メールをもっと魅力的に!おすすめメール署名ジェネレーター5選

送信者の写真、会社情報、連絡先、SNSアイコンまで盛り込まれた、洗練されたメール署名を見たことがある人は多いはずです。「自分もあんな署名を作りたい」と思ったことはありませんか?実は、思っているよりもずっと簡単に作れます。今回は、初心者から上級者まで使える便利なメール署名ジェネレーターを5つご紹介します。

メール署名はなぜ重要なのか

メール署名は、メッセージにプロフェッショナルな印象を与えるだけでなく、何度もやり取りする手間を省いてくれる便利な存在です。相手があなたの会社の住所や電話番号を必要としたとき、過去のメールを確認すればすぐに見つけられるからです。

完璧なメール署名を作るには、HTMLやリッチテキストの知識があると役立ちますが、適切なツールを使えばそのような専門知識は一切不要です。細かいカスタマイズ、豊富なテンプレート、さらにはメールトラッキング機能まで、無料のウェブサイトや拡張機能で実現できます。

1. Signature Maker(ウェブ):最もシンプルに署名を作成

Signature Makerは、好きなメールクライアントで使える署名を最も手軽に作れるツールです。見た目はシンプルですが、初めて署名を作る人にとっては丁度良い入門向けサービスといえます。

「Basic」タブには、氏名、役職、会社名、会社のウェブサイト、郵便住所、メールアドレス、電話番号、写真やアバターへのリンクなど、必要な情報を入力する空欄が用意されています。

「Social」タブに切り替えると、SNSプロフィールへのリンクを追加できます。ここではハンドルネームではなく、完全なURLを入力する必要があります。たとえば「@username」ではなく「https://twitter.com/username」のように記入しましょう。自分のSNSプロフィールページを開いてリンクをコピーし、該当欄に貼り付けるのが確実です。

情報を更新すると、プレビュー画面もリアルタイムで反映されます。完成したら「Highlight and Select」をクリックしてコピーし、メールアプリの署名設定に貼り付けるだけ。GmailやOutlookでの設定方法がわからない場合は、各公式ガイドを参照するとよいでしょう。

2. Si.gnatu.re(ウェブ):脚注や色・フォント・レイアウトを自由にカスタマイズ

Signature Makerが基本レベルだとすれば、Si.gnatu.reはその次のステップ。署名の見た目に関するさまざまな要素をカスタマイズでき、さらに脚注(フットノート)を追加できるのが特徴です。

まず連絡先情報から入力します。ほとんどの項目には、アイコンかテキストラベルを付けるオプションがあります。また、住所を入力するとGoogleマップへのリンクも自動で追加されます。ソーシャルタブでは、こちらはハンドルネームだけでOK。ロゴ、プロフィール写真、バナー画像も追加可能です。

脚注は通常、免責事項などを添えるために使われますが、連絡先以外の情報を加えるユニークな手段にもなります。ウィットに富んだジョーク、励みになる名言、定期的に変えるちょっとしたメッセージなどを載せれば、署名に個性が生まれます。

さらに、幅、項目の配置、フォント、色、アイコンまで細かく調整できるため、会社のブランドカラーに合わせた署名も簡単に作れます。

3. Mail Signatures(ウェブ):無料テンプレートが豊富

デザインセンスに自信がないなら、レイアウトを一からいじるのは避けたほうが無難です。そんなときに頼りになるのがテンプレート。Mail Signaturesには多数の署名テンプレートが用意されており、ニーズに合ったものを選ぶだけでOKです。

署名は段組み数(1列、2列、3列)や、必要な要素(バナー、免責事項、グラフィック、ロゴ、写真、SNSアイコン)で絞り込みできます。気に入ったデザインが見つかったら「Edit Signature」をクリックして、自分専用のプロ仕様の署名へと仕上げていきましょう。

また、利用予定のメールプラットフォームを事前に選択できるのも嬉しいポイント。Outlook、Outlook 365、Exchange Server、Exchange Online、Gmail、Thunderbirdに対応しており、それぞれに合わせて署名を最適化してくれます。

操作は簡単で無料。HTMLやデザインのスキルがなくても、プロフェッショナルな署名を作りたい大多数の人にとって、これがベストな選択肢かもしれません。

4. Email Signature Rescueのギャラリー(ウェブ):オリジナル署名のインスピレーション源

細部までカスタマイズできるツールも、テンプレート付きのツールもありますが、他と差をつけたいなら、自分だけのオリジナル署名を作るのが一番です。

メール署名で何ができるのかヒントが欲しいときは、Email Signature Rescueのギャラリーページを覗いてみましょう。200以上もの美しい署名の実例が集められています。アプリダウンロードへの直リンクボタンを備えたものもあれば、ミニマルなデザインのものもあり、職種ごとに異なるスタイルが揃っています。まるで業種別の名刺デザイン集のようです。

ちなみにEmail Signature Rescue本体も優秀なツールですが、従業員の多い企業向けの有料サービスです。全社員のメールに統一した署名を適用し、会社の住所やウェブページ、SNSリンク、バナーが変わったときに一括更新できる機能が強みです。

5. Mailcastr(ウェブ・Chrome・Android):開封通知付きの署名

Mailcastrは、単なる署名メーカーではありません。大事なメールを送ったのに、相手が本当に開いて読んだのかどうかわからない——そんな経験はありませんか?メールトラッキング機能を使えばそれがわかりますが、Mailcastrはその機能を署名自体に組み込んでいるのです。

署名の作成自体はシンプルで簡単。完成したらChrome拡張機能をインストールしましょう。以降、メールを送信すると自動的にトラッキングされます。無料版では1日5通、月150通まで追跡可能です。

それ以上が必要なら、月額3ドルの有料版へ。トラッキングが無制限になり、複数の署名を作成できるようになります。メール送信前にどの署名を付けるか選べるので、複数の事業を運営している方や、同じメールアドレスでプライベート用とビジネス用の署名を使い分けたい方に最適です。

Androidアプリもあり、そちらでも署名の追加や既読通知のトラッキングが可能です。ただし、Android版はGmailやOutlookアプリからではなく、Mailcastrアプリからメールを送る必要がある点に注意してください。

目的は「返信をもらうこと」

これらのツールを使えば、素晴らしいメール署名が完成します。しかし、プロフェッショナルなメールを書くという観点では、それはパズルの一片にすぎません。メールを読んでもらい、さらなるアクションにつなげたいなら、署名だけで終わってはいけません。

文章の書き方、フォーマットの仕方、長さの加減——すべてが返信率に影響します。こうしたメール作成のコツを実践して、実際に返信をもらえるメールを目指しましょう。