もう忘れない!Googleカレンダー×Todoist×IFTTTでタスクを自動管理する方法

あなたは整理整頓が得意なタイプかもしれません。予定はカレンダーに登録し、キャリアプランはTrelloで管理し、Gmailにはしっかりとしたラベル体系を構築して、あらゆるメールに確実に対応できるようにしている。それなのに、ToDoリストを開いてみると、他のツールにあるはずのタスクがいくつかリストに反映されていない——そんな経験はありませんか?

もちろん、各ツールから手動でToDoリストへ項目を転記する仕組みを作ることもできますが、それは時間の無駄です。理想はこの作業を完全に自動化すること。そうすれば、自分で作成したTodoistフィルターでToDoリストをチェックする際に、必要な情報がすべてそこに揃い、何ひとつ見逃すことがなくなります。

ここでは、Todoistを「記憶をキャプチャするツール」として活用し、タスクを二度と忘れないようにする方法を具体的に紹介します。

カレンダーイベントへの備えを自動化する

生活全体をGoogleカレンダーで管理しているなら、カレンダー上の特定の予定からToDoリストを自動生成するのが理にかなっています。たとえば、会議が近づいたら事前準備が必要になる、といったケースです。これには多少の下準備が必要ですが、方法は2つあります。

ステップ1: 重要なカレンダーにリマインダー通知を設定します。カレンダーリストから対象のカレンダーを選び、右側の矢印をクリックして「通知を編集」を選択しましょう。筆者はイベントの1週間前にメールが届くよう設定していますが、好みのタイミングに調整できます。筆者自身はメールを徹底的にフィルタリングしているため、これらの通知を目にすることはほとんどありません。しかし重要なのは、メールが受信トレイに届いた瞬間から、さまざまな自動処理につなげられるという点です。

ステップ2: 次に、Gmailでフィルターを設定し、注目しているイベント関連のメールをすべて捕捉します。たとえば「calendar-notification@google.com」からのメールのうち、件名に「会議」というキーワードを含むものを抽出するフィルターを作成します。これにより、会議の1週間前にToDoリスト項目を自動的に発生させられるようになります。

ここからTodoistに新しいタスクを追加するまでの道筋は、2通りあります。

方法1:メール転送を使う(Todoistプレミアム限定)

フィルターを設定して、特定のプロジェクト専用の非公開メールアドレスへメールを転送する方法です。この用途のために「会議準備」のような名前の新規プロジェクトを作成しておくとよいでしょう。メール経由でのタスク受信はプレミアムユーザー限定機能のため、無料プランでは使えません。また、Todoistの「メールを受け入れる」リストに「mail-noreply@google.com」と「calendar-notification@google.com」を追加し、認証を完了させる必要があります。

方法2:IFTTTを経由する(誰でも利用可能)

こちらは誰でも使えて設定も非常に簡単ですが、GmailとTodoistの両方をIFTTTに接続する必要があります。手順は以下の通りです。

1. Gmailフィルターで、会議リマインダーに特定のラベルを付けるよう設定する。
2. この目的専用の固有ラベルを1つ選んでおく。
3. そのラベルに新しいメールが届くたびに発動するIFTTTレシピを作成する。
4. 指定した「会議準備」プロジェクトに新しいToDo項目が追加されるようアクションを設定する。
5. 件名の前後に任意のテキストを追加することも可能です(残念ながら件名自体の編集はできません)。

筆者は冒頭に「Prepare for(〜の準備)」という文字列を付けていますが、これだけで十分意味が通じます。さらに、タスクの優先度や期日を指定したり、トリガーとなったメール本文をメモ欄に格納することもできます。タスクにラベルを付けたい場合は、末尾に「@Post」や「@Phone」などのテキストを追記すればOKです。

補足: Todoistを使っていない場合でも、同じIFTTTの仕組みでiOSのリマインダー、Evernote、Toodledoなどにタスクを作成できます。あるいは方法1を応用すれば、Remember The Milkのようにメール受信に対応したToDoツールならどれでも連携可能です。

