Outlookの配布リスト(連絡先グループ)を作成して複数の受信者にメールを一括送信する方法

イベントの企画、パーティー招待状の一斉送信、新製品の話題づくりなど、多くの人に同時にメールを送りたい場面は意外と多いものです。

しかし、ここで問題になるのが宛先の入力作業です。毎回すべてのアドレスをCCやBCC欄に貼り付けるのは面倒で、時間がかかるうえ、誰かをうっかり入れ忘れてしまうミスも起こりがちです。

パソコンにOutlookがインストールされているなら、もっと簡単な方法があります。それがメール配布リスト(連絡先グループ)の作成です。

Outlook 2013および2016での作成手順

この記事の手順は、デスクトップ版のMicrosoft Outlook 2013および2016向けです。Outlookには「Outlook.com」「Outlook for Microsoft 365」などさまざまな名称があり紛らわしいため、事前に確認しておきましょう。Webアプリ版をご利用の場合は、この記事の手順は該当しません。

まずアプリを起動し、画面左下にある「人脈(People)」アイコンをクリックします。

次の画面では、新しいリストの保存先を選択します。どのサブフォルダーにも作成できますが、管理しやすさを考えると「連絡先」フォルダーが最もおすすめの場所です。

保存先を決めたら、「ホーム > 新しい連絡先グループ」の順にクリックします。「連絡先グループ」ページが開きます。

グループにメンバーを追加するには、ページ上部のリボンにある「連絡先の追加」をクリックします。Outlookの連絡先から選ぶことも、アドレス帳から選ぶことも可能です。どちらにも登録されていない相手を追加したい場合は、先にその人の連絡先ページを作成しておく必要があります。

最後にグループに名前を付け、「保存して閉じる」をクリックすれば完成です。

作成した配布リストを使う準備ができたら、新しいメールを作成し、「宛先(To)」ボックスにグループ名を入力してみてください。Outlookが自動的に候補を見つけてくれるはずです。

あなたはOutlookで配布グループを活用していますか?CCやBCCをいちいち気にするよりも便利だと感じましたか?ぜひ下のコメント欄でお聞かせください。