今日のワークフローに追加するための10の十分に活用されていないGmailの調整

GmailにはOutlookのようなプレビューペインがありますか？ はい！また、他にも多くの控えめな機能があり、驚かされる可能性があります。

Gmailのデフォルトのインターフェースは良いです。設定を1つ調整しなくても問題なく実行できますが、Gmailのワークフローは、いくつかの変更を加えてGmailの優れた機能を使用すると、はるかにシンプルで高速になり、より優れたものになります。

これらの機能の中には、微妙すぎて注意を引くことができないもの、取るに足らないもののように見えるもの、セットアップが複雑に見えるものがあります。しかし、それらを使い始めると、それらなしでどのように管理したのか不思議に思うでしょう。

Gmailで以前に気付いたかもしれないが、ワークフローについてあまり考えていないか、まだ追加していない機能をいくつか見てみましょう。

1.添付ファイルのリマインダーを取得する

添付ファイルを追加するのを忘れがちな場合は、すべてのメールを「添付しました」というテキストで始める習慣をつけてください。次に、送信を押す前に添付ファイルを追加しなかった場合は、 Gmailはそれらを追加するように促します。

もちろん、アップロードが必要なファイルをアップロードした後は、「添付しました」というテキストを削除することを忘れないでください。

2.最も古いメールを最初に表示する

ページ上のメールの数を示す小さなテキストはクリック可能ではないように見えますが、 。それをクリックすると、Gmailにメールを古いものから新しいものへと並べ替えるように指示できます。これはデフォルトの逆です。これは、古いメールをふるいにかけ、不要なメールを削除するのに最適です。いつでも通常の並べ替え順序に戻すことができます。

この並べ替え機能は、特定のページでグレー表示されることに注意してください。たとえば、検索結果で。

3.受信トレイに優先順位を付ける

Gmailでは、優先するメールの種類に基づいて、受信トレイをスキャンしやすいセクションに分割できます。 受信トレイの上にマウスを置きます サイドバーのリンクをクリックすると、小さな下向き矢印が表示されます。それはあなたが選ぶことができる一握りの受信箱スタイルを隠します。たとえば、スター付きのメッセージのみを配置するか、未読メッセージのみを上部に配置するかを選択できます。

4.一度に複数の種類のメールを表示する

GoogleのMultipleInboxesLabs機能を使用すると、特別なパラメータを使用して最大5つの追加の受信トレイを表示できます メインの受信トレイと同じページにあります。したがって、たとえば、スター付きメッセージ用に1つ、添付ファイル付きのメッセージ用に1つ、特定のアドレスに送信されたメッセージ用に1つ、検索クエリ用に1つ、別のセクションまたは受信トレイを作成できます。これは、頻繁にアクセスするメールにアクセスするためにラベルを切り替え続けたくない場合に非常に便利です。

設定>ラボから機能を有効にしたら 、[設定]>[複数の受信トレイ]から複数の受信トレイを構成できます 。このセクションから、受信トレイの配置方法と、一度に表示するメッセージの数を指定することもできます。

複数の受信トレイを使用する場合は、この機能がデフォルトでのみ機能することに注意してください。 受信トレイスタイル。また、Gmailがプライマリのみを表示するように設定されていることを確認する必要があります タブ。これを行うには、プロフィール写真の下にある歯車のアイコンをクリックしてから、受信トレイの構成をクリックします。 ドロップダウンで、最後にプライマリの横にあるものを除くすべてのボックスのチェックを外します 有効にするタブを選択 ダイアログ。

5.Gmailを使用して他のアカウントからメールを送信する

Gmailからすべてのアカウントに代わってメールを送信できるのに、メールを送信するたびに1つのメールアカウントから別のアカウントに移動するのはなぜですか。これは、Yahoo、Outlook、およびSMTPサーバーを使用するその他のアカウントで機能します。

「名前を付けてメールを送信」機能を設定するには、まず[設定]>[アカウント]に移動します 。現在、次のようにメールを送信： セクションで、自分が所有する別のメールアドレスを追加するをクリックします 画面の指示に従って、Gmailが所有している任意のメールアドレスからメールを送信することを承認します。 エイリアスとして扱うの横にあるチェックボックスを必ずオフにしてください サーバーから送信されたメールを他のアカウントにリンクさせるため。

さらに一歩進んで、Gmailからすべてのメールアカウントをインポート/管理できます。

6.複数のページからのメールを一緒に処理する

任意のラベルの下にある大量の電子メールを移動、削除、またはその他の方法で処理する場合は、おそらくページごとに行います。私たちはあなたを責めません。

すべてを選択できるリンクを見逃しがちです ワンクリックでそのラベルの下の電子メール。 すべて選択をオンにすると、メニューバーとメールの隙間に表示されます チェックボックスをオンにすると、次のようになります。すべての number_ofを選択 label_nameでの会話 。

