Windows 8のメールアプリでメール管理を効率化する時短テクニック集

メールの管理は誰にとっても日常的な作業です。中には、複数のアカウントに毎日何百通、何千通ものメールを受け取る方もいるでしょう。処理すべきメールの量によっては、この作業が非常に面倒に感じられることもあります。だからこそ、優れたメールアプリと少しの時短テクニックを知っていれば、作業効率は大きく向上します。

MicrosoftがWindows 8向けに提供した「メール」アプリは、メール管理をとても簡単かつ快適にしてくれるアプリケーションです。インターフェースは視覚的にも美しく、シンプルで直感的でありながら、機能は驚くほど充実しています。Microsoft製品についてこれほど良い評価を耳にしたのは、いつが最後だったでしょうか。

Windows 8を使用していて、複数のメールアカウントを管理できるアプリをお探しの方は、ぜひ標準搭載のメールアプリを試してみてください。そして、以下に紹介する時短テクニックを活用すれば、メール管理がさらにスムーズになります。

Windows 8メールアプリですべてのメールアカウントを一元管理

複数のアカウントを1つのアプリで管理できれば、すべての情報が一箇所にまとまるため、時間の節約になります。Windows 8のメールアプリなら、アカウント間の切り替えも非常に快適で、ブラウザのタブを行き来するよりもストレスが少なくて済みます。なお、このメールアプリはHotmailやOutlookなどのMicrosoftアカウントだけでなく、IMAPに対応したアカウントであれば、Yahoo!やGmailなど、さまざまなサービスのアカウントを追加できます。

アカウントを追加するには、メールアプリを開き、画面右端からチャームバーを表示して「設定」を選択します。次に「アカウント」を開き、「アカウントの追加」をクリックしましょう。追加したいアカウントの種類を選び、セットアップを進めてください。他のアカウントも同様の手順で追加できます。

もしWindows 8のメールアプリで問題が発生した場合は、よくあるトラブルとその対処法をまとめた記事を参照すると解決の糸口が見つかるかもしれません。

個別のメールボックスをスタート画面にピン留めする

メールアプリに複数のアカウントを登録したら、それぞれのメールボックスをスタート画面に個別にピン留めしておくのがおすすめです。各タイルには該当アカウントの未読メール数が表示され、大きいサイズのタイルでは差出人、件名、未読メールの抜粋まで確認できます。アカウントごとにタイルを分けておけば、スタート画面から直接目的のメールボックスへアクセスできるのが大きなメリットです。

メールボックスをスタート画面にピン留めするには、メールアプリを開き、左下にあるメールアカウントの一覧を確認します。ピン留めしたいアカウントを選択し、右クリック(タッチ操作の場合は長押し)でメニューを表示して、「スタートにピン留め」を選びましょう。

この手順を他のアカウントにも繰り返せば、すべてのメールボックスがスタート画面に並びます。

さらに、新着メールの通知を有効にすると、スタート画面の右上にポップアップが表示され、通知音とともに届いたメールを知らせてくれます。この通知設定はアカウントごとに個別に行う必要があります。メールアプリを開いてチャームバーから「アカウント」を選択し、対象アカウントの設定画面を一番下までスクロールして、「このアカウントのメール通知を表示する」を「オン」にしてください。

メールアプリで使えるキーボードショートカット

タッチ非対応のデスクトップPCでメールアプリを使うなら、覚えておくべき必須のショートカットキーが3つあります。

• [Ctrl] + [N]:新しいメールを作成
• [Ctrl] + [R]:メールに返信
• [Ctrl] + [D]:メールを削除

完全にキーボードだけで操作したい場合は、[Tab]キーや[↑][↓]の矢印キー、[Enter]キーを組み合わせれば、アカウント、フォルダ、メール、オプション間の移動もスムーズに行えます。

その他の便利な時短技については、Windows 8のキーボードショートカット早見表もぜひチェックしてみてください。

メールをより速く書くコツ

メール作成中に下書きを保存したり、添付ファイルを追加したり、文字を装飾したりしたい場面もあるでしょう。そんなときは、キーボード右側の[AltGr]と[Ctrl]の間にある、普段あまり使われない[メニュー]キーを押してみてください。画面下部にオプションバーが素早く表示されます。テキストを選択したときにもオプションバーが現れ、[Tab]キーで項目間を移動できます。

タッチ専用デバイスで大量の文章を入力する必要がある場合は、外付けキーボードを接続することで入力速度を取り戻せるかもしれません。あるいは、タッチタイピングのスキルを磨いたり、いわゆる「10本指入力(ホームポジション打法)」を習得したりするのも良い選択肢です。

まとめ

筆者にとって、Windows 8のメールアプリは初期設定さえ済ませてしまえば、驚くほど快適な体験でした。すっきりとしたインターフェースが余計な要素を排除し、本当に大切なこと——コミュニケーション——に集中させてくれるのです。いくつかのキーボードショートカットを取り入れれば、手をキーボードから離すことなく、メール処理をサッと片付けられます。

あなたのメールアプリの使用感はいかがですか? また、メール管理に役立つ他の時短テクニックがあれば、ぜひ教えてください。