Gmailでメールマージを使って一括メールを送信する方法

「メールマージ」という言葉は、どこか90年代の懐かしさを感じさせますよね。しかし、少し古臭く感じられるかもしれませんが、多数の連絡先にまとめてメールを送る場面では、今なお最も効率的な方法として広く使われています。しかも、便利なGmailアドオンのおかげで、その手順はかつてないほど簡単になっています。

この記事では、Googleスプレッドシート用アドオン「Mail Merge with Attachments」を使って、Gmailでメールマージを送信する方法をご紹介します。

無料版と有料版の違い

注意:この拡張機能の無料版では、1日に送信できるメールは50通までに制限されています。ただし、複数日に分けて送信するようスケジュール設定することは可能です。有料版(Premium版・29ドル)では、通常のGmailアカウントで250通、Google Workspace(旧G Suite)アカウントなら1,500通まで送信できるようになります。

1. アドオンをインストールする

まず、「Mail Merge with Attachments」を自分のGmailアカウントに追加します(Googleアカウントへのログインが必要です)。

2. マージテンプレートを作成する

次に、空白のGoogleスプレッドシートを開き、メニューから「アドオン → Mail Merge with Attachments → Create Merge Template」を選択します。

すると、宛先リストを管理するためのさまざまな項目が自動的に作成されます。

3. 連絡先をインポートする

連絡先は手動で入力することもできますが、必要な連絡先がすでにGoogleコンタクトに登録されている場合は、インポート機能を使うと作業を大幅に省略できます。

Googleコンタクトから連絡先を読み込むには、「アドオン → Mail Merge with Attachments → Import Google Contacts」を選択し、追加したい連絡先グループを指定します(まだグループを作成していない場合は、事前にGoogleコンタクトでグループを作っておきましょう)。

4〜6. 添付ファイルを設定する

連絡先のインポートが完了したら、特定の相手(または全員)に送る添付ファイルを設定できます。添付ファイルを送りたい連絡先に対応する「File Attachments」列のセルを選択してください。

続いて、「アドオン → Mail Merge with Attachments → Add File Attachments」を選び、添付ファイルの保存場所を指定します。

添付ファイルを追加したら、そのセルをコピーして他の受信者にも貼り付けることができます。全員に同じ添付ファイルを送りたい場合は、添付ファイルが入ったセルの右下隅にマウスを合わせ、カーソルが黒い十字に変わったら、クリックしたまま連絡先リストの一番下までドラッグしましょう。

7. 送信日時をスケジュールする

メールを指定した日時に送信したい場合は、「Scheduled Date」列に日時を入力します。形式は「dd/mm/yyyy hh:mm」です。入力した値をコピーして、必要な行すべてに貼り付けてください。

8〜9. メール本文を設定する

次に、メッセージ本文を作成します。「アドオン → Mail Merge with Attachments → Configure Mail Merge」を選択しましょう。

新しいウィンドウが開くので、必要な情報を入力します。Premium版をお使いの場合は、開封率のトラッキングなど、追加オプションも利用できます。

10. テンプレートを選んで変数を設定する

「Continue」をクリックすると、既存のGmail下書きをテンプレートとして使うか、プレーンテキストまたはHTMLで独自のテンプレートを作成するかを選択できます。

どちらを選ぶ場合でも、受信者ごとに異なる内容を挿入する変数には、二重の中括弧({{ と }})を使用します。これらの変数はスプレッドシートの列と対応しているため、新しい変数を追加したいときは、シートに対応する列を追加する必要があります。デフォルトのテンプレート変数を使えば、以下のようなメールマージを作成できます。

設定が正しく行われているかどうかは、テストメールを送って確認できます。問題がなければ、「Run Mail Merge」ボタンを押して実際の一括送信を実行しましょう!

まとめ

これで、あなたもメールマージを自由に活用できるようになりました。ここでは基本的な使い方をご紹介しましたが、送信するメールには好きなだけ変数を追加できます。その際は、忘れずにスプレッドシートにも対応する列を追加しておきましょう。