Microsoft OfficeでPDFドキュメントを作成する方法【バージョン別完全ガイド】

Microsoft OfficeのファイルをPDFドキュメントとして配布する機会は多いのではないでしょうか。お使いのOfficeのバージョンによって、ドキュメントをPDFとして保存する方法が異なります。たとえばOffice 2007の場合、Microsoftが提供するSave As PDF or XPSというアドインを使用してファイルをPDF形式で保存できます。

このアドインは、Access、Excel、InfoPath、OneNote、PowerPoint、Publisher、Visio、WordのファイルからPDFファイルを作成できます。この機能はOffice 2010では標準機能として組み込まれました。Office 2013および2016でも標準搭載されていますが、エクスポートオプションからアクセスする仕様になっています。

この記事では、Save As PDF or XPSアドインのインストール方法と、Word 2007でPDFファイルを作成する手順をご紹介します。さらに、Word 2010に標準搭載されている「PDFとして保存」機能の使い方もあわせて解説します。

Word 2013/2016でPDFを作成する方法

Word 2013/2016でドキュメントをPDF形式で保存するのはとても簡単です。「ファイル」をクリックし、「エクスポート」を選択するだけです。

画面の右側にPDF/XPSの作成ボタンが表示されます。

「名前を付けて保存」ダイアログが表示され、ダイアログの下部にPDF保存に関するオプションが並んでいます。オプションボタンをクリックすれば、PDFファイルをさらに細かくカスタマイズすることも可能です。

PDFファイルは「標準(電子出版および印刷用)」と「最小サイズ(オンライン公開用)」のどちらかに最適化できます。オンライン公開用を選択すると、ファイルサイズをさらに小さく抑えられます。

Word 2010でPDFを作成する方法

Word 2010では、ドキュメントをPDFファイルとして保存する機能がすでに標準搭載されているため、アドインをインストールする必要はありません。ドキュメントをPDFとして保存するには、まず「ファイル」タブをクリックします。

「ファイル」タブの左側にあるリストから、名前を付けて保存を選択します。

名前を付けて保存ダイアログボックスが表示されます。PDFファイルを保存したいフォルダーへ移動し、「ファイル名」ボックスに任意のファイル名を入力します。次に「ファイルの種類」ドロップダウンリストからPDF (*.pdf)を選択しましょう。

Office 2013や2016と同様に、Office 2010でも同じ最適化の選択肢やオプションが利用できます。

Word 2007でPDFを作成する方法

Word 2007でファイルをPDFとして保存できるようにするには、まず以下のページからSave As PDF or XPSアドインをダウンロードします。

https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=7

アドインをインストールするには、ダウンロードした.exeファイルをダブルクリックします。

Microsoft ソフトウェア ライセンス条項を確認し、「Microsoft ソフトウェア ライセンス条項に同意するには、ここをクリックしてください」のチェックボックスにチェックを入れて、「続行」をクリックします。

インストールが完了すると、次のダイアログボックスが表示されるので「OK」をクリックします。

Word 2007でPDFに変換したいファイルを開き、「Office」ボタンをクリックします。

「Office」メニューの名前を付けて保存にマウスを移動し、右矢印にカーソルを合わせると、「ドキュメントのコピーの保存」サブメニューが表示されます。ここからPDF または XPSを選択します。

PDF または XPS として発行ダイアログボックスが表示されます。PDFファイルを保存するフォルダーへ移動し、「ファイル名」ボックスにファイル名を入力してください。

保存後にファイルを既定のPDFリーダーで自動的に開きたい場合は、「発行後にファイルを開く」チェックボックスにチェックを入れておきましょう。

また、ドキュメントをオンラインと印刷の両方で閲覧する予定がある場合は「標準」を、主にオンラインで閲覧する場合は「最小サイズ」を、「発行用の最適化」のラジオボタンから選択します。

PDFファイルには追加のオプションも設定できます。これらのオプションにアクセスするには、「オプション」ボタンをクリックしてください。

設定が完了するとPDF または XPS として発行ダイアログボックスに戻ります。選択したオプションでファイルをPDFとして保存するには、「発行」ボタンをクリックします。

「発行後にファイルを開く」チェックボックスにチェックを入れていた場合は、ファイルの保存後、PDFファイルが既定のPDFリーダーで自動的に開きます。

注意: Office 2007のSave As PDF or XPSアドインは、ファイルをPDF形式に変換する機能のみを提供しています。PDFドキュメントにセキュリティ設定(パスワード保護など)を適用することはできない点にご注意ください。