散らかり放題の受信トレイを一掃！今日から使える効果抜群のメール整理術5選

私は普段、新年の抱負というものがあまり好きではありません。やる価値がないからではなく、つい非現実的な目標を選んでしまいがちで、2週間も経たないうちに挫折して落ち込むからです(「アイスクリームはもう食べない」なんて目標は特に)。

しかし今年は、仕事においてより生産的で、整理された状態を目指すことを決意しました。リモートワークをしていると、仕事とプライベートの境界線はあっという間に曖昧になります。家庭のことが仕事に紛れ込み、その逆もまた然り。気づけばカオス状態になっていることも少なくありません。

そこで今回は、メールを整理し、受信トレイをすっきりさせたまま保つために実践できる、シンプルな5つの方法をご紹介します。幸い、これらはすべて「Kiwi for Gmail」を使えばすぐに実行できます。

1. 色分けラベルで受信トレイを仕分ける仕組みを作る

Gmailには以前からラベル機能があり、さまざまな目的に応じてメールを素早く分類できます。さらに、このラベルには色を割り当てることも可能です。詳細は次の項目で解説します。

2. フィルタを活用して、特定の種類のメールを自動的に振り分ける

たとえば、夏に旅行に行く予定があるなら、旅行予約サイトや航空会社からのメールをまとめておきたいものです。あるいは、仕事のプロジェクト関連のメッセージを保管するためのラベルを作成してもよいでしょう。

フィルタを設定すれば、さらに一歩進んで、受信したメールを自動的に新しいラベル/フォルダへ追加することもできます。たとえば、特定の人物からのメールや、本文に特定のキーワードを含むメッセージをひとまとめにする、といった運用が可能です。

しかもGmailは、過去に受信したメールの中から同じ条件に一致するものを一括で振り分けることまでできます。これで、色分けされた受信トレイ管理システムのできあがりです!

もっと手軽な方法をお探しなら、「Kiwi for Gmail」のフォーカス受信トレイ機能を試してみてください。日別・週別でメッセージを絞り込んだり、「重要」マーク付きのメールだけを表示したり、添付ファイル付きのみを抽出したりといった操作が、その場でサッと行えます。

3. ニュースレターや一括配信メール用に、別のメールアドレスを作る

迷惑メールの次に厄介なのが、オンラインショップなどのサイトを訪れた後に届き始める、役に立たないニュースレターや大量配信メールです。残念ながら、一度届き始めると止めるのが簡単ではないことも多いのです。

解決策として、ニュースレターなどの一括配信メール専用のメールアドレスを作ってしまうのがおすすめです。そうすれば、個人的にも仕事上でも重要なメッセージと、それらのメールを完全に分けて管理できます。

この方法の最大のメリットは何でしょうか? 一括配信メールを受け取るのにうんざりしたら、そのメールアカウントを丸ごと削除して終わり。それだけで済むのです。

4. 不要なメールは思い切って購読解除する

ニュースレターやショッピング関連のメールを受け取るのに疲れたら、もう一つの解決策があります。それは「配信停止」です。

こうしたメールの一番下にある購読解除リンクをクリックし、案内に従いましょう。まともな企業であれば、確実にメーリングリストから除外してくれるはずです。

それでも配信が止まない相手には、該当するメールを迷惑メールとしてマークしましょう。そうすれば、今後同じ企業や団体からメールが送られてきても、受信トレイに入らずに済みます。

5. 添付ファイルはPCやクラウドストレージ(Dropbox、Google Driveなど)に保存する

最後に、メールの添付ファイルをより効率的に整理するための方法をご紹介します。添付ファイルをGmailの中だけに置いておくと、後から探すのが意外と面倒です。そこで活用したいのがストレージサービスです。

Google Drive、Apple iCloud、Microsoft OneDriveなど、多くのサービスがあらゆる種類のファイルを保存できる容量を提供しています。重要な添付ファイルはこのように保存しておけば、情報が一箇所に集約され、どのデバイスからでもアクセスできるようになります。

以上です! 受信トレイの主導権を取り戻すための、手軽に実践できる5つのアクションをご紹介しました。これでアイスクリームを楽しむ時間もしっかり確保できますね。

編集部注：Amanda Marcotte氏は、GmailとGoogle Workspaceの便利な機能をブラウザ外で快適に使えるようにするデスクトップアプリ「Kiwi for Gmail」の成長・マーケティング担当副社長(VP of Growth and Marketing)です。

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