「C2*B5」より直感的です。名前を定義するには、セルまたはデータ範囲を選択し、「数式」タブの「名前の定義」をクリックします。参照セルを確認して名前を入力し、「OK」をクリックします。

例えば、特定のセルを選択して「Commission」という名前を作成した場合、Commission*B5と入力すると、Commissionと名付けたセルの値が参照されます。

注意： 名前は文字またはアンダースコア（_）で始める必要があります。数字で始めてはいけず、スペースを含めることもできません。

作成した名前はすべて名前ボックスから確認できます。名前ボックスのドロップダウン矢印をクリックすると、作成済みの名前一覧が表示されます。名前を選択すると、ワークシート内の該当する領域へジャンプします。

以上が、時間を節約し、タスクを素早く簡単に完了するためのMicrosoft ExcelのTipsでした。他にもおすすめのテクニックがあれば、ぜひコメント欄でシェアしてください。

あなたがExcelでの作業中によく使う時短ワザはどれですか？ぜひ下のコメント欄でお聞かせください。

あわせて読みたい： Microsoft Excelの上級テクニックと裏ワザ集