GoogleドライブとGmailの作業効率化テクニック10選｜今日から使える時短ワザ

ほぼ真っ白な1枚のページが、140以上の製品を支えています。Googleは巨大企業であり、その分だけ多彩な機能を抱えています。

Googleのコンシューマー向けサービスの全貌を把握しているユーザーはごくわずかでしょう。「PubSubHubbub Hub」というGoogleサービスの名前を聞いたことがある人は、さらに少ないはずです。

毎日「Google体験」に触れて暮らしていても、作業をより速く、より快適にしてくれるちょっとしたコツを知ると新鮮な驚きがあります。優れたヒントとは、同じやり方の繰り返しというマンネリを打破してくれるものだからです。

そこで今回は、私たちが最も頻繁に使う2つの製品――GoogleドライブとGmailから厳選した実用的なテクニックをご紹介します。あなた独自のワザがあれば、ぜひ記事末尾のコメント欄で教えてください。

アプリランチャーを自分好みにカスタマイズする

アプリランチャー(9個の点が並んだグリッドアイコン)は、Google製品全体を通じて共通している機能の一つです。各サービス間を素早く切り替えられる便利な存在ですが、よく使うサービスが上位12個の表示枠に入っていないこともあります。

実は、ドラッグ&ドロップ操作だけで数秒のうちに並び順を変更できます。

まずGoogleアカウントにサインインし、アプリランチャーをクリックしてメニュー下部の「その他」を選択します。

使いたいGoogle製品をドラッグして上部へ移動しましょう。逆に下段へ戻せば、本当に必要なサービスだけを常に視界に収めることもできます。

手描き検索で特殊文字をすばやく入力する

Googleドキュメント、スライド、図形描画では、さまざまなカテゴリの特殊文字や記号を挿入できます。ドロップダウンメニューやキーワードで探す代わりに、自由形式の手描きボックスを活用するのがおすすめです。

「挿入」メニューをクリックし、「特殊文字」を選択します。スライドや図形描画の場合は、カーソルがテキストボックス内にある必要があります。ボックス内にキーワードを入力するか、マウスで文字を直接描いてみてください。更新アイコンをクリックすれば、描いたものを消して書き直すことも可能です。

検索結果には候補のプレビューが表示されるので、文書に挿入したい特殊文字を選びましょう。

音声入力でタイピング時間を大幅に節約する

Googleドライブには、文書を素早く仕上げるための強力な機能――「音声入力」が用意されています。この機能はChrome限定ですが、音声認識の精度は高く、Dragon Naturally Speakingのような高価な専用ソフトに頼らずに済みます。

しかも、この技はGoogleドライブの文書だけに使えるものではありません。音声入力を使えば、メールへの返信もあっという間に作成できます。新しいGoogleドキュメントで返信文を口述筆記し、それをメールにコピー&ペーストするだけでOKです。

機能を使うには、Googleドキュメントを開いて「ツール」>「音声入力」をクリックします。

マイクのポップアップが表示されたら、マイクをクリックするか、キーボードで「Ctrl + Shift + S」(Macでは「Cmd + Shift + S」)を押します。背景音の少ない静かな環境で、普段どおりのスピードで話すのがポイントです。

Googleのサポートページでは、入力中の誤りの修正方法や、句読点を追加するためのフレーズの使い方なども詳しく解説されています。

おまけのコツ: もっと手軽な方法として、GoogleのWeb Speech APIデモページへのショートカットを登録しておくのも一案です。「コピー」や「メール作成」ボタンまで備わっています。

音声コマンドで文書の編集・書式設定まで行う

Googleドライブのアップデートにより、この機能はさらに強力になりました。音声で文書を書くだけでなく、編集や書式設定まで声の指示で実行できます。文書を入力(または口述)した後、キーボードに一切触れることなく、基本的な編集操作を完結させられるのです。

「音声コマンドのヘルプ」と話しかければ、サポートページが開き、文書をより速く仕上げるために使えるすべての編集コマンドの一覧が確認できます。

なお、Googleの音声入力は48以上の言語とアクセントに対応しています。日本語にも対応しているので、英語が苦手な方でも安心して活用できます。

共有リンクを変えずにファイルを最新版へ差し替える

Googleドライブなら、Googleドキュメントのリビジョン管理は簡単です。しかし、PDFなどGoogleドライブネイティブではないファイルはどうでしょうか?共有済みのPDF、テキスト、画像、動画ファイルを更新したい場合、招待リンクを送り直す必要があるのでしょうか?

