受信トレイを取り戻そう!メール整理に役立つ6つの方法

便利で普及しているのに、なぜかストレスの種になってしまうもの——それがメールの受信トレイです。長い歴史を持つメールは今も私たちの生活に欠かせませんが、「受信トレイを片付けるのは、ライオンを飼いならすよりも難しい」と感じている方も多いのではないでしょうか。

実は、メールサービスに標準搭載された自動整理機能や、メール整理の専門家が考案したテクニック、さらには未読メールの処理をゲーム感覚で楽しめるツールまで存在します。ここで紹介する方法を1つでも、あるいはすべてでも活用して、今日から受信トレイのコントロールを取り戻しましょう!

イエスターボックス(Yesterbox)テクニック

受信トレイをちらっと見るたびに、胃がきりきりするような感覚に襲われたことはありませんか?「終わりのないトレッドミル」という言葉がぴったり当てはまります。メールは次から次へと届き続け、ゼロにしても数時間(最悪の場合は数分)でまた元通り。この問題に対して、Zappos.comの元CEOであるトニー・シェイ(Tony Hsieh)が考案したのが「イエスターボックス・テクニック」です。

そのコンセプトは非常にシンプル。「今日のやるべきことは、昨日届いたメールすべて」というルールです。これにより、処理すべきメールの量に上限が生まれ、残りのメールが「ゼロ」に向かって着実に減っていく様子が、進捗と達成感をもたらしてくれます。

もちろん、実際にはもう少し細かいルールがあります。テクニックの詳細については、公式サイトyesterbox.comで詳しく解説されているので、気になる方はぜひチェックしてみてください。

The Email Game

メールが嫌われる最大の理由は、その膨大な量にあるでしょう。山積みのメールを目にすると、恐怖か怠惰のどちらかで身動きが取れなくなることもあります。そこで「だったら全部ゲームにしてしまえば?」と考えたのが、Email Gameの開発者たちです。

Email Gameの目的は、できるだけ速く受信トレイを空にすること。とはいえ「すべて選択して一括削除」では味気ないので、Email Gameはメールを1通ずつ表示します。返信・アーカイブ・ブーメラン(一定期間後に受信トレイへ差し戻す機能)といった操作を行うと、ポイントが加算されていきます。

終了時には最終スコアと、Email Gameを活用することで節約できた時間が表示されます。ポイント自体に大きな意味はありませんが、退屈な作業を楽しいひとときに変えてくれる素晴らしい仕組みです。

Gmailの優先受信トレイ

Gmailには、受信トレイを自動的に優先度順に振り分けてくれる機能があるのをご存じでしょうか?その名も「優先受信トレイ」。シンプルさと実用性を兼ね備えた機能です。デフォルトでは、受信トレイが「重要なメール」「スター付きのメール」「その他」の3つのセクションに分けられます。セクションの追加も自由で、どのラベルをどのセクションに振り分けるかも細かく設定できます。

これにより、Facebookの通知や重要度の低いメルマガをいちいち読み流す必要はもうありません。それらは受信トレイの下部に置かれ、重要なメールだけが上部に表示されるので、緊急の案件にすぐ対応できるようになります。

Gmailフィルタ

受信トレイを整理し続けるための強力な味方が、フィルタです。フィルタとは、受信メールに対する条件設定のようなもので、条件に一致したメールは指定した操作に従って自動的に振り分けられます。例えば、「bob@notarealemail.com」からのメールをすべて「仕事」ラベルに分類する、といった設定が簡単に行えます。

フィルタの作成は簡単ながら柔軟性が高く、活用方法はアイデア次第で無限に広がります。受信トレイ整理に役立つGmailフィルタの活用例をいろいろ試してみてください。

Gmailの定型文(Canned Responses)

毎日同じようなメール、同じ返事ばかり送っている気がしませんか?そんなときに役立つのが「定型文」です。「それって何?」という方のために説明すると、あらかじめ保存しておいた返信テンプレートのこと。缶詰の棚に各種の返信がしまわれていて、必要なときに缶を開けて取り出して送る——そんなイメージです。

これを使えば、文字通り大量の時間を節約できます。この便利な機能で何ができるのか、詳しく知りたい方はぜひ一度調べてみてください。

マスターアカウントで一元管理

メールアカウント1つの管理だけでも大変なのに、2つ以上になったらどうでしょう?サインインとサインアウトを繰り返す手間(デスクトップのメールクライアントを使わない限り)に加え、受信トレイを行き来するだけで一苦労です。それぞれの受信トレイが大きければ、混乱は避けられません。

幸い、複数のメールを1つのアカウントにまとめる方法があります。Gmail、Yahoo!メール、Outlook(旧Hotmail)、そして一般的なメール転送の手順を順番に押さえておけば、複数アカウントをお持ちの方のメール環境は劇的に改善するかもしれません。

まとめ

受信トレイを見るたびに、不安や憂うつな気持ちになる必要はありません。メールはストレスや恐怖の源であるべきではないのです。上記のヒントとツールを活用すれば、状況を好転させ、受信トレイに怯えない新しい生活を始められます。メールに支配されるのではなく、こちらからコントロールしましょう!

受信トレイを取り戻すための他のヒントやツールをご存じでしたら、ぜひコメント欄で教えてください!