【完全ガイド】Gmailでフィルタ(ルール)を作成してメール整理を自動化する方法

Gmailのフィルタ(ルール)とは?

Gmailの「ルール」は、いわばメールに適用できるフィルタのようなものです。この機能を活用すれば、受信トレイのメールを自動的に仕分けでき、不要なメールが目に入るのを防げます。

例えば、重要な差し込み元・スパム送信者・プライベートのメールなどを自動でカテゴリ分けしたり、重要なメールにはスターを付け、不要なものは削除したりすることが可能です。手作業で一つずつ振り分ける代わりに、あらかじめ条件を登録しておけば、Gmailが自動的に処理してくれるのです。

Gmailでフィルタを作成する基本の手順

それでは、実際にGmailアカウントでフィルタを作成してみましょう。

1. Gmailにサインインします。ホーム画面の最上部にある「メールを検索」と書かれた検索バーを探してください。
2. 検索バー右端の矢印アイコンをクリックします。詳細検索オプションが開きます。
3. フィルタの条件となる項目を入力します。差出人、件名、キーワードなどを指定することで、目的のメールを正確に絞り込むことができます。
4. 必要な情報を入力したら、単にメールを検索したいだけなら「検索」をクリックします。一方、この条件をもとにフィルタを作成したい場合は「フィルタを作成」を選択してください。
5. 「フィルタを作成」をクリックすると、フィルタに実行させたいアクションの一覧が表示されます。「受信トレイをスキップ」「スターを付ける」「特定のラベルに移動」「削除する」「迷惑メールに振り分ける」など、好きな動作を選べます。一度設定すれば、その差出人からメールが届くたびに、同じ操作が自動的に実行されます。
6. フィルタには複数のアクションを組み合わせることもできます。これにより、メールの仕分けがさらに効率的になります。
7. 最後に「フィルタを作成」をクリックして完了です。これ以降、指定した差出人からのメールは自動的に振り分けられ、割り当てられたラベルやフォルダへ移動するようになります。

特定のメールアドレスに限らないフィルタの作り方

上記の手順は、特定のメールアドレス宛のフィルタを作成する方法でした。実は、もう少し異なる方法でもフィルタを作成できます。手順はほぼ同じですが、メールアドレスを入力するステップを省略するだけです。

例えば、「自分が自分宛てに送ったメールすべて」にフィルタを適用したい場合は、以下のように行います。

1. Gmailの検索バー横の矢印ボタンをクリックします。
   宛先のメールアドレスを指定する代わりに、「件名」や「次の言葉を含む」など別の条件を入力すれば、特定のアドレスだけでなく、条件に合致するすべてのメールを対象としたフィルタを作成できます。
2. 「フィルタを作成」をクリックし、条件に一致するメールが見つかったときに自動実行したいアクションにチェックを入れます。最後にもう一度「フィルタを作成」をクリックすれば、フィルタの完成です。

フィルタの編集・削除方法

フィルタの数に上限はないので、必要なだけ自由に作成できます。Gmailを受信トレイの散らかりにくい状態に保つために、ぜひ積極的に活用しましょう。

もしフィルタの条件を間違えてしまった場合や、設定内容に満足できない場合は、削除や修正も簡単に行えます。

• 画面右上の歯車アイコン(設定)をクリックし、表示されるメニューから設定画面を開きます。
• 「フィルタとブロック中のアドレス」タブをクリックすると、これまでに作成したフィルタが一覧表示されます。ここから編集・削除ができるほか、新しいフィルタを作成することも可能です。既存のフィルタを編集すれば動作内容を変更できるため、削除してゼロから作り直すよりもはるかに効率的です。

まとめ

Gmailのフィルタ機能を使えば、メールの仕分けを自動化でき、日々のメール管理にかかる時間を大幅に節約できます。まずはよくやり取りする相手や、頻繁に届く通知メールなどからフィルタを設定してみてはいかがでしょうか。