メールに代わるチーム共同作業ツール「Oogwave」「Twoodo」で受信トレイをすっきり整理

メールサービスはクロスプラットフォームでアクセスできる万能なツールですが、複数人でプロジェクトを進めたり、ファイルを共有したり、議論したり、タスクを管理したりする場面では、たちまち煩雑になりがちです。Gmailのフォルダやラベル機能をもってしても、必ずしも最適な解決策とは言えません。こうした課題への代替手段として、OogwaveとTwoodoは、シンプルなネットワークとディスカッションスレッドによるチームコラボレーション&プロジェクト管理ソリューションを提供しています。オンライン会議の補助ツールとしても活用できる便利なサービスです。

Oogwaveの仕組み

Oogwaveは3つのオンラインプランを用意しています。20名まで利用できる無料のベーシックプラン、月額49ドルのビジネスプラン、そして100名以上対応のエンタープライズプラン(1ユーザーあたり3ドル)です。Oogwaveアカウントは単一のダッシュボードで構成されており、スタッフやグループメンバーは「内部ネットワークワークスペース」と呼ばれる空間でコミュニケーションや協働を行えます。さらに、社外メンバーとの連携用に外部ネットワークを設置することも可能です。

これらのオンラインネットワークワークスペースは、オフィス内外で働くチームや部署にとって非常に便利です。ワークスペースは全スタッフに公開することも、特定のメンバーだけに制限することもできます。

ワークスペースは4つのエリアで構成されています。アクティビティ、アップロードされたファイルやドキュメント、ディスカッションスレッド、そしてタスク計画です。このような構成により、長期プロジェクトや議論のたびにメールを作成・交換し続ける必要がなくなり、メールよりも効率的に業務を進められます。スタッフへの告知、ファイル共有、プロジェクト計画、グループからのフィードバックや評価、さまざまなトピックに関する議論など、目的別に個別のネットワークを設定できるのも強みです。

ワークスペースのオーナーは、そのスペースの用途をチームでのファイル共有、議論、タスク計画などに限定できます。スタッフは全員向け、選択した同僚との非公開、あるいは特定のグループ/ワークスペース宛てに、素早くメッセージを作成して共有することが可能です。

残念ながらOogwaveには専用のモバイルアプリはありませんが、iOS、Android、BlackBerry端末からWebブラウザ経由でサービスにアクセスできます。

Oogwaveはメールほど常にアクセスできるわけではありませんが、それがむしろ良い面になることもあります。混み合った受信トレイの外で重要な情報を受け取り、管理しやすいワークスペースへ整理できるからです。

Twoodo(ベータ版)もOogwaveと同様に、個人ネットワークを立ち上げ、他のスタッフや協力者を追加できる点が特徴です。Google+やFacebookを彷彿とさせますが、投稿リンクなどの余計なコンテンツによる気散じがないのが魅力です。

Twoodoは、社内メールを置き換えるストレートなメッセージボードという印象です。iPhoneのToDoリストアプリ「Wunderlist」に似ており、ノートの共有、ToDoリスト、共有タスク、各トピックについての継続的なチャットなどに活用できます。操作の中心となるのは「コマンドボックス」と呼ばれる入力欄で、Twitter風のタグを使ってタスク、メッセージ、カレンダーイベント、ノートを一箇所から作成・管理できます。一言入力するだけで、メッセージ送信、タスクリストの更新、重要度の設定、タグ付けまで済ませられるのです。ウィンドウを開いたりフォームに入力したりする手間が大幅に省けます。

基本的な会話に加えて、ユーザーはリンクファイルをアップロードしたり、メッセージをToDo項目、質問、投票対象のトピックとして指定したりできます。こうした「アクション可能」なメッセージは自動的にフィルタリングされ、各ユーザーの受信箱の下にグループ化されます。

Twoodoネットワークはユーザーチームで構成することもできます。チームを作るには、チーム名を入力し、招待したい相手のユーザーIDを追加します(例:+websiteteam @bakari @tim)。チーム外のユーザーにもメッセージを送れますが、その相手はTwitterやFacebook、Google+と同じようにTwoodoに登録してユーザーIDを作成する必要があります。

Twoodoはタグシステムによってスレッドのやり取りを整理します。タグをクリックすると、同じタグが付いたすべてのメッセージが一覧表示され、まるで実際のフォルダに振り分けられたかのように確認できます。

Twoodoに投稿されたメッセージやアクティビティは、最近の更新順、優先度順、作成日順に並べ替えることが可能です。また、無料のiPhoneアプリ(現在は提供終了)経由でもモバイルアクセスでき、Webアプリケーションの機能をそのまま再現していました。

ハッシュタグシステムを積極的に活用したいなら、Twoodoはメールに代わるスマートな選択肢になるかもしれません。ただし、Oogwaveが提供するような本格的なプロジェクト管理やチームコラボレーションのニーズについては、Twoodoはやや物足りない場合もあるでしょう。

メールの代替手段になり得るのか?

多くの人は今でもプロジェクトでの協働や連絡にメールシステムを使っていますが、TwoodoやOogwaveのようなオンラインツールを目にすると、「メールは時間がかかりすぎるのではないか」「本当に最も生産的なオンラインネットワーキングの手法なのか」と考えさせられます。

これらのコラボレーションツールについてどう思いますか?追加してほしい機能はありますか?チームでの利用を妨げている制限事項はありますか?おすすめの代替サービスがあれば、ぜひ教えてください。