GoogleスプレッドシートをMicrosoft Excelに接続して自動同期する方法

GoogleスプレッドシートとMicrosoft Excelは、どちらも強力な表計算ソフトです。Excelはオフラインで作業できるのが大きな特徴で、Googleスプレッドシートはオンライン上でスプレッドシートの作成・管理ができます。さらに、Googleスプレッドシートはすべての編集内容を自動保存してくれるため、データ消失の心配もありません。Googleアカウントにサインインするだけで、どのデバイスからでもどこからでもスプレッドシートを管理できる点が最大のメリットといえます。

Googleスプレッドシートはxlsx形式などでダウンロードし、PCにバックアップを作成することも可能です。しかし、スプレッドシートを編集するたびに、再度ダウンロードして以前のバックアップファイルを置き換える必要があります。例えば、組織で管理職に就いていて大量のデータを扱う場合、手作業ですべてのバックアップファイルをGoogleスプレッドシートと同期させ続けるのは非常に負担になります。そこで気になるのが、ダウンロードしたファイルを自動的に更新する方法はないのかという点です。実は、その方法があります。この記事では、GoogleスプレッドシートとMS Excelを接続(同期)する手順を詳しく解説します。この設定を行えば、Googleスプレッドシートでの変更が自動的に対応するMS Excelファイルへ反映されるようになります。

GoogleスプレッドシートをExcelと接続する手順

1. 同期したいファイルをGoogleスプレッドシートで開く

まず、MS Excelと同期したいファイルをGoogleスプレッドシートで開きます。ここでは、インドの各州の気温に関するサンプルデータを使用します。

2. 「ウェブに公開」を選択する

Googleスプレッドシートのメニューから「ファイル > ウェブに公開」を選択します。

3. 公開範囲と自動再公開を設定する

「ドキュメント全体」のプルダウンメニューでは、ドキュメント全体を公開するか、特定のシートだけを公開するかを選択できます。

次に「公開コンテンツと設定」をクリックして展開し、「変更時に自動的に再公開する」が有効になっているかを確認してください。無効になっている場合は必ず有効にします。これは後述の自動同期に不可欠な設定です。準備ができたら「公開」ボタンをクリックし、ポップアップで「OK」を選択します。

4. 発行されたリンクをExcelで読み込む

ドキュメントを公開すると、専用のリンクが発行されます。このリンクを、Googleスプレッドシートと接続したいMS Excel側で使用します。なお、リンクをWebブラウザに貼り付けると、Webページとしてデータが表示されることを確認できます。

続いて、MS Excelを起動して新しい空白のブックを作成し、メニューから「データ > 新しいクエリ > その他のデータソースから > Webから」を選択します。

5. コピーしたリンクを貼り付ける

ポップアップウィンドウが表示されたら、コピーしたリンクを貼り付けて「OK」をクリックします。「基本」と「詳細」の2つのオプションが表示された場合は、「基本」を選択してください。

6. ナビゲーターでテーブルを選択・編集する

Googleスプレッドシートの全データが、Excel上でテーブル形式で取り込まれます。「ナビゲーター」ウィンドウで、まず「複数のアイテムの選択」チェックボックスにチェックを入れ、「Table 0」を選択しましょう。選択したアイテムのプレビューが右側のパネルに表示されます。

スクリーンショットの例では、列1が空欄で、列2には連番が入っており、実際のデータは列3と列4に表示されています。列1と列2は不要なので削除します。ナビゲーターウィンドウ下部の「編集」ボタンをクリックしてください。MS Excelのバージョンによっては、「編集」の代わりに「データの変換」と表示される場合があります。どちらかをクリックすると「クエリエディター」が開きます。

7. 先頭行を見出し行に設定する

最初の行を見出し(ヘッダー)として使いたい場合は、左上隅をクリックして「先頭の行を見出しとして使用」を選択します。

8. 不要な列を削除する

不要な列を削除するには、左上隅をクリックして「列の選択」を選択します。その後、不要な列のチェックボックスをオフにして「OK」をクリックしてください。

9. 「閉じて読み込む」でデータを確定する

最後に「閉じて読み込む」をクリックすると、GoogleスプレッドシートのデータがExcelに読み込まれます。

これで、GoogleスプレッドシートとExcelの接続は完了です。Googleスプレッドシートに変更を加えると、その内容がWebに公開されるまで約5分ほどかかります。その後、Excel側で「データ > すべて更新」を実行すると、最新の変更がExcelファイルに反映されます。

Excelを自動更新させる追加設定

毎回手動で更新するのが面倒な場合は、Excel側で自動更新を設定しておきましょう。以下の手順で、Googleスプレッドシートの変更を一定間隔で自動的に取り込めます。

1. 接続のプロパティを開く

テーブルを選択した状態で「データ > 接続」に移動します。表示されたウィンドウで「プロパティ」をクリックします。

2. 更新間隔を指定する

「更新間隔」チェックボックスにチェックを入れ、Excelを自動更新する間隔を分単位で入力します。ここでは5分に設定しました。また、「ファイルを開くときにデータを更新」オプションを有効にすると、Excelを開くたびに自動的に最新データが取得されます。設定が完了したら「OK」をクリックし、前のウィンドウを閉じて終了です。

以上で設定完了です。これで、Googleスプレッドシートの変更が自動的にMS Excelへ反映される環境が整いました。手作業でのダウンロードやバックアップの置き換えから解放され、データ管理の効率が大きく向上します。