勤務時間を取り戻す:生産性を高める 5 つの Gmail 設定

2026 年 2 月 26 日午前 10 時 31 分東部標準時公開

MBA と 10 年にわたるマーケティングのキャリアという汚れを取り除いた後、Saikat は Web 開発、ネットワーキング、SAP に手を出しました。彼は 2008 年から 2024 年まで、いくつかの MakeUseOf セクションの編集者を務め、AI、生産性向上手法、iOS に特別な関心を持っていました。彼はこれまで、Lifehacker、OnlineTechTips、GuidingTech、GoSkills などのトップ ウェブ出版物に寄稿してきました。

彼の完全なポートフォリオは Authory でご覧いただけます。

私は、Gmail の受信トレイ (またはあらゆる種類の電子メール) と健全な関係があるかどうかをよく自問します。 DM や WhatsApp メッセージが瞬時に届く時代でも、新しいメールが受信箱に届いたときに私たちが感じる緊急性は薄れていません。すべての ping によって、私たちはその日のトレッドミルを走り続けることができます。あるいは、受信トレイをゼロにして乱雑な状態から解放されることを目指して競争することもできます。

最近、Gmail タブをインスタント チャット ウィンドウのように扱うのをやめることにしました。この変化は規律だけから生まれるものではありません。これは、Gmail のいくつかのスマート設定を変更したことによるものです。これらの Gmail ワークフローの調整により、返信を遅くし、誤った緊急性を下げ、継続的に返信する代わりに綿密な作業のためのスペースを確保することができました。

Vacation Responder は休暇専用ではありません

自動返信を使用して期待を設定し、応答のプレッシャーを軽減します

なぜ休暇応答者は旅行中にのみ出てくる必要があるのでしょうか?これを再利用して、メールを送信してきた人に自動返信を送信することができます。 Gmail で、[設定] -> [すべての設定を表示] -> [一般] -> [不在通知] に移動します。 、オンにして開始日を設定し、応答が遅いことについて冷静にメモを書きます。私は仕事が多い週にはこれを使って、メールを 1 日に 2 回チェックします。

普通の平日に起動するのは変な気がしました。どうやら私が不在のふりをしているようでした。簡単な質問にすぐに答えたいときに、ロボットのメッセージにイライラする人々を想像しました。

しかし、私はすぐに、明確なコミュニケーションが誤った期待よりも優れていることに気づきました。人々は私がメッセージをいつ確認するかを正確に知っていることに感謝しており、自動返信によりフォローアップ メールが大幅に減ります。もちろん、自動応答メッセージはプロフェッショナルなものにして、必要のないときは忘れずにオフにしてください。

カスタム チャット ステータスを設定して、空き状況を知らせます

すぐに返信が来ることを期待しないように同僚に伝えてください

Gmail と一緒に Google Chat/Meet を使用している場合は、右上のプロフィール アイコンの横にある [ステータス] ドロップダウンをクリックします。 [ステータスの設定] を選択します。 、カスタム メッセージを作成し、期間を設定します。 [離席中として設定] をオンにすることもできます。 または 邪魔しないでください 。このステータスは Google Workspace 全体に表示されます。 Google チャットが表示されない場合は、[設定] -> [すべての設定を表示] -> [チャットとミーティング] -> [Google チャット] から有効にしてください。 .

最初は、自分が「忙しい仕事中」または「午後 3 時までオフライン」であることを伝えるのは気まずく感じました。それは無意識のうちに生産性を示すシグナルのように思えます。そして、どういうわけか、受信トレイよりも Slack チャネルの方が簡単に感じられます。

ただし、ステータス メッセージは、空き状況を明示するのに役立ちます。これは、後で防御的なメールを送信する必要がなく、特にマネージャーや上司に自分の時間を守るフェンスのようなものです。

即時返信チェーンを防止する

メールを作成するときに、[送信] の横にある矢印をクリックします。 [送信スケジュール] を選択します。 。提案された時間を選択するか、[日付と時間を選択] を選択します。 。 [スケジュール済み] でスケジュールされたメールを確認することもできます。 左側のサイドバーにあるフォルダー。

夕方にメール処理をバッチ処理して、翌日の午前 9 時にすべてを配信することができます。以前は、書き終わった瞬間に返信を連発していました。生産的だと感じました。しかし、すべてのメールが緊急であると感じられる、やり取りのやり取りも発生しました。

今では、都合の良いときに下書きを作成し、営業時間内に送信しています。このわずかな遅れにより、緊急性が低下し、より明確な頭でメッセージをじっくり考えることができ、健全な境界線内に留まることができます。

スケジュールに合わせてスヌーズ時間を設定します

メールを未来にプッシュする

メールの上にカーソルを置き、時計アイコンをクリックしてスヌーズします。 、またはメッセージを開いてスヌーズを選択します。 トップバーから。表示されない場合は、[設定] -> [すべての設定を表示] -> [一般] -> [ホバー アクション] に移動します。 - ホバー アクションを有効にする 。また、一連のメールをスヌーズし、メール スワイプ アクションを使用することもできます。 携帯電話をスワイプするだけでスヌーズできます。スヌーズを使用することの副次的な利点は、視覚的な煩雑さが軽減されることです。

メールへの返信を忘れるのが怖かったので、この機能はほとんど使いませんでした。ただし、スヌーズ時間は任意である必要はありません。現在は、メールのチェックが生産性を損なわないカスタムの時間 (たとえば、正午のエネルギーを抑える時間帯) を設定しています。

スヌーズ時間をナッジなどの他の Gmail 機能と組み合わせることを検討してください。 とスマート リプライ メールの生産性を向上させます。

注意を奪う電子メール スレッドをミュートします

実際のメッセージを削除せずに、騒々しいグループ スレッドを沈黙させます

騒がしい会話を開き、その他メニューをクリックして、[ミュート] を選択します。 。スレッドは受信トレイをスキップし、すべてのメールに直接移動します。 。メッセージは引き続き受信しますが、すぐに注意を払う必要はありません。

何か重要なことが起こった場合に備えて、私はすべてのスレッドを表示しておきました。逃すことへの恐怖から、私は実際の仕事とはほとんど関係のない会話に縛られ続けました。 「コピーされることは責任を負うことを意味するわけではない」をどこかで読んだ記憶があります!

ミュートされたスレッドも引き続き検索できます。ミュートされたスレッドであなたの入力がどうしても必要な場合は、あなたの電子メール アドレスを「To」または「Cc」行に直接追加し、会話のミュートが自動的に解除されます。ミュート機能を積極的に使用すると、受信トレイは他の人の優先事項の通知フィードとして機能しなくなります。

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すべての Gmail 設定を一度に変更する必要はありません

メールに対する不安は現実のものです。 FOMOも同様に真実です。しかし、電子メールをよりスマートに扱う能力は私たちの手の中にあります。私たちは小さな実験からしか学ぶことができません。したがって、1 ～ 2 日間休暇レスポンダーをオンにし、スターの代わりにスヌーズし、緊急でないすべての返信をスケジュールします。あなたの受信箱に届く返信が、これらの実験に対する答えになります。