答えは「ノー」です。

招待・共有の手順をやり直すことなく、古いファイルを新しいバージョンに置き換えられます。

Googleドライブにログインし、更新したいファイルを選択します。ファイルを右クリックし、メニューから「バージョンを管理」を選択、続いて「新しいバージョンをアップロード」ボタンをクリックして更新ファイルをアップロードすれば、ドライブ上の旧ファイルと置き換わります。

共有URLは変わらないため、受け取った相手は以前の招待リンクのまま、新しいファイルにそのままアクセスできます。

忙しくて返信できないときは…スヌーズ機能を活用しよう

Gmailで生産性を高めるコツは、「いつ読んで返信すべきか、いつ後回しにすべきか」を見極めることにあります。Gmailにはミュートボタンがありますが、かつては内蔵の「スヌーズ」機能がありませんでした。

現在のGmailには標準でスヌーズ機能が搭載されており、受信トレイのメールにカーソルを合わせて時計アイコンをクリックすれば、指定日時までメールを非表示にできます。それでも足りない場合は、外部ツールを組み合わせるのも一つの手です。

Chrome拡張機能の「Gmail Snooze」や「Snooze Your Email」などを導入する方法もあります。BoomerangやFollowUpThenといったWebアプリは、無料プラン付きの有料サービスとして提供されています。

もっとシンプルなのが「HitMeLater」です。メールを24@hitmelater.com宛てに転送すると、24時間後に再送してくれます。「24」の部分は任意の時間数に変更可能です。Basicアカウントは無料で、最大24時間までスヌーズできます。

美しいHTMLメールをGmailで簡単に送る方法

HTMLエディタでHTMLメールを手作りし、それをGmailにコピー&ペーストすることができます。html、head、bodyタグを使わなければ、Gmailはコンテンツタグをきれいにレンダリングしてくれます。さらに手軽なのは、Amit Agarwal氏が公開している「Send HTML Mail」WYSIWYGツールを使う方法です。

また、GoogleドキュメントとGmailを組み合わせてもHTMLメールを送れます。Googleドキュメントで装飾付きのメール本文を作成し、それをGmailにコピー&ペーストするだけです。同じ発想は、Googleドライブでおしゃれなメール署名を作るときにも応用できます。

Googleフォトでドライブの写真を編集する

Googleフォトでできる便利なことはたくさんありますが、その一つがGoogleドライブの写真の編集です。フィルターで写真を美しく加工したり、ビネット効果を加えたりしたいときに重宝します。

ただし注意が必要なのは、Googleフォトで写真を編集しても、その変更はGoogleドライブには反映されないという点です。

まずログインしてGoogleフォトを起動し、メニューアイコンをクリックします。

次に「設定」>「Googleドライブの写真と動画をフォト ライブラリに表示」を選択します。

GoogleドライブとGoogleフォトでは、写真の保存に関する目的が異なります。この2つの関係は紛らわしいため、それぞれの用途を明確に区別しておくことが、写真を整理整頓するうえで非常に重要です。

Googleドライブにアップロードした写真は、ドキュメント、スプレッドシート、スライドに簡単に挿入できます。チームと同期する場合は「Photos」フォルダを活用しましょう。

一方、Googleフォトは写真や動画のバックアップ専用です。写真や動画の編集・共有、アルバムへの整理、日付・場所・人物による検索などに向いています。

Googleフォトの写真をGmailに添付する

Gmailには、Googleフォトのアルバムから写真をワンクリックで添付する機能がありません。しかし、Googleドライブを橋渡し役として使えば、これを実現できます。Googleドライブ内にGoogleフォトフォルダを作成できる機能を活用しましょう。

Googleドライブにログインし、右上の歯車アイコンから「設定」をクリックします。次に「Googleフォト フォルダを作成する」というチェックボックスにチェックを入れ、「完了」をクリックします。

これで、すべてのGoogleフォトの写真に、Googleドライブの「Googleフォト」フォルダ経由でアクセスできるようになります。

あとは、Gmailの「ドライブから挿入」オプションを使ってGoogleフォトフォルダを参照し、添付したい写真を選択するだけです。

2分でできるセキュリティ診断

Google自身が計測したところによると、所要時間はわずか2分。あなたにも必ずできます。同社は2016年のSafer Internet Dayに合わせて「セキュリティ チェックアップ」の取り組みを開始しました。当時の2GB無料ストレージ増量キャンペーンは終了しましたが、Googleドライブのセキュリティ設定をさっと見直す習慣は今でも大切です。特に、連携しているサードパーティアプリの権限は定期的に確認しておきたいところです。

GmailとGoogleアカウントは、あなたのクラウド生活の中心的存在かもしれません。少し時間を作って、Googleアカウントの2段階認証プロセスを有効にしておきましょう。

どのテクニックが役立ちましたか?

Googleドライブの検索結果からファイルをフォルダへ直接ドラッグ&ドロップするシンプルな操作も、ワークフローを高速化してくれます。こうした小さなコツを積み重ねれば、Google Top Contributor Programへの参加も夢ではありません。もちろん、魅力的な特典もあります。GoogleドライブとGmailはどちらも成熟した製品ですが、私たちの活用法はまだまだ進化し続けているのかもしれません。

最近、思わずすぐに試してみたくなるようなヒントに出会ったことはありますか?ぜひ下のコメント欄でシェアしてください。