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Active Directoryの情報を活用してOutlook 2010/2013の署名を自動生成する方法

本記事では、Active Directory(AD)のデータをもとに、Outlook 2010/2013でユーザー署名を自動作成する方法を詳しく解説します。想定するシナリオは以下のとおりです。新しいドメインユーザーがワークステーションに初めてログオンした際に、PowerShellスクリプトが自動的に実行され、Active Directoryから取得した連絡先情報をもとにOutlookのユーザー署名ファイルを生成します。

署名に使用するActive Directory属性

このスクリプトを正しく動作させるためには、AD内の全ユーザーに対象となる属性が事前に入力されている必要があります。本記事の例では、ユーザー署名に以下のActive Directory属性を使用します。

  • ユーザーの氏名(本例では「Description」属性に格納)
  • 役職(Title)
  • 会社名(Company)
  • 郵便番号・市区町村・番地(PostalCode、City、StreetAddress)
  • 電話番号(OfficePhone)
  • メールアドレス(Mail)
  • ウェブサイト(Homepage)

Active Directoryの情報を活用してOutlook 2010/2013の署名を自動生成する方法

署名テンプレートファイルの作成

まず、Outlook用の署名テンプレートとして、htm(HTML)、rtf(リッチテキスト)、txt(プレーンテキスト)の3形式のファイルを作成します。各テンプレートのデザインや内容は、社内のメール署名ポリシーの要件に準拠させましょう。

signature.htm の作成

以下のHTMLコードを含むsignature.htmファイルを作成します。

<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.0 Transitional//EN">
<html>
<head></head>
<body>
<div id style="font-family:Arial&;color:#5B9BD5;">
<span style="font-size:10pt;color:#000000;">
<b><p>Best Regards</p>
<p>@NAME</p>      </span>
<span style="font-size:9.0pt;">
<p>&nbsp;</p>
<p>@DESCRIPTION</p>
<p>@COMPANY</p></b>
<p> &nbsp;</p></span>
<span style="font-size:8.0pt;">
<p> @POSTALCODE, @CITY, @STREETADDRESS</p>
<p> Phone.@OFFICEPHONE</p>
<p> <a href="https://@WEBSITE">@WEBSITE</a></p>
<p>e-mail:<a href="mailto:@EMAIL">@EMAIL</a></span>
</div>
</body>
</html>

Active Directoryの情報を活用してOutlook 2010/2013の署名を自動生成する方法

signature.rtf / signature.txt の内容

signature.rtf および signature.txt ファイルの内容は以下のようにします。

Best Regards,
@NAME
@DESCRIPTION
@COMPANY
@POSTALCODE, @CITY, @STREETADDRESS
Phone. @OFFICEPHONE
e-mail:@EMAIL
site:@WEBSITE

フォルダ構成の準備

C:\Users\Public\Downloads 配下に OutlookSignature フォルダを作成し、Outlook用の署名テンプレートと各ユーザーの署名ファイルを保存できるようにします。さらに C:\Users\Public\Downloads\OutlookSignature 内に Templates サブフォルダを作成し、先ほど作成した3つのテンプレートファイルをコピーしてください。作業は手動でも、グループポリシー基本設定(GPP)を使っても実施できます。

Active Directoryの情報を活用してOutlook 2010/2013の署名を自動生成する方法

PowerShellスクリプトの作成

続いて、outlooksignature.ps1 という名前の新規ファイルに以下のPowerShellコードを記述します(各ブロックごとに簡単な説明を加えています)。

1. 変数の定義

$User 変数には、スクリプトを実行したユーザーアカウント名が格納されます。その他の変数には、ファイル名・拡張子・各種パスを指定します。

$User = $env:UserName
$FileName = "signature"
$FileExtension = "htm","rtf","txt"
$Path = "C:\Users\Public\Downloads"
$PathSignature = "$Path\OutlookSignature"
$PathSignatureTemplates = "$Path\OutlookSignature\Templates"
$PathSignatureUser = "$PathSignature\$User"
$AppSignatures =$env:APPDATA + "\Microsoft\Signatures"

2. ADモジュールのインポートとユーザー情報の取得

Active DirectoryへアクセスするためのPowerShellモジュールをインポートします。Get-ADUser コマンドレットを使って、必要なユーザー属性の値を取得し、$AD_user オブジェクトに保存します。

注意： Windows 7環境で Get-ADUser コマンドレットを使用するには、RSAT(Remote Server Administration Tools)のインストールが必要です。また、「Active Directory Module For Windows PowerShell」コンポーネントも有効化しておく必要があります(コントロールパネル → プログラムと機能 → Windowsの機能の有効化または無効化 → リモートサーバー管理ツール → 役割管理ツール → AD DSおよびAD LDSツール)。

Import-module activedirectory
$AD_user = Get-ADUser $User -Properties Title,Company,Description,Fax,HomePage,Mail,OfficePhone,PostalCode,City,StreetAddress

