毎日のメール作業が変わる!Gmailの隠れた便利機能10選

GmailにもOutlookのようなプレビュー画面があるのをご存じですか?実はそれ以外にも、知ると驚かされる地味ながら強力な機能がたくさん備わっています。

Gmailのデフォルトのインターフェースは十分使いやすく、設定を一切いじらなくても問題なく使えます。しかし、ほんの少し変更を加えて隠れた機能を活用すれば、メール作業はもっとシンプルに、速く、快適になります。

そうした機能の中には、存在が目立たず重要性を感じさせなかったり、設定が複雑そうに見えたりするものもあります。ですが一度使い始めれば、「今までどうやって運用していたのだろう」と思うほど便利です。

ここでは、以前からGmailで見かけたことはあるけれど深く考えたことがない、あるいはまだワークフローに組み込んでいない機能を10個ご紹介します。

1. 添付ファイルの付け忘れを防ぐリマインダー

添付ファイルの入れ忘れが多い人は、「添付いたします」という一文を必ずメール本文の冒頭に入れる習慣をつけましょう。こうしておけば、送信ボタンを押した時点で添付ファイルがない場合、Gmailが「添付し忘れていませんか」と警告してくれます。

もちろん、必要なファイルをアップロードした後は、確認用の「添付いたします」という文言を削除するのをお忘れなく。

2. 古いメールから順番に表示する

ページ下部にあるメール件数を示す小さなテキストは、クリックできないように見えますが、実はクリックできます。ここをクリックすると、デフォルトとは逆の「古い順」でメールを並べ替えられます。古いメールを掘り起こして不要なものを一掃したいときに非常に便利です。いつでも元の並び順に戻せるのも安心です。

なお、この並べ替え機能は特定のページではグレーアウトして使用できません。たとえば検索結果の画面などが該当します。

3. 受信トレイの優先順位を決める

Gmailでは、重要視するメールの種類に応じて受信トレイを、ひと目で見渡せる複数のセクションに分割できます。サイドバーの受信トレイリンクにマウスカーソルを合わせると、小さな下向き矢印が現れます。そこには選択可能な受信トレイのスタイルがいくつか隠されています。たとえば、スター付きのメールだけを受信トレイの上部に表示したり、未読メールだけを表示したりすることも可能です。

4. 複数種類のメールを同時に表示する

Googleの「複数の受信トレイ(Multiple Inboxes)」Labs機能を使うと、メインの受信トレイと同じページに、最大5つの特別な条件を設定した追加受信トレイを表示できます。たとえばスター付きメール専用のセクション、添付ファイル付きメール用のセクション、特定アドレス宛のメール用セクション、検索クエリ用のセクションなどを設けられます。よくアクセスするメールを探すためにラベルを行き来する手間が省けるので、かなり便利です。

この機能は設定 > Labsから有効化すると、設定 > 複数の受信トレイから構成できるようになります。このセクションでは、各受信トレイの配置位置や、一度に表示するメール件数も指定可能です。

複数の受信トレイを使う場合は、この機能がデフォルト(Default)の受信トレイスタイルでのみ動作することに注意してください。また、Gmailがメインタブのみを表示するよう設定されている必要があります。プロフィール画像下の歯車アイコンをクリックし、ドロップダウンから受信トレイを設定を選択、有効にするタブを選択ダイアログでメイン以外のチェックをすべて外せばOKです。

5. Gmailから他のアカウントのメールを送信する

Gmailからすべてのアカウントの名義でメールを送れるのに、送信のたびにアカウントを切り替える必要はありません。Yahoo!メール、Outlookなど、SMTPサーバーを使用するアカウントならどれでも対応しています。

「差出人アドレスを追加(send mail as)」機能をセットアップするには、まず設定 > アカウントを開きます。名前を付けてメールを送信:セクションの他のメールアドレスを追加リンクをクリックし、画面の指示に従って、自分が所有する任意のメールアドレスからの送信をGmailに許可します。「エイリアスとして扱います」のチェックを外すと、相手側のサーバー経由でメールが送信されます。

さらに一歩進んで、すべてのメールアカウントをGmailから一元的に管理・取得することも可能です。

6. 複数ページのメールをまとめて処理する

ラベル配下の大量のメールを移動・削除・整理するとき、1ページずつ作業していませんか?無理もありません。

そのラベル内のすべてのメールをワンクリックで選択できるリンクは、見逃しやすいのです。このリンクは、すべて選択チェックボックスにチェックを入れたとき、メニューバーとメール一覧の間に現れます。「ラベル名 内のスレッド ○○件をすべて選択」という形式で表示されます。

