朝一番のメールチェック、本当に必要？生産的な朝を作る「3段階メール処理術」

生産性に関するブログならどこでも、「朝起きてすぐにメールをチェックするのは最悪の習慣だ」と語っています。ビールを開けてゲーム機の電源を入れるのと同じくらい無駄だとまで言う人もいます。一度メールを見てしまえば、何も成果を出せないまま一日が終わってしまうからです。

もちろん言い過ぎですが、朝一番にメールを確認する習慣は頻繁に批判されています。にもかかわらず、実際にそうしている人が大多数なのが現実です。では、起床後にメールをチェックするのは本当に悪いことなのでしょうか？

デューク大学の行動経済学教授ダン・アリエリー氏によれば、起床後の最初の2時間こそ、その日で最も生産的な時間帯だといいます。

時間管理における最も悲しい失敗の一つは、一日の中で最も生産性の高い2時間を、高度な認知能力を必要としない作業に費やしてしまう傾向にあることです。

研究によれば、完全に目覚めてからの最初の2時間が能力のピークであり、メールのチェックはそのベストな状態を必要とする作業ではないことが分かっています。だからこそ、受信箱を後回しにせよとアドバイスするブログ記事には一定の理屈があるのです。

しかし、そうした記事のコメント欄を下にスクロールすると、必ず同じ反論を目にします。「私には現実的じゃない」。顧客からの問い合わせ、経営陣からの指示、当日の業務に関する情報など、多くの人にとってメールは朝のルーティンに欠かせないものなのです。

では、最初の2時間を最大限有効活用しながら、重要な情報を見逃さない方法はあるのでしょうか？答えはイエス。ただし、計画が必要です。

「抜け出す戦略」を持つことが大切

忘れてはいけないのは、テクノロジーに支配される必要はないということです。確かに、メールチェックだけで毎朝2時間を失うことはあり得ますが、そうしなければならないわけではありません。「朝のメールを無視しろ」というアドバイスは、ある意味、優先順位をつけられない自分をコミュニケーションツールのせいにしているとも言えます。メールがあまりに気を散らすので完全に後回しにすべきだと感じる人もいるでしょうが、それが全員に当てはまるわけではありません。

あなたにとって、メールは1日の計画を立てるための重要なステップかもしれません。それ自体はまったく問題ありません。ただ、メールが朝の時間を支配してしまうと感じたら、できるだけ多くのメール処理を後回しにしましょう。個人的に、メール処理には3つの段階があることに気づきました。

1. 絶対に読みたくないものを削除する（メルマガ、PRメールなど）
2. 残りをすべて読み、返信不要なものはアーカイブする
3. 返信が必要なメールに返信する

私のコツは、この3つを同時にやらないことです。以下は私自身のやり方ですが、メールを素早く処理したいなら、普段使っているメールクライアントのショートカットキーを覚えておくことをおすすめします。

1. まずは仕分けから始める

朝どうしてもメールを確認しなければならないときは、まず読む価値のないゴミを削除します。

これは通常1分もかかりません。朝のクリーンアップが終わったら、メールを閉じて別のことをします。皿洗いでも、7分間のワークアウトでも構いません。次の段階に入る前に、頭を少しすっきりさせることが目的です。

2. 全部読む、ただし返信はしない

メールに戻る準備ができたら、受信箱のすべてに目を通します。ただし、何一つ返信しません。返信が不要なものはそのままアーカイブします。後でやるべきタスクを指摘しているが返信不要なメッセージは、タスクをメモしてからアーカイブします。そして返信が必要なメールは、単純にスキップして次へ進みます。

こうすることで、数分で受信箱全体を処理できます。返信待ちとして残るメールは平均4〜5通程度です。重要なのは、朝の残りの時間を生産的な仕事に使えることであり、返信は後回しにしても問題ないということです。

あなたのメール戦略は？

このプランが全員に合うとは言いません。大事なのは、どんな形であれ、メールを素早く処理するための計画を自分なりに持つことです。朝一番にメールを確認する必要があるなら、素早く出入りする方法を見つけて、貴重な最初の2時間を別のことに使いましょう。

ぜひ教えてください：あなたのメール戦略は何ですか？情報過多を減らすために何か工夫していますか？朝は即座にメールに飛び込みますか、それとも後回しにしますか？皆さんのワークフローをぜひ聞かせてください。コメント欄でお待ちしています。