3. 署名フォルダの作成とテンプレートのコピー

ユーザー署名ファイルを保存するフォルダを作成し、そこへテンプレートをコピーします。

New-Item -Path "$PathSignature\$User" -ItemType Container –Force
foreach ($Ext in $FileExtension)
{
Copy-Item -Force "$PathSignatureTemplates\$FileName.$Ext" "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext"
}

4. プレースホルダーの置き換え

次に、replace 機能を使って、テンプレート内のプレースホルダー(@NAME など)をADから取得したユーザーデータに置き換えます。

foreach ($Ext in $FileExtension)
{
(Get-Content "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext") | Foreach-Object {
$_`
-replace "@NAME", $AD_user.Description `
-replace "@DESCRIPTION", $AD_user.title `
-replace "@COMPANY", $AD_user.Company `
-replace "@STREETADDRESS", $AD_user.StreetAddress `
-replace "@POSTALCODE", $AD_user.PostalCode `
-replace "@CITY", $AD_user.City `
-replace "@OFFICEPHONE", $AD_user.OfficePhone `
-replace "@EMAIL", $AD_user.Mail `
-replace "@WEBSITE", $AD_user.Homepage `
} | Set-Content "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext"
}

5. Outlook署名フォルダへのコピー

最後に、署名ファイルをOutlook 2010/2013/2016が参照する署名保存フォルダ %APPDATA%\Microsoft\Signatures(C:\Users\username\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures)へコピーします。

foreach ($Ext in $FileExtension)
{
Copy-Item -Force "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext" "$AppSignatures\$User.$Ext"
write-host "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext"
write-host "$AppSignatures\$User.$Ext"
}

Outlook起動時に署名を適用するレジストリ設定

Outlookの起動時にこれらの署名テンプレートファイルを自動的に使用させるには、以下の操作を行います。

  1. HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<Officeバージョン>\Outlook\Setup から First-Run 値を削除する
  2. HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<Officeバージョン>\Common\MailSettings に、NewSignature と ReplySignature という2つの文字列値を作成する(値にはテンプレート名=署名名を指定。本例ではテンプレート名をADアカウント名と同一にしています)

複数のMS Officeバージョンに対応させるには、以下のコードを追加します。

#Office 2010
If (Test-Path HKCU:'\Software\Microsoft\Office\14.0') {
Remove-ItemProperty -Path HKCU:\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Setup -Name First-Run -Force -ErrorAction SilentlyContinue -Verbose
New-ItemProperty HKCU:'\Software\Microsoft\Office\14.0\Common\MailSettings' -Name 'ReplySignature' -Value $User -PropertyType 'String' -Force
New-ItemProperty HKCU:'\Software\Microsoft\Office\14.0\Common\MailSettings' -Name 'NewSignature' -Value $User -PropertyType 'String' -Force
}
#Office 2013
If (Test-Path HKCU:'\Software\Microsoft\Office\15.0') {
Remove-ItemProperty -Path HKCU:\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Setup -Name First-Run -Force -ErrorAction SilentlyContinue -Verbose
New-ItemProperty HKCU:'\Software\Microsoft\Office\15.0\Common\MailSettings' -Name 'ReplySignature' -Value $User -PropertyType 'String' -Force
New-ItemProperty HKCU:'\Software\Microsoft\Office\15.0\Common\MailSettings' -Name 'NewSignature' -Value $User -PropertyType 'String' -Force
}

Active Directoryの情報を活用してOutlook 2010/2013の署名を自動生成する方法

グループポリシーによる展開

あとは、グループポリシー基本設定(GPP)を利用して、ユーザーがシステムにログオンしたタイミングでこのPowerShellスクリプトが一度だけ実行されるよう設定すれば完了です。これにより、Outlookは作成済みの署名を送信メールに自動的に適用するようになります。記事冒頭の画像が、実際に生成された署名のサンプルです。

運用時のヒント

  • HTM署名の行間が大きく表示される場合： 行間が二重に空いて見える現象はOutlook側の不具合です。HTM形式の署名はOutlook上で直接作成し、それをテンプレートとして使う(%APPDATA%\Microsoft\Signatures に保存)のがおすすめです。
  • ユーザー写真の追加： Active Directoryの thumbnailPhoto 属性からユーザーの顔写真を署名に組み込むことも可能です。ただし、Outlook署名に画像を追加する簡単な方法がないため、任意の画像を含む署名テンプレートをOutlookで作成しておき、PowerShellスクリプトでテンプレートフォルダ内の画像ファイルをコピーして差し替える方法が有効です(画像は %AppData%\Microsoft\Signatures\<署名名>.files に保存されます)。
  • Exchange環境の場合： Exchange 2007以降では、トランスポートルール(Transport Rules)を使えば、すべてのメールに簡易的な署名を挿入することもできます。
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