7. メールへのアクセス権限を委任する

デジタルデトックス休暇に行きたいけれど、メールだけは放置できない――そんなときは、家族や仕事仲間など100%信頼できる人にアカウントへのアクセスを委任して、代わりにメールをチェックしてもらうのはどうでしょう?本当に重要なメールが届いたときだけ連絡をもらえるとわかっていれば、心置きなく休暇を楽しめます。

アクセス権を委任するには、設定 > アカウントを開き、アカウントへのアクセスを許可の下にある別のアカウントを追加リンクから、相手のGmailアドレス(Gmailアドレスのみ対応)を追加します。相手がアクセス要求を承認すれば設定完了です。

委任されたユーザーは、アカウント設定やパスワードの変更、チャット機能の利用はできません。ただし、連絡先へのアクセスや、あなた名義でのメールの閲覧・送信は可能です。

8. 不要なメーリングリストから退会する

受信トレイに届く不要なメールに対して反射的に削除ボタンを押してしまい、Googleがワンクリックでメーリングリストから脱退できる登録解除ボタンを導入したことを忘れている人も多いのではないでしょうか。このボタンを活用すれば、関係のないメールが受信トレイを散らかすのを防げます。

登録解除ボタンは差出人のメールアドレスの横に表示されます。場合によっては、To:情報の横にある小さな下向き矢印のドロップダウンの中に隠れていることもあります。

登録解除ボタンがもう少し目立つ位置にあればいいのにと思うほど、今の仕様では見落としがちです。

9. メールクライアントを整理して同期を速くする

10年前、いや数年前のメールにアクセスしなければならなかったのはいつでしたか?思い出せませんよね。

日々の業務で古いメールを読み返す必要がないなら、それらがメールクライアントを圧迫しないよう制限するのが得策です。設定 > 転送と POP/IMAPから、Gmailからメールクライアントへ同期されるメッセージ数に上限を設定できます。

IMAP アクセスセクション内のフォルダのサイズ制限オプションを探し、IMAP フォルダ内のメッセージ数を次の数以下に制限するのラジオボタンを選択してください。1000〜10000件の範囲で数値を選べば、その件数分のメッセージ(もちろん最新のもの)だけがメールクライアントと同期されます。

たまに古いメールが必要になったとしても、Gmailのウェブ版から簡単にアクセスできます。

頻繁に参照する古いメールがたくさんあるなら、それらにスターを付けておき、設定 > ラベルでスター付きフォルダがIMAPで表示されるよう設定しましょう。このセクションから、あまり使わない他のラベルの同期を無効化することもできます。

10. スマートな記号でメールを見つけやすくする

デフォルトのカテゴリだけでは物足りないとき、Gmailのラベルは受信トレイを整理する強力な味方になります。ラベルには色を付けたり名前を変えたりして、識別しやすくできます。

しかし、テキストよりも優れた識別手段となるのが、記号・アイコン・特徴的な形状です。

よく参照するメールには黄色い星、要対応のメールには赤い感嘆符、処理済みのメールには緑のチェックマーク――この方法、理にかなっていますよね?

なんと、Gmailには最初から組み込まれています。

必要な記号――Gmailでは「スター」と呼ばれます――を設定 > 全般から有効化するだけです。

下にスクロールしてスター:セクションを探してください。プリセットはスター 1 個、スター 4 個、すべてのスターの3種類です。デフォルトはスター 1 個(黄色い星)です。メールにスターを付けるとスター付きラベルの下に振り分けられ、すぐアクセスできます。受信トレイをカテゴリ分けしている場合、スターを付けたメールはメインカテゴリに配置され、見逃すことがありません。

スター 4 個またはすべてのスターのプリセットを選ぶと、より多くの記号が使えるようになります。使用中:と未使用:のセクション間でスターをドラッグ&ドロップして、有効/無効を切り替えることも可能です。

各メールの横のスター記号をクリックするたびに、有効化されたスターが順番に切り替わっていくので、目的の記号を簡単に選んで割り当てられます。

正直に言うと、筆者は設定画面であのカラフルなスターを目にするたび、本格的な設定やラベル整理が必要だと思って見過ごしていました。実際に時間をかけて確認してみると、難しいことは何もなく、Gmailのスターは確かに毎日のメール管理を楽にしてくれるものだと気づいたのです。

Gmailに再び感動させてみませんか

Gmailは長い歴史を持つサービスです。インターフェースの隅々まで探検したつもりでも、長年使い続けた後に驚かされる機能がまだ残っています。それは、過小評価されがちな他のGoogleの機能と同じように、自分から探しに行くまでひっそりと潜んでいるからです。

あなたが「もっと注目されるべきだ」と思うGmailの機能は何ですか?Gmailの好きなところをぜひ教えてください!