7.メールへのアクセスを委任する

あなたが技術のない休暇に行きたいが、あなたの電子メールを置き去りにする余裕がないとしましょう。アカウントへのアクセスを、兄弟や仕事のパートナーなど、信頼できる人に100％委任して、メールをチェックしてもらいませんか？このようにして、完全にリラックスすることができます。これは、本当に重要なことがメールに含まれている場合に更新を受け取ることがわかっているためです。

アカウントへのアクセスを承認するには、[設定]>[アカウント]に移動します 別のアカウントを追加を使用します アカウントへのアクセスを許可するの下にあるリンク 誰かのGoogleMailアドレスを追加する（のみ）。その人がアクセス要求を確認したら、すべて設定されているはずです。

代理人は、アカウント設定とパスワードを微調整したり、アカウントからチャットを使用したりすることはできません。 彼らはあなたの連絡先にアクセスし、あなたに代わってメールを読んだり送信したりすることができます。

8.無関係なメーリングリストを捨てる

あなたが私のようなら、削除を押すだけです 受信トレイに入れたくない灰色のメールのボタン。Googleがメーリングリストから脱出するためにワンクリックの[購読解除]ボタンを導入したことを完全に忘れています。そのボタンを使用して、無関係なメールが受信トレイを乱雑にするのを防ぎます。

登録解除が見つかります 送信者のメールアドレスのすぐ横にあるボタン。 to：の横にある小さな下向き矢印の後ろのドロップダウンに隠れている場合があります 情報。

登録解除を希望します ボタンがより目立つようになりました。今のところ、見落としがちです。

9.メールクライアントを整理して同期を高速化

10年前、あるいは数年前の電子メールに最後にアクセスしなければならなかったのはいつですか。思い出せませんよね？

古い電子メールを日常的に処理する必要がない場合は、それらが電子メールクライアントを乱雑にするのを防ぐのが理にかなっています。これを行うには、設定>転送とPOP / IMAPを介してGmailからメールクライアントに同期されるメッセージの数に制限を設定します 。

フォルダサイズの制限を探します IMAPアクセスの下のオプション IMAPフォルダを制限してこの数以下のメッセージを含めるの横にあるラジオボタンを選択します 。 1000から10000の間の数値を選択すると、それらの多くのメッセージ（もちろん最新のもの）が電子メールクライアントと同期されます。

時々古いメールにアクセスする必要がある場合は、Gmailのウェブインターフェースから非常に簡単にアクセスできます。

定期的に参照している古いメールがたくさんありますか？

スターを付けたまま、[設定]>[ラベル]の下に配置します 、スター付き フォルダがIMAPに表示されるように設定されています。このセクションから、他のめったに使用されないラベルの同期を無効にすることもできます。

10.スマートコードを使用してメールを簡単に検索

Gmailのラベルは、デフォルトのカテゴリで受信トレイがカットされない場合に、受信トレイを使いこなすことができます。ラベルに色分けして名前を付けると、簡単に識別できます。

ただし、記号、アイコン、またはある種の明確な形など、テキストよりも優れた識別子を作成するものがあります。

よく参照するメールの黄色い星、アクションが必要なメールにフラグを付けるための赤い感嘆符、処理したメールにマークを付けるための緑のチェックマーク-このアプローチは非常に理にかなっていますね。

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何だと思う？ Gmailにはそれが組み込まれています。

Gmailでは「スター」と呼ばれる記号を有効にするだけです。[設定]>[一般]から必要です。 。

スター：まで下にスクロールします セクション。 3つのプリセットが表示されます：1つ星 、4つ星 、およびすべての星 。デフォルトは1つ星です （黄色い星）。メールにスターを付けると、そのメールはスター付きの下に置かれます 簡単にアクセスできるラベル。受信トレイをカテゴリに分割している場合は、メールにスターを付けると、プライマリに配置されます。 カテゴリ。通知を逃さないようにします。

4つ星から選択できます またはすべての星 より多くのシンボルをアクティブにするためのプリセット。 使用中：の間に星をドラッグアンドドロップすることもできます および使用されていません： それらを有効/無効にするセクション。

メールの横にある星の記号をクリックするたびに、有効になっているすべての星が順番に表示されるため、その特定のメールに割り当てる星を簡単に選択できます。

設定でこれらのカラフルな星に気付くたびに 、私はそれらを使い始める前にそれらがいくつかの深刻な微調整/ラベル付けを必要とするだろうと思ったので、私はそれらをすぐに見ました。実際に時間をかけて見てみると、そこを理解することはあまりなく、Gmailのスターは確かにあなたの生活を楽にしてくれることに気づきました。

Gmailにあなたを感動させましょう。 もう一度 ！

Gmailはもう長い間存在しています。私たちはそのインターフェースの隅々まで掘り下げてきましたが、Gmailの機能のいくつかは、これらすべての年月を経ても私たちを驚かせる能力を持っています。これは、これらの十分に活用されていないGoogleの機能と同じように、検索するまでは低い位置にあるためです。

どのGmail機能が、それに値する注目や評価を得られないと思いますか？ Gmailの好きなところを教えてください！