【Outlook】検索フォルダーの作成方法を初心者向けにわかりやすく解説

検索フォルダーとは

検索フォルダーとは、Microsoft Outlookアプリに用意されている仮想フォルダーのことです。メールがどのフォルダーに保存されていても、あらかじめ設定した条件に一致するすべてのメールが自動的に表示されるため、必要なメッセージへ瞬時にアクセスできます。

作成した検索フォルダーは、画面左側のナビゲーションウィンドウに表示されます。未読のアイテムを含むフォルダーは太字で、内容が最新の状態になっていないフォルダーは斜体で表示されるのが特徴です。

なお、1通のメールは必ず1つのフォルダーにのみ保存されていますが、複数の検索フォルダーに同時に表示されることがあります。そのため、検索フォルダー上でメールを変更または削除すると、元のフォルダー内のメールも同じように変更・削除される点には注意が必要です。検索フォルダーの内容は常に自動的に更新されるため、大量のメールから目的のメッセージを素早く見つけられる、便利な時短機能といえます。

Outlookで検索フォルダーを作成する手順

以下の手順に従って、Outlookに検索フォルダーを作成しましょう。

1. Outlookを起動する
2. 「フォルダー」タブを選択する
3. 「新しい検索フォルダー」を選択する
4. 作成したい検索フォルダーの種類を選ぶ
5. 「OK」をクリックする
6. Outlookを再起動する

手順の詳細

まず、Outlookを起動します。

メニューバーの「フォルダー」タブをクリックします。

「新規作成」グループにある「新しい検索フォルダー」ボタンを選択します。キーボードの Ctrl + Shift + P キーを押すことでも、同じ操作が可能です。

「新しい検索フォルダー」ダイアログボックスが表示されます。

ダイアログボックス内の一覧から、作成したい検索フォルダーの種類をクリックして選択します。この記事では例として「未読メール」を選択しています。

最後に「OK」をクリックします。

左側のナビゲーションウィンドウに「未読メール」の検索フォルダーが表示されれば完成です。

検索フォルダーを削除する方法

不要になった検索フォルダーを削除したい場合は、該当するフォルダーを右クリックし、コンテキストメニューから「フォルダーの削除」を選択します。これでフォルダーが削除されます。

まとめ

この記事では、Outlookで検索フォルダーを作成する方法をご紹介しました。よく使う検索条件を登録しておけば、大量のメールの中から必要なメッセージを即座に取り出せるようになり、日々のメール管理が格段に効率化します。

このチュートリアルについて質問がある場合は、ぜひコメント欄でお知らせください。

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