GoogleスプレッドシートをMicrosoft Excelに接続して自動同期する方法

GoogleスプレッドシートとMicrosoft Excelは、どちらも高機能な表計算ソフトです。Excelはオフラインで作業できるのが強みで、Googleスプレッドシートはオンライン上でスプレッドシートを作成・管理できる点が魅力です。さらにGoogleスプレッドシートは、すべての編集内容が自動的に保存されるため、データ消失の心配もほとんどありません。Googleアカウントにサインインするだけで、どのデバイスからでもどこでもスプレッドシートを管理できるのも大きなメリットです。

Googleスプレッドシートはxlsx形式などでダウンロードし、PCにバックアップとして保存することも可能です。しかし、スプレッドシートを編集するたびに、その都度ダウンロードして以前のバックアップファイルを差し替える必要があります。例えば、組織で上位の役職に就いていて大量のデータを管理している場合、すべてのバックアップファイルを手動でGoogleスプレッドシートと同期させ続けるのは非常に手間がかかります。

「ダウンロードしたファイルを自動的に更新する方法はないのか?」——実は、その方法があります。この記事では、GoogleスプレッドシートとMS Excelを接続(同期)させることで、スプレッドシート側の変更が自動的に対応するExcelファイルへ反映されるようにする手順を解説します。

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GoogleスプレッドシートとExcelを接続する手順

1. スプレッドシートをWebに公開する

まず、MS Excelと同期したいファイルをGoogleスプレッドシートで開きます。ここでは、インド各州の気温に関するサンプルデータを用意しました。

次に、Googleスプレッドシートのメニューから「ファイル > ウェブに公開」を選択します。

「ドキュメント全体」のプルダウンメニューでは、ドキュメント全体を公開するか、特定のシートだけを公開するかを選択できます。

「公開されるコンテンツと設定」をクリックして展開し、「変更が加えられたら自動的に再公開する」が有効になっているか確認しましょう。無効になっている場合はオンにします。その後「公開」ボタンをクリックし、ポップアップで「OK」を選択してください。

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2. 公開リンクを取得してExcelで読み込む

ドキュメントを公開すると、リンクが発行されます。このリンクを、Googleスプレッドシートと接続したいMS Excelファイルに貼り付けることになります。なお、このリンクをWebブラウザに貼り付けると、Webページとして表示されていることを確認できます。

次に、MS Excelを起動して新しい空白ブックを作成します。メニューから「データ > 新しいクエリ > その他のデータソースから > Webから」を選択してください。

ポップアップウィンドウが表示されたら、コピーしたリンクを貼り付けて「OK」をクリックします。「基本」と「詳細」の2つのオプションが表示された場合は、「基本」を選びましょう。

3. データを整形して読み込む

Googleスプレッドシートの全データがテーブル形式でExcelに表示されます。「ナビゲーター」ウィンドウで、まず「複数のアイテムを選択する」チェックボックスにチェックを入れ、「Table 0」を選択します。選択した項目のプレビューが右側のパネルに表示されます。

下のスクリーンショットのように、列1が空欄で、列2には連番が並び、実際のデータは列3と列4に入っていることがあります。不要な列1と列2は削除する必要があります。そのためには、ナビゲーターウィンドウ下部の「編集」ボタンをクリックします。MS Excelのバージョンによっては、「編集」の代わりに「データの変換」というボタンが表示される場合があります。いずれかをクリックすると「クエリエディター」が開きます。

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先頭行を見出し行として使いたい場合は、左上隅をクリックして「先頭の行を見出しとして使用する」を選択します。

不要な列を削除するには、左上隅をクリックして「列の選択」を選択します。その後、不要な列のチェックボックスを外して「OK」をクリックしてください。

最後に「閉じて読み込む」をクリックすると、GoogleスプレッドシートのデータがExcelに読み込まれます。

これで、GoogleスプレッドシートとExcelの接続は完了です。スプレッドシートに変更を加えた場合、その内容がWebに公開されるまで約5分ほど待つ必要があります。その後、Excelファイルを更新すれば、変更内容がExcel側にも反映されます。更新するには「データ > すべて更新」を選択してください。

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Excelを自動的に更新する設定

スプレッドシートを変更するたびに手動でExcelを更新するのが面倒な場合は、以下の追加設定を行うことで自動更新が可能になります。

1] テーブルを選択した状態で「データ > 接続」をクリックします。開いたウィンドウで「プロパティ」を選択してください。

2] 「更新間隔」(Refresh every)のチェックボックスにチェックを入れ、Excelを自動更新する間隔を入力します。ここでは5分に設定しました。また、「ファイルを開くときにデータを更新」オプションを有効にすると、ファイルを開くたびにExcelが更新を確認するようになります。設定が完了したら「OK」をクリックし、前のウィンドウを閉じましょう。

以上で設定完了です。これで、Googleスプレッドシートの変更が指定した間隔で自動的にExcelへ反映されるようになります。GoogleスプレッドシートとMS Excelの連携は、バックアップの手間を省き、常に最新データで作業できる便利な機能なので、ぜひ活用してみてください。

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