Gmail・Outlook・Apple MailでメールをPDFとして保存する方法【デバイス別ステップバイステップガイド】

メールは現代のビジネスコミュニケーションの主流となっています。採用オファーから各種通知まで、受信箱には重要な情報が数多く届き、中には一定期間後に自動削除されるものもあります。

大切なメールを誤って削除してしまうリスクを避けるためには、PDFへ変換してデバイス上に保管しておくのがおすすめです。そうすれば、オフラインでもオンラインでもいつでも内容を確認でき、情報を安全に残せます。本ガイドでは、主要なメールサービス別に、メールをPDFとして保存する具体的な手順を詳しく解説します。

最もシンプルで万能なのは、ほぼすべてのプラットフォームで利用できるOutlookの方法です。Outlookユーザーなら、どのデバイスでも手順はほぼ共通しており、とても分かりやすくなっています。

1. OutlookでメールをPDF保存する方法

Outlook.com(Web版)

OutlookのWebクライアントを利用している方は、以下の手順に従ってください。

1. WebブラウザーでOutlook.comにアクセスします。
2. 保存したいメールを選択し、上部ツールバーの「印刷」ボタンをクリックします。
3. 印刷画面が開いたら、再度「印刷」をクリックします。
4. プリンターメニューで、最後にもう一度「印刷」をクリックします。ブラウザーによってメニューの見た目は多少異なります。
5. PDFファイルの名前と保存場所を指定し、「保存」をクリックするか、キーボードのEnterキーを押します。

MacのSafariでOutlook.comを利用している場合は、通常のブラウザーの印刷メニューではなく、Apple純正の印刷ダイアログが表示されます。その際は他の設定は無視して、左下にある「PDF」ボタンをクリックしてください。その後、PDFに名前を付けて保存場所を選択し、「保存」をクリックすれば完了です。

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Outlookアプリ(Windows・macOS)

デスクトップ向けのOutlookには、実は2つのバージョンが存在します。Windows向けの標準版Outlookアプリと、Macでは標準となっている新バージョン(プレビュー版)です。新しいアプリをお使いの場合は、外観も機能もWeb版とほぼ同じため、上記のOutlook.comの手順をそのまま参考にしてください。

一方、Windowsの標準版アプリを使用している場合は、次の手順で行います。

1. Microsoft Outlookを起動します。
2. 目的のメールを右クリックし、メニューから「クイック印刷」(上から2番目の項目)を選択します。
3. 保存場所とファイル名を指定してEnterキーを押します。メールが自動的にPDFとして保存されます。

Outlookアプリ(Android・iPhone)

モバイル端末の場合、OutlookアプリでメールをPDFとして保存する手順は、AndroidとiPhoneで共通です。

1. スマートフォンでOutlookを起動し、保存したいメールを開きます。
2. 画面隅の3点アイコン(⋮)をタップし、「印刷」を選択します。
3. 左上のプリンター名をタップして「PDFとして保存」を選び、右側のPDFアイコンをタップします。
4. PDFの名前と保存場所を求められるので、指定して「保存」をタップします。

iPhoneの場合は、この印刷メニューの代わりにiOS内蔵の印刷画面が表示されます。その画面で右上の共有アイコンをタップし、「“ファイル”に保存」を選択してください。あとはPDFの名前を入力して保存場所を選び、「保存」をタップするだけです。

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2. GmailでメールをPDF保存する方法

Androidユーザーの多くはGmailアカウントを持っているはずです。以下の手順に従えば、あらゆるデバイスでGmailのメールを簡単にPDF化できます。

Gmail.com(Web版)

この方法はブラウザーが動作する環境なら基本的に利用できますが、実際にはWindowsやmacOSのパソコンで使う場面が多いでしょう。

1. お好みのブラウザーでGmailにアクセスし、PDFとして保存したいメールを開きます。
2. メールスレッド全体を保存したい場合は「すべて印刷」ボタンを押します。特定のメールだけを保存したい場合は、そのメール右上の3点アイコンをクリックします。
3. 新しいタブで印刷プレビューが開くので、「印刷」をクリックし、PDFの保存場所と名前を指定してEnterキーを押します。

これで完了です。メールがPDFとしてパソコンに保存されました。

Gmailアプリ(Android・iPhone)

1. スマートフォンにGmailアプリをインストールして開きます。
2. PDFとして保存したいメールを開きます。
3. 右上の3点アイコン(⋮)をタップします。
4. 左上のプリンター名をタップし、「PDFとして保存」が選択されていることを確認して、右側のPDFアイコンをタップします。
5. PDFの名前と保存場所を指定し、「保存」をタップします。

iPhoneの場合は、iOS内蔵の印刷画面が表示されます。右上の共有アイコンをタップし、「“ファイル”に保存」を選択。あとはPDFの名前を入力して保存場所を選び、「保存」をタップすれば完了です。

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3. Apple MailでメールをPDF保存する方法

iPhone・iPad・macOSに標準搭載されているAppleの「メール」アプリでも、メールを簡単にPDFとして保存できます。OutlookとGmailのセクションでiPhoneの「印刷」機能については触れましたが、ここではApple Mailに絞って具体的に解説します。

iPhone

1. デバイスで「メール」アプリを起動し、PDFとして保存したいメールを開きます。
2. 画面下部の返信アイコン(↩︎)をタップします。
3. メニューをスクロールして「印刷」をタップします。
4. メールのサムネイルプレビューが表示されたら、先ほどのGmail・Outlookと同じ手順を実行します。右上の共有アイコンをタップ→「“ファイル”に保存」をタップ→PDFに名前を付けて「保存」をタップします。

macOS・iPad

1. Macで「メール」アプリを開き、PDFとして保存したいメールを選択します。
2. メニューバーの「ファイル」をクリックし、「PDFとして書き出す」を選択します。
3. PDFの名前を入力して保存場所を指定し、「保存」をクリックします。

まとめ

使用しているメールクライアントやデバイスを問わず、どのメールでも簡単にPDFとして保存できます。状況によって手順の手間には差がありますが、最終的に得られるのは同じ高品質なPDFデータです。考えてみれば、Google・Apple・MicrosoftがOSやWebサービスにネイティブの「PDF保存」ボタンを実装すれば、さらに操作は簡素化されるはずです。それまでの間は、本ガイドの手順を活用してメールをPDFに変換しましょう。

よくある質問(FAQ)

Q. メールをPDFとして保存した後、内容を編集できますか?
A. PDFは基本的に編集を前提とした形式ではありません。ただし、PDFエディターを使えば、軽微な修正や注釈の追加は可能です。

Q. すべてのメールサービスでメールをPDF保存できますか?
A. ほとんどの最新のメールサービスやアプリには、メールをPDFとして保存・印刷する機能が備わっています。ただし、具体的な操作方法はプラットフォームやデバイスによって異なります。

Q. メールの一部のページだけをPDFとして保存できますか?
A. はい。サービスやデバイスにもよりますが、特に印刷機能を使う場合は、保存するページや範囲を指定できることが多いです。

Q. メール内のリンクはPDFでもクリックできますか?
A. 多くの場合、メールをPDFとして保存しても、本文中のハイパーリンクは有効なままクリックできます。

著者について

Kamil Anwar(カミル・アンワール)
MCITP、CCNA(W)、CCNA(S)の認定資格を持つ元英国コンピュータ協会(British Computer Society)会員。スイッチ、ファイアウォール、ドメインコントローラーの構築・導入・管理において9年以上の経験を持つベテランエンジニアで、現在もIRC(FreeNode)で活動を続けています。