メールチェックで集中力を切らさない！受信トレイ整理の生産性向上テクニック4選

誰もが経験したことがあるはずです。目の前のタスクに集中しているとき、同僚からメールが届き、その内容が気になって手元の作業から意識がそれてしまう——。ついクリックして開いてみるものの、実はすぐに返信する必要のない内容だった、ということはよくあります。

それでも「今すぐ返信すべきか」「それとも集中力を取り戻すべきか」と迷ってしまうものです。こうしたことが一日に何度も繰り返されると、なおさら集中を保つのが難しくなります。

この記事では、メールをチェックするときにも生産性を維持するための実践的なコツをご紹介します。

1. 1日のメールチェック回数を制限する

メールが届くたびに、あるいは届きそうだと予感するたびに受信トレイを開いていませんか?そのたびに集中は何度も断ち切られ、しかも中断から仕事に再び没頭するまでには時間がかかることを忘れてはいけません。すべてのメールに即座に返信しているとなれば、なおさらです。

忙しく感じていても、この往復作業は必ずしも最も効率的な働き方とは言えません。受信トレイを開くときは、「メールリストを空にすること」を明確な目的として臨むのが理想です。

仕事の性質上、すべてのメールに即時対応が求められるのでない限り、1日のチェック回数を絞ってみましょう。例えば、出勤直後、昼休みの後、退勤の1時間前の3回など、1日2〜3回にまとめて確認・優先順位付けをするのがおすすめです。

もちろん、自分のスケジュールや同僚との関係に合わせたルーティンを作ることが大切です。すぐに返信できるからといって、常に即答しなければならないわけではありません。重要なタスクや締め切りに取り組んでいるときは、特にそうです。

とはいえ、上司やクライアント、優先度の高い同僚など、早急に対応すべき相手はいるものです。受信トレイを開いたら、そうした相手への返信を最優先にしましょう。特定の人物からのメールだけ通知が届くようアラートを設定したり、新着メールの自動確認間隔を調整したりするのも有効です。

通知設定を変更して、特定のメールを完全にミュートするかどうかはあなた次第です。ただし、本当に重要なメールを見逃さないためには、通知の宛先と件名だけをちらっと確認し、後回しにできるものであればすぐに作業に戻る、という方法が現実的でしょう。

2. 同じメールを2回読まない

行動を起こす前に、同じメールを何度も開いて読み返したことはありませんか?これは時間と集中力の大きな無駄です。

これを防ぐには、メールを開くたびに必ずアクションを起こすことです。「返信が必要か」「フォルダに整理・アーカイブするか」「迷惑メールや不要なものとして削除するか」をその場で判断しましょう。

返信すると決めたからといって、すぐに書かなければならないわけではありません。フラグを立てたりリマインダーを設定したりして、次にメールを処理するときに確実に対応できるようにしておきましょう。

多くのメールアプリにはリマインダー機能が備わっています。例えばSparkでは、メッセージを一定期間スヌーズでき、指定した日時にリマインドしてくれます。また、送信済みのメールに対して相手から返信がない場合、フォローアップのリマインダーを設定することも可能です。

受信トレイにあるメールのうち、返信も整理も不要なものは、その場ですぐに削除しましょう。ほとんどのメールサービスではワンクリックで削除できるので、迷わずサッと片付けるのが得策です。

また、受け取るメールの量に応じて、自分なりのルールを決めておくのも効果的です。例えば「誰を優先するか」「返信までの目安時間はどれくらいか」などを明確にしておきましょう。周囲の人もそれに慣れてきて、あなたが質の高い返信をくれることを理解してくれるはずです。ただし、すぐには返ってこないことも。

もし後回しにしているメールがあることに気づいたら、「嫌なことを最初に片付ける」というフロッグを食べる(eat the frog)手法を試してみてください。

3. 役に立たないニュースレターとマーケティングメールは購読解除する

1日の通知はすでに十分な量があるのに、ニュースレターやマーケティングメールがさらにノイズを増やしていませんか?忙しいとつい放置しがちですが、そのまま受信トレイに溜まっていく一方になります。

しかし、それらをふるい分ける作業自体が、集中力と生産性を奪うもう一つのタスクになってしまいます。特に、送信者が巧みに書いたメールにつられて、理由もよくわからないままクリックして読んでしまう場合は顕著です。

本当に活用する予定のあるもの——例えばクリエイターのコンテンツを読むとか、企業のセールを利用するといったもの——以外は、迷わず購読解除しましょう。そうしたメールに費やすはずだった時間とエネルギーを、より有意義なことやリラックスのための時間に充てましょう。

それでも読みたいニュースレターやマーケティングメールがあるという人は、Smart Inbox機能を備えたSparkのようなメールアプリを試してみる価値があります。

Smart Inbox機能は、ニュースレターや各種サービスからのメッセージを個人宛のメールから自動的に切り分けてくれます。さらに、見知らぬ差出人や自動送信メッセージからの通知をミュートすることもできます。

4. 迷惑メールをブロックする——アドレス単位・ドメイン単位で

迷惑メールのフィルタリング精度は、メールサービスによって差があります。Outlookのような人気サービスでさえ完璧ではなく、一部の迷惑メールはすり抜けてきます。

しかし、特定の相手からスパムが送られてきているのであれば、そのメールアドレスをブロックできます。ユーザー名は違っても同じウェブアドレス(ドメイン)からメールが届く場合は、ドメインごとブロックできることもあります。

Outlookを使っている場合は、「設定」から「すべてのOutlook設定を表示」を選び、「メール」タブの「迷惑メール」セクションでこの機能を見つけられます。Gmailも、メールアドレスや企業を簡単にブロックできるプロバイダの一つです。

他のメールサービスを利用している場合は、「ブロック メール ドメイン」に利用中のプロバイダ名を加えて検索すれば、該当機能の使い方が見つかるでしょう。

注意したいのは、スパムメール内の「購読解除」リンクをクリックしないことです。個人情報を盗もうとする怪しいサイトへ誘導される恐れがあります。実際、迷惑メールとしてマークするか削除する以外は、スパムメールとは一切関わらないようにしましょう。

メールを上手に管理して、生産性を高めよう

メールはコミュニケーションにおいて非常に便利なツールです。しかし、扱い方を誤ると、気づかないうちに大きな妨げにもなり得ます。

もし受信トレイに多くの時間を取られていると感じたら、ぜひ今回ご紹介したコツを一つでも試してみてください。きっと変化を実感できるはずです。