Gmail・Outlook・Proton Mail対応|容量を圧迫する添付ファイル付きメールを素早く見つけて削除する3つの方法

無料で大容量ストレージを提供しているメールサービスは数多くあります。会社から指定されていない場合、自分でメールプロバイダーを選べるなら、いくつかの機能を比較して決めるのがおすすめです。ただ、どのサービスを選んでも、メールボックスには一定の保存容量が割り当てられている点は変わりません。

その容量を超えてしまった場合、あるいは上限に近づいている場合は、追加のストレージを購入するか、メールを削除するかの二択です。まずは不要なメールを整理してから、ストレージの追加購入を検討するのが賢い方法でしょう。その際は、サイズの大きいメールから探すのが効率的です。特に、大きな添付ファイルが付いたメールを見つけるには、以下のような便利な方法があります。

1. 検索バーとフィルターを使ってメールを絞り込む

必要なメールは意外と簡単に見つかる

ここではGmailの画面例を紹介しますが、他のメールサービスについても本文中で触れています。

まず試したいのは、受信トレイ上部にある検索バーからのメール検索です。OutlookでもGmailでも、ほとんどのメールサービスには検索バーがあり、キーワードや差出人などでメールを探せます。入力内容に応じて候補が自動的に表示されるのも一般的です。

Gmailの場合、検索バーをクリックすると、その下に「添付ファイルあり」「過去7日間」「自分から」の3つのボタンが表示されます。「添付ファイルあり」をクリックすると、添付ファイルのないメールが除外され、フィルターとして機能します。さらに「larger:10m」や「larger:20m」と入力すれば、10MBや20MBを超える添付ファイル付きのメールだけを抽出できます。Proton Mailにも検索バーに「添付ファイルあり」というオプションが用意されています。

PDFなど特定のファイル形式を探したい場合は、「filename:.pdf」に加えて「larger:」とサイズを組み合わせれば、指定サイズ以上のメールに添付されたPDFだけを絞り込めます。画像やドキュメント、スプレッドシートなどでも同様の検索が可能です。こうしたメールから先に片付ければ、Gmailの空き容量を効率よく確保できます。

なお、「添付ファイルあり」のチェックを外しても「larger:」の検索は使えます。添付ファイルなしでサイズの大きいメールはそれほど多くありませんが、長期間やり取りが続いたスレッドなどが該当することがあります。

2. 詳細検索でファイルの場所を特定する

どのメールサービスでも使える万能な方法

検索バーをクリックすると、検索条件をさらに絞り込むためのオプションも表示されます。三点リーダーや三本線のアイコンで表されることが多いこのメニューから、ほとんどのメールクライアントでより細かい検索が行えます。検索バーへの入力だけでは、システムが推測で結果を並べるしかありません。

詳細検索やフィルターを使えば、条件が増える分、目的のメールを探しやすくなります。Gmailでは「サイズ」を選択し、「より大きい」か「より小さい」かを指定したうえで、任意の数値を設定できます。単位もMB(メガバイト)、KB(キロバイト)、バイトから選べます。また、古いメールを残しておきたい場合などは、日付によるフィルターも活用すると便利です。

Outlookでは、詳細検索画面で「添付ファイル」をクリックできます。検索対象のフォルダや日付範囲を選択できるほか、既読・未読の状態、キーワード、件名、宛先・差出人などの条件も設定可能です。これにより、条件に合致したメールの一覧が生成されます。Proton Mailでも詳細検索で「添付ファイルあり」を選択し、条件を絞り込めます。

3. 受信トレイをサイズ順に並べ替える

表示方法を変えて大きいメールを一目で把握

メールサービスによっては、受信トレイをサイズ順に並べ替えられるものもあります。Outlookでは、受信トレイ上部にある上下矢印のアイコンが並べ替えフィルターです。「日付」「カテゴリ」「フラグの状態」「サイズ」などから項目を選択でき、「サイズ」を選んだ後は「古いものを上に」または「新しいものを上に」で並べ替えられます。

これにより、メールがサイズ別に分類されます。Microsoftのラベルは4段階で、「巨大」が25MB超、「特大」が10〜25MB、「非常に大きい」が5〜10MB、「大きい」が1〜5MBとなっています。

Proton Mailにもインターフェース上部に似たようなアイコンがあります。下向き矢印付きの三本線アイコンから並べ替えフィルターを開け、「新しい順」「古い順」「サイズの大きい順」「サイズの小さい順」から選択可能です。「サイズの大きい順」を選ぶと、受信日時に関係なく、最も容量の大きいメールが上位に表示されます。

大きな添付ファイル付きメールを見つけて削除しよう

無料・有料を問わず、どのメールサービスにも容量の大きいメールを見つける方法が用意されています。大きなメールの多くは重い添付ファイルが付いているものなので、ストレージを節約したいなら、まずそこから絞り込むのが理にかなっています。該当するメールを見つけたら、不要なものを削除して空き容量を確保しましょう。