Outlookの迷惑メールや電子メールの乱雑さを回避する方法

受信トレイに大量のがらくたや雑然としたものを受け取った場合、実際に読みたいメッセージを見つけるのは大変なことです。これを支援するために、Outlookで無駄なメールを回避するための最良の方法をいくつかまとめました。

組み込みのフィルタシステムを利用したり、送信者を承認およびブロックしたり、ルールを適用したりすることで、関心のある正当なメールのみを表示することができます。

独自の共有方法がある場合は、コメントセクションでお知らせください。

1.ジャンクフィルターを調整します

Outlookには、受信メールを自動的にチェックし、迷惑メールかどうかを判断して、適切な場所に移動するフィルターシステムがあります。システムにはさまざまなレベルがあり、それぞれが異なるレベルの保護を提供します。設定を変更するには、ホームに移動します タブをクリックして、迷惑メール>迷惑メールオプション...に移動します

デフォルトでは、自動フィルタリングは行われませんが、ブロックされた送信者を設定した場合、それらはジャンクフォルダに移動さ​​れます。 低に設定できます 明らかながらくたを除外するには、高 ほとんどの迷惑メールをキャッチしますが、通常のメールもキャッチされる可能性があります。またはセーフリストのみ 承認した人からのみメールを受信します。

迷惑メールフォルダに移動する代わりに、迷惑メールの疑いを完全に削除することもできます。 、ただし、これは推奨されません。このオプションを選択すると、一部の実際の電子メールに誤ったフラグが付けられ、それらを取得できなくなる可能性があります。

2.クラッターフォルダーを使用します

Office 365 for Businessを使用している場合は、クラッターと呼ばれる機能を利用できます。デフォルトで有効になっているClutterは、メッセージを分析し、メッセージを受信トレイに保存するか、Clutterフォルダーに保存するかを判断します。

システムは、送信者が誰であるか、それがあなたが参加した会話であるかどうかなど、メッセージのさまざまな部分を調べます。それはあなたの以前の読書習慣に基づいて電子メールをどうするかを決定します。 右クリックしてメッセージをクラッターに移動することで、システムの学習を支援できます。 それと移動>クラッターに移動に移動します 。同様に、右クリックすると、メッセージを受信トレイに移動できます クラッターにメッセージが表示され、[移動]>[受信トレイに移動]に移動します 。

クラッターを使用したくない場合は、WebバージョンのOutlookでオフにする必要があります。サインインしたら、歯車のアイコンをクリックします [オプション]>[メール]>[自動処理]>[クラッター]に移動します 。ここで、ボックスのチェックを外しますクラッターとして識別された個別のアイテム 保存をクリックします 。

3.安全のヒントを見てください

Office 365を実行していてExchangeサーバーを使用している場合は、メッセージの上部に色付きの安全上のヒントが表示され、その内容の性質を警告します。これらのインジケーターは、メッセージが疑わしい、不明、信頼できる、または安全であるかどうかを示します。

疑わしいとマークされたものは、送信者認証に失敗したか、なりすましメッセージの疑いがあります。 ブロックされたコンテンツを表示することもできますが、これらのメールを操作せずに削除することをお勧めします。 安全だと確信しているなら。

不明とマークされたものはスパムの疑いがあり、ジャンクフォルダに移動さ​​れます。 スパムではありませんをクリックできます 受信トレイに移動します。メッセージが信頼できるか安全である場合、アクションは必要ありませんが、メッセージの信頼性に関する安心のための安全上のヒントを受け取ります。

4.送信者をブロックして承認する

Outlookで送信者をブロックして承認することができます。特定のメールアドレスまたはドメイン全体のいずれか。メールの送信者をブロックするには、右クリックします メッセージを送信し、ジャンク>ブ​​ロック送信者に移動します 。これで、そのメールアドレスから受信したメッセージはすべて自動的に迷惑メールフォルダに移動します。

ホームにアクセスすると、いつでもこのリストを管理できます タブをクリックし、迷惑メール>迷惑メールオプション... ブロックされた送信者に切り替えます タブ。ここでは、ボタンを使用して追加できます 、編集、 および削除 リストからのエントリ。ここでは、特定のメールアドレスを追加することも、ドメイン全体を追加することもできます。たとえば、

[email protected]

または単に

example.com

。

[迷惑メールオプション]ウィンドウでは、送信者を承認することもできます。 安全な送信者に切り替えます そのためのタブ。ここでは、Outlookに常に信頼させたい電子メールアドレスまたはドメインを追加できます。これは、これらの送信者からのメッセージがジャンクフォルダに送信されることはなく、その中の画像が自動的に表示されることを意味します。

連絡先からの電子メールも信頼するにチェックマークを付けることができます および電子メールを送信した人を安全な送信者リストに自動的に追加します 管理をスピードアップし、手動で多くのアドレスを追加する手間を省くことができます。

5.ルールでフィルタリング

Outlookでルールを使用することは、受信トレイを制御するための優れた方法です。条件を指定することにより、実行するアクションを決定できます。たとえば、特定の人から特定のフォルダにメールを自動的に移動できます。または、特定の単語が自動的に色分けされたメールを作成することもできます。

Outlookクライアントの使用を開始するには、ホームに移動します タブをクリックし、[ルール>ルールの作成... ]をクリックします すでにメールを開いている場合は、いくつかのオプションが事前に選択されていますが、[詳細オプション...]をクリックできます。 ルールを完全にカスタマイズします。最初に必要な条件を選択し、次に下線付きの値をクリックしてルールの説明を指定します。次に、[次へ]をクリックします これらの条件に一致するメッセージをどう処理するかを決定します。次に、[完了]をクリックします 。

OutlookのWebバージョンでも同様のことができます。 歯車のアイコンをクリックします 右上にある[ルールの管理>新規]をクリックします 。ただし、デスクトップクライアントと比較すると、使用できるオプションはさらに制限されます。

Outlookでルールを設定する方法の詳細については、ルールを使用した受信トレイの管理に関するガイドをご覧ください。