受信トレイを確認するための4つの生産性のヒント

私たちは皆そこにいました。同僚から目前のタスクから焦点を外すメールを受け取ったとき、あなたは目前のタスクに集中しています。不思議なことに、クリックしてどのように支援できるかを確認しますが、実際にはすぐに対応する必要はありません。

それでも、今すぐ彼らに戻るべきか、それとも焦点を取り戻そうとするべきか疑問に思うかもしれません。これは、1日を通して頻繁に発生する場合、特に困難な場合があります。

この記事では、メールをチェックするときに生産性を維持するのに役立つヒントをいくつか紹介します。

1.毎日受信トレイをチェックする回数を制限する

メールを受信するたびに受信トレイをクリックしている場合、またはメールを予期している場合は、常に集中力を失っています。また、特に各メールにすぐに返信する場合は、中断されてから仕事に戻るまでにかかる時間を考慮する必要があります。

あなたは忙しく感じるかもしれませんが、これは前後に働くための最も生産的な方法ではないかもしれません。メールリストを空にする目的で受信トレイを確認したい。

あなたの仕事が本当にすべての電子メールへの即時の応答を必要としない限り、あなたが毎日あなたの受信箱をチェックする回数を制限することを試みてください。提案として、メールを1日2〜3回確認し、優先順位を付けることをお勧めします。1回は仕事に着いたとき、1回は昼休みの後、おそらく1日が終わる1時間前です。

ただし、自分のスケジュールと一緒に作業するスケジュールに合ったルーチンを考え出すのが最善です。すぐに対応することはできますが、特に重要なタスクや期限に集中している場合は、常に対応する必要があるとは限りません。

もちろん、上司、クライアント、優先同僚など、遅かれ早かれ戻る必要のある人がいることになります。受信トレイを確認するときは、それらへの応答を優先してください。また、その人からのメールが邪魔にならないようにアラートをオンにすることもできます。または、受信トレイで新着メールをチェックする回数を調整することもできます。

通知設定を調整して特定のメールを完全に無音にするかどうかは、あなた次第です。ただし、非常に重要なものを見逃さないようにするには、通知の受信者と件名を一瞥して、待つことができればすぐに軌道に戻ることができます。

2.同じメールを2回処理することは避けてください

行動を起こす前に、同じメールを何度も開いて読んでリフレッシュしたことがありますか？これは時間と集中力の無駄になる可能性があります。

開くたびにアクションを実行することで、これを防ぐことができます。応答が必要かどうか、ファイルまたはアーカイブできるか、ジャンクか単純に削除できるものかを決定します。

返信することを決めたからといって、すぐに返信する必要があるわけではありませんが、次にメールに取り組むときに返信できるように、フラグや何らかのリマインダーを追加してください。

受信トレイには、電子メールリマインダーの機能もある場合があります。たとえば、Sparkを使用すると、一定期間メッセージをスヌーズでき、特定の日時にメッセージを通知します。また、受信者からの返信をまだ受け取っていない場合に、送信されたメールをフォローアップするためのリマインダーを設定することもできます。

受信トレイ内で、応答、ファイル、ジャンク、またはゴミ箱をすぐに必要としないものはすべて、ほとんどのメールプロバイダーがこれを非常に簡単にしているため、それを実行して完了するのが最善です。

また、受信する電子メールの量に基づいて、自分でいくつかのルールを考え出すのにも役立ちます。たとえば、誰が優先順位であり、応答時間です。他の人もこれに慣れて、すぐにではなく、あなたが彼らに素晴らしい反応を与えることを知るようになります。

延期しているメールがある場合は、カエルを食べる方法を使用してください。

3.役に立たないニュースレターやマーケティングメールの購読を解除する

ニュースレターやマーケティングメールのノイズを追加することなく、1日に十分な通知を受け取る可能性があります。忙しいので、スライドさせて受信トレイに積み上げるのは簡単です。

ただし、それらをふるいにかけることは、焦点と生産性を奪う別のタスクです。これは、送信者が、なぜあなたがいるのかを実際に知らなくても、クリックして読んでもらうのに十分なほどメールを書いた場合に特に当てはまります。

クリエイターのコンテンツを読んだり、会社の売り上げを利用したりするなど、本当に行動を起こすものでない限り、登録を解除してください。これらのメールに費やす時間とエネルギーを節約し、より意味のある、またはリラックスできるものにしましょう。

読みたいニュースレターやマーケティングメールがある場合は、SmartInboxを提供するSparkなどのメールプロバイダーを試してみることをお勧めします。

スマート受信ボックス機能は、ニュースレターやメッセージをサービスから、個人の電子メールから分離します。また、見知らぬ人からの通知や自動メッセージをミュートします。

4.迷惑メールのブロック—アドレスとドメイン

ジャンクメールを除外することになると、一部の電子メールプロバイダーは他のプロバイダーよりも優れた仕事をします。 Outlookのような人気のある選択肢でさえ完璧ではなく、迷惑メールが届く可能性があります。

ただし、誰かがあなたにスパムを送信している場合は、その人のメールアドレスをブロックできます。異なるユーザー名で同じウェブアドレスからのメールを受信して​​いる場合は、ドメイン全体をブロックできる場合もあります。

Outlookを使用している場合、この機能は迷惑メールにあります。 メールのセクション [設定]の下の[タブ]および[すべてのOutlook設定を表示する]。 Gmailは、メールアドレスや会社を簡単にブロックできるもう1つのプロバイダーです。

別のメールプロバイダーを使用している場合は、メールドメインのブロックを検索してこの機能を確認してください 使用するプロバイダーの名前。

スパムメール内で[購読解除]をクリックしないことをお勧めします。これにより、個人情報を取得しようとしている大ざっぱなサイトに移動する可能性があります。実際、スパムとしてマークしたり削除したりしない限り、それらとのやり取りは一切避けてください。