Microsoft Teamsで予定ミーティング・インスタントミーティングを作成する方法を徹底解説

Microsoft Teamsでミーティングを作成することは、在宅勤務中やリモートワークの際に、同僚とプロジェクトについて連絡を取り合うための優れた方法です。あなた自身または所属組織がMicrosoft 365の契約者であれば、Microsoftが提供するアプリ統合機能をすでに活用できているはずです。ここでは、Microsoft Teamsでミーティングを作成する手順を詳しく解説します。

ミーティングを作成する

Microsoft Teamsでミーティングを作成する方法は、主に以下の3つがあります。

1. Teamsチャットボックスの下にある「カレンダー」アイコンを選択して、Teams内で同僚とのミーティングを作成します。カレンダーアイコンが表示されない場合は、組織のIT管理者に確認してください。
2. Microsoft Teamsデスクトップアプリの左側にある「カレンダー」を選択し、右上の「新しい会議」をクリックします。
3. カレンダー上で時間範囲をドラッグして選択します。

上記のいずれかの操作を行うと、ミーティング情報を編集するためのカレンダーフォームがポップアップ表示されます。スケジュール アシスタントを活用すれば、全員が参加可能な時間帯を見つけるのに役立ちます。ただし、各メンバーの勤務スケジュールや既存の予定が、あらかじめTeamsのカレンダーに登録されている必要があります。日時、任意の出席者、場所（Teamsに登録済みの物理的な会議室または仮想会議室）、ミーティングの詳細情報を入力し終えたら、「保存」をクリックします。すると、Teamsがすべての出席者に対して、Teams通知またはメールでリンクを送信します。

なお、ミーティングにTeamsチャネルを追加した場合、組織外から招待した参加者がいるときは、別途ミーティングへのリンクを送信する必要があります。入力が完了したら「送信」を選択しましょう。Teamsは自動的に、組織内の招待者にはTeams通知で、組織外の招待者にはメールで招待状を送ります。

組織外の人を招待する

Microsoft Teamsでは、自組織以外の人をTeamsミーティングに招待することも可能です。組織外の相手を招待するには、その人の完全なメールアドレスを把握しておく必要があります。

まず「必須出席者の追加」を選択します。任意参加として招待したい場合は、代わりに「任意出席者の追加」を選択してください。

次に、相手の完全なメールアドレス（例：admin@example.com）を入力し、「招待（メールアドレス）」を選択します。入力したメールアドレス宛てに、Teamsミーティングへの招待リンクが記載されたメールが届きます。

Outlookからミーティングを予約する

Microsoft Teamsは、ユーザーの許可を得たうえでOutlookアドインをインストールできます。このOutlookアドインを使えば、Outlookから直接新しいTeamsミーティングを作成できます。OutlookとTeamsを行き来する必要がなくなり、どちらのアプリからでもミーティングの表示、承諾、辞退、参加が可能になります。

インスタントミーティング（即時会議）を作成する

急ぎで短時間のミーティングを開きたい場合には、Teamsでクイックミーティングを作成できます。これは、カレンダーやTeamsチャネルを操作している最中に、同僚と10分ほどの短いミーティングを行って意見交換したり、プロジェクトの進捗を簡単に報告したりしたい場合などに便利です。

カレンダーから開始する場合

Teamsのカレンダー画面で「新しい会議」ではなく「今すぐ会議」を選択します。

そこから、ミーティングのタイトルを追加し、ビデオを使用するかどうかを選択し、希望する音声ソースを指定できます。ミーティングを開始する準備ができたら、「今すぐ参加」を選択します。

画面右上に「ユーザー」というボックスが開き、インスタントミーティングに人を招待できるようになります。招待したい相手の名前を入力し始めるだけで、その相手はTeamsで着信を受け取り、ミーティングに参加できます。

また、必要に応じて「参加情報リンクをコピー」してクリップボードに保存し、組織外の相手にはメールで招待リンクを送ることもできます。メール受信者がMicrosoft Teamsを持っていない場合でも、インターネットブラウザだけでインスタントミーティングに参加できます。

これは、OutlookやTeamsでミーティングのスケジュール設定機能が使えない場合にも役立つ選択肢です。「今すぐ会議」は、Teamsカレンダーの予定ミーティングと同じように機能します。「今すぐ会議」に参加した全員は、ミーティングチャット、録画、ミーティング内で共有されたファイルやドキュメントなど、共有されたすべてのコンテンツにアクセスできます。

Teamsチャネルから開始する場合

Teamsチャネル内でインスタントミーティングを開始したい場合は、「投稿」タブに移動し、チャネルに新規メッセージを入力する欄にある「今すぐ会議」アイコンを選択します。

「今すぐ会議」アイコンを選択すると、コメントスレッド内で直接インスタントミーティングが開始されます。

この「今すぐ会議」ボタンは、メッセージだけでは解決できない問題について確認を取るために、その場でミーティングを始めたいときに便利です。Teamsチャネルの任意のコメントスレッドに返信し、「今すぐ会議」を選択すれば会話を続けられます。「今すぐ会議」を選択すると、そのコメントスレッドに参加している全員がインスタントミーティングに招待されます。

Microsoft Teamsでのミーティング作成に関して何かお困りの点がありましたら、ぜひコメントでお知らせください。