受信トレイのメール過多を防ぐ!流入を根本的に減らす3つの簡単な方法

メールは「生産性を殺す時間泥棒」という悪評がつきものです。メールを上手に管理すれば受信トレイをきれいに保てますが、そもそも届くメールの量そのものを減らせたら、もっと楽になるとは思いませんか?

一般的なメール整理術の多くは、すでに受信トレイに届いたメールを対象としています。しかし、仕分けにかかる時間を最小限に抑えるには、メールがアカウントに届く前の段階、つまり発生源で食い止めることが重要です。以下のシンプルな工夫を実践すれば、処理すべき受信メールの数を確実に減らせます。

会話の場所を別のツールへ移そう

友人や同僚とのやり取りは、受信トレイの容量だけでなく、あなたの貴重な時間も大きく占めています。メールのトピックやスレッドは、驚くほどのスピードで膨らんでいくものです。チャットや共同作業を直感的に行え、履歴も追いやすいプラットフォームへ会話を移すのがおすすめです。

仕事関連やチームでのコミュニケーションには、Asana、Basecamp、Huddleなどのサービスを活用して、情報を一元管理できる環境を整えましょう。受信トレイに届くメールの数が大幅に減り、業務の管理もしやすくなります。実際、MakeUseOf編集部がSlackを導入してからは、受信トレイの状態が格段に改善しました。

友人との連絡には、可能な範囲で共通のSNSへ切り替えましょう。FacebookやX(Twitter)などのSNSが提供するダイレクトメッセージ機能を使えば、メールの流入をさらに減らせます。こうしたプラットフォームでは、特定のメッセージを探したり見返したりするのも、受信トレイを漁るよりずっと簡単です。

周囲の人がメール以外の手段を好まない場合は、新しい方法を一度試してみてもらうようお願いしてみましょう。切り替えのメリットに気づいてもらえる可能性は高いはずです。それでも受け入れてもらえない相手とは、例外としてメールを使い続ければよいのです。

音声通話・ビデオ通話を活用する

場合によっては、1週間かけても終わらないメールの往復も、Skypeや通常の電話で15〜30分話せば効率的に解決できます。直接コミュニケーションを取れば、返信を待つ無駄な時間がなくなり、伝わり方の曖昧さやその後の確認作業もほぼなくなります。音声・ビデオ通話が常に可能とは限らず、思った通りに進まないこともありますが、時間が勝負のやり取りでは大きな時短につながる場面が多いはずです。

メルマガを解除する

何度も耳にしたことのあるアドバイスかもしれませんが、あえて繰り返します。というのも、私たちの脳は「不要な通知メールは解除ではなく、ただ削除するもの」と誤った習慣を身につけてしまっている可能性があるからです。登録したサービスからのニュースレターや更新通知こそ、受信トレイを氾濫させる最大の元凶なのです。

Web上のすべての商品やセール情報を、本当に把握する必要があるでしょうか? 何かを買いたくなったときに、そのときだけ割引情報を検索すれば十分です。こうすることで「割引だからつい買ってしまう」という衝動買いも防げ、出費の節約にもつながります。SNSからの更新通知も厄介ですが、アカウントにログインすれば必要な通知は受け取れるため、思い切ってオフにして問題ありません。

断固たる姿勢で、こうした通知をすべて解除しましょう。専用の一括解除サービスを利用するのも効果的です。ただし、新しいデバイスからのログインや金融取引など、セキュリティに関わる通知だけは受け取る設定にしておいてください。ブログやサイトのメール更新は厳選した少数だけに絞り、残りはRSS購読とフィードリーダーでチェックしましょう。好きなコンテンツを自分のペースで読めるうえ、受信トレイにもようやく余裕が生まれます。

おまけのコツ:毎日少しずつ整理する

受信トレイを整理し、新着メールの流れを抑えても、メールを溜め込んだまま放置すれば、あっという間に埋まってしまいます。散らからない状態を維持するコツは、毎日、できれば1日の終わりに新着メールを処理することです。届いたメール1件ごとに、「重要でなければ削除」「対応が必要ならスターを付ける」「将来のために残す価値があればアーカイブする」と素早く判断しましょう。

自分の時間を取り戻そう

現在、メールはビジネスコミュニケーションの中心にあるため、邪魔者として捉えにくく、常に必要不可欠に感じられるかもしれません。しかし、メールは確かに重要とはいえ、思っているほどではありません。メールは巧妙な時間泥棒です。今回紹介したアイデアを実践して、その害を最小限に抑えましょう。

メールの流入をさらに絞るためのコツをお持ちでしたら、ぜひ教えてください。