Outlook 2013/2016/2010で不在時の自動返信を設定する方法【アカウント別に解説】

不在時の返信(自動応答)は、Microsoft Outlookの便利な機能の一つです。受信したメールに対して自動的に返信を送ることができ、差出人に自分の在席状況や連絡可能な時期を伝えるのに役立ちます。この機能はOutlook 2013、Outlook 2016、Outlook 2010、さらにはそれ以前のバージョンにも搭載されています。「不在時の返信」という名称ですが、休暇以外にも長期出張や会議中など、さまざまなシーンで活用できます。

なお、不在時の返信機能はExchangeアカウントでのみ利用可能です。Exchangeアカウントをお持ちでない場合は、本記事の後半で紹介する「ルール」機能を組み合わせた方法で、同等の自動返信を実現できます。

ExchangeアカウントでOutlook 2013/2016/2010に不在時の返信を設定する手順

1. Microsoft Outlookを起動し、「ファイル」→「情報」をクリックします。
2. 「自動応答(不在時)」を選択します。注意:「自動応答(不在時)」という項目が表示されない場合は、Exchangeアカウントを使用していません。その場合は、後述の「Exchange以外のアカウントでの設定方法」をご参照ください。
3. 「自動応答を送信する」チェックボックスにチェックを入れます。自動返信の期間を限定したい場合は、「この時間範囲のみ送信する」にもチェックを入れ、開始日時と終了日時を設定します。
4. 「組織内」タブに、組織内の相手からメールを受け取った際に送信する返信メッセージを入力します。
5. 「組織外」タブで「組織外の差出人に自動応答する」にチェックを入れ、「自分の連絡先のみ」または「組織外のすべてのユーザー」のいずれかを選択します。

設定した終了日時を過ぎると、自動応答は自動的に無効になります。予定より早く解除したい場合は、再度自動応答の設定画面を開き、「自動応答を送信しない」を選択すればOKです。

Web版Outlook 365で不在時の返信を設定する方法

ブラウザ上で動作するWeb版Outlook 365を使用している場合は、以下の手順で設定できます。

1. WebブラウザでOutlookを開き、アカウントにログインします。
2. ページ上部の歯車アイコン(設定)をクリックします。
3. 「自動応答」をクリックし、「自動応答を送信する」ラジオボタンを選択します。
4. 必要に応じて、自動応答の開始日時と終了日時を設定します。
5. 返信メッセージを入力します。
6. 最後に「保存」をクリックして完了です。

Exchange以外のアカウントでOutlook 2013/2016/2010に不在時の返信を設定する方法

@outlook.com、@aol.com、@live.comなどのメールアドレスのように、アカウント種類がPOPやIMAPの場合は、標準の自動応答機能が使えません。しかし、Outlookのメールテンプレートとルールを組み合わせることで、自動返信機能を再現できます。

1. 「ホーム」→「新しい電子メール」をクリックし、自動返信として送りたいメッセージ本文を入力します。
2. 「ファイル」→「名前を付けて保存」をクリックし、「ファイルの種類」ドロップダウンリストから「Outlookテンプレート」を選択します。
3. テンプレートに任意の名前を付けて「保存」をクリックします。
4. 自動返信テンプレートの準備ができたら、次に新着メールへ自動返信するためのルールを作成します。
5. 「ルール」→「ルールと通知の管理」をクリックします。
6. 「ルールと通知」ダイアログボックスで「新しいルール」をクリックします。「空白のルールから作成」の下にある「受信メッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」を2回クリックします。
7. 「指定のテンプレートを使用して返信する」にチェックを入れ、「指定のテンプレート」をクリックします。
8. 「返信用テンプレートの選択」ダイアログボックスの「検索対象」ボックスで「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」をクリックします。ファイル選択ダイアログが表示されるので、手順1で作成した自動返信テンプレートを指定します。あとは「次へ」→「次へ」→「完了」→「適用」の順にクリックすれば設定完了です。

注意:この方法で自動返信を行うには、Outlookが起動状態であり、かつ新着メッセージを定期的に確認するよう設定されている必要があります。デフォルトでは、Outlookは新着メッセージを定期的にチェックする設定になっています。

また、同じ差出人に何度も自動返信が送られるのを防ぐため、ルールウィザードは1つのセッションにつき差出人ごとに1回しか返信を送りません。ここでいうセッションとは、Outlookの起動から終了までの間を指します。

最後に重要なポイントとして、自動返信が不要になったら必ずルールをオフにしてください。ルールを有効にしたままにしていると、自動返信が送られ続けてしまいます。