読んでもらえて、返信が来るメールを書くための便利ツール5選

プライベートでもビジネスでも、メールは今や最も重要で頻繁に使われるコミュニケーション手段です。しかも、一度送信したメールは半永久的に残り続けます。だからこそ、丁寧に文章を作成する姿勢が大切なのです。

とはいえ、文章を書くのが得意な人ばかりではありません。しかし安心してください。素晴らしいメールを送るために、名文家である必要はないのです。いくつかのサイトや拡張機能を活用すれば、誰でも質の高いメッセージを簡単に作れるようになります。

1. DraftMap(Chrome・Web):リアルタイムで改善提案

HemingwayやGrammarlyなど、より良い文章を書くためのブラウザベースのツールは数多く存在します。DraftMapも同じ系統のツールですが、さらに文体や言葉の繰り返しまでチェックしてくれるのが特徴です。しかもChrome拡張機能として提供されているため、リアルタイムで提案を受けられる直感的で快適な執筆体験が得られます。

DraftMapはスタイルに関する提案を色分けしてハイライト表示します。繰り返し使われている単語、受動態、副詞、陳腐な表現などを指摘し、メール全体の可読性や文体についてもアドバイスをくれるのです。その原理は、作家アーネスト・ヘミングウェイの文章術と同じもの。そして、これらすべての機能をGmailの作成画面内から直接利用できます。

心配はいりません。DraftMapはあなたの言葉を勝手に変更することはありません。ハイライトが残ったままメールを送信しても、受信者側にその色は表示されません。あくまで自分だけが確認できる機能なのです。

2. Email Text Formatter(Chrome):Gmailの見た目を整える

GmailはMarkdown記法に対応しており、見た目の良いメッセージを書くための賢い方法の一つとなっています。しかし問題点もあります。Webサイトからコピー&ペーストすると、元のページの書式設定がそのまま引き継がれてしまうのです。変なフォントやサイズのメールを受け取った経験があれば、それがどれほど印象を損ねるか分かるでしょう。

Email Text Formatterは、こうした余計なフォント、色、サイズをすべて取り除いてくれます。ペーストした内容はGmailのデフォルトテキストに変換されますが、大文字表記やリンクはそのまま保持されます。メッセージを整形するための、シンプルながら効果的な方法と言えるでしょう。

もちろん、このChrome拡張機能はOperaなど、他のChromiumベースのブラウザでも動作します。

3. Email Oops Blocker(Chrome):ありがちなメールの失敗を防止

BCC(ブラインドカーボンコピー)機能は、誰もが身につけておくべき基本的なテックスキルです。宛先の人たちに返信を求めることなく、情報だけを共有できる便利な機能だからです。もしBCCの使い方をよく理解していないなら、メールマナーの復習と一緒に、この拡張機能も導入してみましょう。

BCCで受け取ったメールは、基本的に自分がアクションを起こす必要がないことを意味します。しかし、つい癖で「全員に返信」してしまうことは珍しくありません。次にBCCで届いたメールに対して「全員に返信」や「転送」を押そうとした瞬間、Email Oops Blockerが作動します。

この拡張機能は、そうしたメールへの操作はマナー違反になりかねないと注意喚起し、本当にその操作が必要なのか再考させてくれるのです。時には、ちょっとしたひと声があるだけで、恥ずかしい失敗を防げるものです。

4. Brief(Chrome):簡潔さを強制するワードカウンター

メールにおける最大のタブーの一つは、受信者が読みきれないほど長いメッセージを送ることです。受信箱の中の長文を読む時間も気力もない人がほとんどで、ましてやスマートフォン(多くの人がメールをチェックする端末)ではなおさらです。

Chrome拡張機能「Brief for Gmail」は、言葉を選ぶ習慣を強制的に身につけさせます。Twitterが短い文字数での投稿を求めるように、Briefは125語という制限を課すのです。125語を超えるとメールを送信できなくなり、画面下部のカウンターには現在の語数や超過分が常に表示されます。

もちろん、125語以上が必要なメールが存在することは誰もが知っています。Briefはそのルールに厳格すぎるわけではありません。「送信」ボタンをトリプルクリックすれば、制限を回避することも可能です。

5. Minimize.Email(Web):匿名で相手にメール減量を依頼

メールを送りすぎる同僚や友人は、誰にでも一人はいるものです。直接「やめてほしい」と伝えるのは少し失礼で、角が立ってしまいます。しかし匿名で伝えることができれば、相手の気持ちを傷つける度合いをぐっと抑えられます。

Minimize.Emailは、その気まずい役割を代わりに引き受けてくれます。サイトにアクセスし、メールを減らしてほしい相手のアドレスを登録するだけ。自動的に相手へ通知メールが送られ、友好的なトーンで改善を促してくれるのです。

確かにこれは自分のメールを上達させるツールではありませんが、受信箱がスッキリするのは歓迎すべき変化です。おまけに、将来にわたって、同僚のしつこいメールに腹を立てて当たり散らす羽目にもならなくなるでしょう。

Gmail以外を使っている方へ

本記事で紹介したツールのほとんどはGmail向けです。というのも、周囲のほとんどの人がメールにGmailを使用しているからです。しかし、それ以外のサービスを愛用している方の声もぜひ聞きたいところです。

あなたはGmailを使っていますか?それとも別のサービスに乗り換えましたか?現在利用しているメールサービスを、ぜひコメントで教えてください。