Googleカレンダーから設定できるその他のトリガー

ヒントを得るために、このシステムで実現できることの例をいくつか挙げてみましょう。

• 誕生日用のカレンダーがあるなら、プレゼントを購入するタスクを自動生成。
• ゲストが頻繁に訪れるなら、観光プランや歓迎の準備をするタスクをトリガー。
• 子どもの予防接種スケジュールを管理しているなら、予約電話をかけるタスクを自動作成。
• 参加するパーティーに余裕を持って備えたいなら、贈り物や持ち寄り料理の準備タスクを設定。

筆者自身は、コンサートやライブのカレンダー通知をトリガーに、楽曲の準備や衣装を整えるToDo項目を作成しています(毎回内容が変わるためです)。また、「To-Do」ラベル付きのメールをすべてGmailから流すというアイデアもありますが、筆者には少し大げさに感じられます。

自分が購読しているカレンダーの種類と、それぞれがどう役立つかを考えてみましょう。お気に入りのバンドが地元で演奏するたびに通知してくれるLast.fmカレンダーを購読していれば、推しバンドのライブチケットを購入するタスクを自動化できます。祝日カレンダーや学校休暇カレンダーを購読していれば、お祝いの準備や託児の手配タスクを発生させられます。詩のコンクールやマラソンなどの大会カレンダーを購読していれば、確実にエントリーするためのタスクを設定することも可能です。

TrelloカードやBasecampタスクをTodoistに取り込む

Trelloをブレインストーミング、ブログ運営計画、業務タスク管理、あるいは人生設計の可視化などに活用していませんか?そのTrelloボード用のカレンダーを取得しましょう。サイドバーの「メニュー」ドロップダウンをクリックし、「パワーアップ」を選択すると、カレンダー設定が表示されます。

Basecampをはじめ、多くのToDoリストサービスでもiCalフィードを取得できます。

このiCalフィードをGoogleカレンダーに登録すれば、BasecampやTrelloで設定した期日がGoogleカレンダー上に表示されます。これが通知を発火させ、GmailとTodoistへタスクを送信する仕組みです。こうすることで、タスクの完了漏れを防げます。

このシステムは、同僚たちがTrelloやBasecampで共同作業を進めている一方で、自分に割り当てられた締め切りを見逃したくない場合に特に効果的です。Gmailフィルターを微調整すれば、自分宛てのタスクだけを捕捉するよう絞り込むことも簡単にできます。

学生必見の強力なハック

学生なら、このシステムを試験や課題の提出期限に向けた一連のタスク自動生成に活用できます。カレンダーから1ヶ月前に通知を送るよう設定し、それを起点に複数のタスクを段階的に発生させましょう。たとえば、即座に実行する低優先度タスクとして「課題のリサーチ」を設定し、数週間後に高優先度タスクとして「アウトライン作成」を、さらにその後に「ドラフト完成」を、最終的には高優先度タスクとして「課題の完成・提出確認」を設定する、といった具合です。

さらに確実を期すなら、締め切りの1週間前に別の通知をトリガーし、提出が済んでいるかを確認するタスクを追加しましょう。こうすれば、締め切り直前に振り込まれた案件も決して見逃しません。

TodoistとIFTTTで他に何ができる?

IFTTTには数百種類もの連携サービスが存在するため、Todoistの可能性は無限に広がります。天気予報が雪を予報したときに車内の冬用非常キットを確認するタスクを設定する(逆に、晴れた日にはサーフボードを積むタスクを設定する)といった日常的なリマインダーでも構いません。

さらに発想を逆転させると、Todoist側からIFTTTをトリガーする面白い使い方もあります。たとえば、上司へレポートを自動メール送信する、といった具合です。

あなたはTodoistをIFTTT、Gmail、Googleカレンダーとどのように連携していますか? 仕事用とプライベート用の複数のToDoリストの間で行き詰まっていませんか?ぜひあなたの最高のハックを教えてください!