Microsoft Teamsとは？主な機能と基本的な使い方をわかりやすく解説

Microsoft Teams（マイクロソフト チームズ）は、離れた場所にいるメンバー同士が円滑に協働できるよう設計されたグループコラボレーションソフトウェアです。チャット、ビデオ会議、ファイル共有など、ビジネスに必要なコミュニケーション機能がひとつのアプリにまとめられています。本記事では、Microsoft Teamsの主要機能を詳しく解説し、導入する価値があるかどうかを判断するための情報をお届けします。

Microsoft Teamsは無料で利用できます。また、より大規模なチームの場合は、Microsoft 365 Businessをユーザー単位で契約することで、Teamsに加えてWordやExcelなどすべてのOfficeアプリも使えるようになります。

Microsoft Teamsとは？どんな機能があるの？

Microsoft Teamsの中核となるのは、Microsoft Officeやその他の連携アプリと組み合わせながら、オンラインで効率的に協働作業を進められる点です。チームミーティングや個別通話など、さまざまな機能を活用でき、それぞれの詳細は以下で順番に解説していきます。

会議と通話

Microsoft Teamsの会議機能を使えば、オンライン会議の開催や参加が簡単に行えます。1対1のちょっとした打ち合わせから、最大10,000人が参加する大規模カンファレンスまで、すべてTeamsの会議機能だけで実現可能です。

まず会議を作成して日時を設定し、参加してほしいメンバーに事前に招待状を送ります。開催時刻になったらワンクリックですぐに会議を開始でき、招待を受け取った全員が参加できます。

さらに、自分のチームに所属していない相手にも会議への招待を送ることができます。会議中は音声・ビデオ・テキストでやり取りしたり、ファイルを送受信したりできるほか、画面共有機能も利用可能です。

会議終了後は、録画データや議事録をメンバー間で共有できます。会議チャットでフォローアップのやり取りを行えば、追加情報の確認もスムーズです。

チャット、共同作業、ファイル共有

会議は今後の計画を立てたり全員の認識を揃えたりする場として便利ですが、日々のコラボレーション業務の大部分はチームのチャットチャンネル内で行われます。チームのオーナーは目的別にチャンネルを自由に作成できるため、会話がトピックごとに整理され、必要な情報が見つけやすくなります。

各チャンネルでは、@mentionを使って特定のメンバーを呼び出したり、Microsoft Officeドキュメントへのリンクを共有してリアルタイムの共同編集を行ったり、画像・動画・添付ファイルなどのコンテンツを共有したりできます。すべてのチャット履歴はクラウド上に保存されるため、過去の会話をすばやく検索したり、重要なメッセージをブックマークしたりすることも可能です。

さらに、各メンバーは他のメンバーと個別のプライベートチャットや通話を行うこともできます。チーム全体のタスクはメインのチャンネルで進めつつ、より具体的な相談は個別に対応するといった使い分けができるのです。

アプリ連携とサードパーティ機能

Microsoft Teamsでは、ボットや外部アプリの統合をチームに追加することもできます。たとえばTrelloアプリを追加すると、チーム内に新しいタブが作成され、Trello上の進捗状況をTeamsから直接把握できるようになります。

ビデオ通話はTeams単体でも問題なく行えますが、Zoom経由で連絡したい相手がいる場合でも安心してください。Zoomとの統合により、Teamsから一切離れることなくZoom通話を簡単に利用できます。

Freehandのような仮想ホワイトボード系アプリを追加すれば、チャットや会議中にみんなで書き込めるホワイトボードを利用できます。画像への注釈付けや、大規模な会議での視覚的な説明に最適です。

Microsoft Teamsには数え切れないほどの連携アプリがあり、日々の共同作業を大きく効率化してくれます。独自のカスタムアプリを開発してTeams専用に組み込むことも可能なので、大規模チームで特定の機能が必要な場合は、開発者に依頼して専用機能を作ってもらうこともできます。

Microsoft Teamsの始め方

Microsoft Teamsの導入はとても簡単です。ここでは、自分のチームを作る方法と、既存のチームに参加する方法を順番に見ていきましょう。

1. まず、Microsoft Teamsのサインアップページにアクセスして無料登録します。すでにMicrosoftアカウントを持っている場合は、そのままログインできます。
2. 画面の指示に従ってチームの初期設定を進めます。
3. 次に、案内が表示されたらWindowsアプリをダウンロードボタンをクリックします。ダウンロードページから入手することも可能です。
4. インストーラーを実行してMicrosoft Teamsをインストールし、起動したら先ほど作成したMicrosoftアカウントでサインインします。「Teamsへようこそ」のメッセージが表示されたら続行をクリックしましょう。

5. チームへの招待用リンクが発行されます。このリンクを他の人に共有すればメンバーを招待でき、リンクはメールでも届くので、後からいつでも再利用できます。

6. Got It（了解）をクリックしたら、オンボーディングを進めましょう。チャンネル、チャット、会議の使い方を説明するツールチップがいくつか表示されます。左側のタブでは、チーム、通知、ファイル、個別の会話を素早く切り替えられるので覚えておきましょう。

7. 既存のチームに参加したい場合は、チームメンバーに招待を依頼し、受け取ったリンクをブラウザで開きます。必要に応じて情報を入力し、Send request（リクエストを送信）をクリックしてください。承認されれば、Microsoft Teamsにログインしてドロップダウンから招待されたチームを選択できるようになります。

Microsoft Teams以外におすすめのチームコラボレーションツールはある？

チームコラボレーションアプリは世の中に無数に存在しますが、Microsoft Teamsの競合としてよく名前が挙がるのはごく一部です。

多くのユーザーにとって、Microsoft Teamsは十分に効果的なコラボレーションを実現できるツールでしょう。ただし、他の選択肢も知りたいという方は、Microsoft Teams最大のライバルであるSlackをチェックしてみてください。どちらもしっくりこない場合に備えて、優れたチームコラボレーションアプリは他にも多数存在します。