ビジネスメールの締め方完全ガイド|好印象を与える結びの言葉と署名のポイント

メールは現代社会において避けて通れないコミュニケーション手段です。ビジネスの場面でも、就職活動でも、毎日あるいは1日に何度もメールをやり取りする機会があるでしょう。

だからこそ、メールを送る際には内容だけでなく「どう締めるか」という結びの部分にも、しっかりと時間をかけて工夫する必要があります。

この記事では、プロフェッショナルな印象を保つためのベストなメールの締め方をご紹介します。あわせて、ビジネスメールを送る際になぜ署名(シグネチャ)が重要なのかについても解説します。

1. なぜメールの締め方が重要なのか

適切な結びの言葉が必要な理由はいくつかあります。

• きちんとした締めがないと、失礼で雑な印象、あるいは軽すぎる印象を与えてしまう可能性があります。
• ビジネスで相手にメールを送るなら、「自分はプロフェッショナルである」という印象を与えたいはずです。
• 求人応募などで企業にメールを送る場合、そのメールが採用担当者に転送される可能性が高くなります。第三者にも自分が誠実で信頼できる人物だと伝わるようにしたいものです。

また、適切な締めの言葉は、返信をもらえる確率を高める効果も期待できます。「お忙しい中ご確認いただきありがとうございます。ご連絡をお待ちしております」のような行動喚起(CTA)となる一文は、相手に返信を促すきっかけになります。

メールの結びを書くとき、理想的な構成は以下の通りです。

• 結びの一文:感謝や行動喚起を表す短い文章を入れます。
• 結びの挨拶語:英語の場合は「Best Wishes」「Sincerely」「Regards」など。どれを使うかは、メールの文脈ややり取りの長さによって判断します。
• 氏名:挨拶語の下にフルネームを記載し、誰からのメールかを明確にします。
• 署名:最後に、連絡先情報、ウェブサイトのリンク、SNSアカウント(該当する場合)などを含む署名を添えます。読み手が別の方法で連絡できるようにするためです。

注意点:自分のコミュニケーションスタイルに合った署名を選ぶことも大切です。結びの言葉は、状況に応じた丁寧さとトーンを反映している必要があります。同時に、自分らしさが感じられる自然な表現であることも重要です。

2. 締め方の種類と使い分けのポイント

メールの結びを決める前に、まず文脈から相手にどんなトーンで接すべきかを読み取りましょう。以下のような点をチェックしてみてください。

• 初めて連絡する新しい取引先か?
• そのスタートアップ企業はカジュアルなコミュニケーションスタイルか?
• カジュアルでない場合、官公庁のように歴史のある格式高い組織か?
• 直接やり取りする相手のことを知っているか?
• 以前にメールのやり取りをしたことがあるか?

企業のタイプによって求められるメールの雰囲気は異なります。基本的にはフォーマルな対応を心がけるのが安全ですが、裏を返せば、堅苦しすぎたり時代遅れの印象を与えてしまうリスクも避けたいところです。

さらに、結びの長さも状況によって調整しましょう。たとえば、初めて送る紹介メールでは、より具体的な行動喚起が必要になります。一方、同僚とのやり取りであれば、カジュアルな締め方で問題ありません。

それでは、状況別のおすすめの締め方を見ていきましょう。

使える定番の締め方

Best / Best Wishes(ベスト・ウィッシュ)

• 「Best」を使った表現は、ほぼ間違いなく安全な選択肢です。カジュアルな場面でもフォーマルな場面でも使える万能な締め方です。
• ただし、Boomerang社の調査によると、この締め方は平均より返信率が低いというデータもあります。「Best Wishes」を使う際はこの点を頭に入れておきましょう。

実際の使用例は以下のようになります。

Best Wishes,
氏名

Sincerely(シンシアリー)

• 「Sincerely」もよく使われる定番の締め方で、フォーマルなビジネスシーンに適しています。
• 企業への就職応募メールの締めとして特に適しています。連絡したいという真摯な気持ちを改めて伝えることができます。
• 返事を待ち望んでいる誠実な気持ちも伝わるため、 authentic(本物らしく誠実)な印象を与えられます。

実際の使用例は以下のようになります。

Sincerely,
氏名

Regards(リガーズ)

• 「Regards」はやや堅苦しい印象を与える可能性があります。ただし、フォーマルなビジネスシーンでのメールであれば、十分に機能します。

実際の使用例は以下のようになります。

Regards,
氏名

その他の使える定番表現:

• Respectfully(敬具)
• Many Thanks(感謝を込めて)
• Warm Wishes(温かい願いを込めて)

繰り返しになりますが、最適な締め方を選ぶ際は、やり取り全体のムードやトーンに合わせることが重要です。こうした外的な要素が、返信率などの成果に影響します。

「Cheers」を使う際の注意点

「Cheers」は返信を得やすい締め方の一つとされますが、その有効性については賛否両論があります。

基本的に「Cheers」はカジュアルすぎる印象を与えやすく、特に初めて送るメールには不向きです。使う場合は、自分の話し方やコミュニケーションスタイルとマッチしているかを確認し、自然に見えるようにしましょう。

避けるべきNGな締め方

次に、絶対に使ってはいけない締め方をいくつかご紹介します。

Your Friend / Yours Truly(あなたの友人より)

• 個人的なメールで相手が文字通り友人である場合を除き、この表現は不誠実な印象を与えます。「Yours Truly」はほとんどのビジネスシーンにはカジュアルすぎます。

Sent from my iPhone(iPhoneから送信)

• ネット上のジョークの定番にもなっている「Sent from my iPhone」は、冷蔵庫に貼られた無計画な付箋のようなもの。安っぽく、急いで適当に書いたような印象を与えてしまいます。

Take Care(体に気をつけて)

• Business Insiderによると、「Take care」は受け手に不安を与える可能性があります。相手の健康に何か問題があるのではないかというニュアンスを含むこともあり、返信率の低下につながります。

3. メール署名の重要性

冒頭でも触れたように、プロフェッショナルなメールには署名を添えるべきです。

署名に含めるべき内容についてはすでに説明しましたが、ここで強調したいのは、署名がいわばあなたの「公共の顔」であるという点です。特にリモートワークが主流となった今、他の人があなたに対して第一印象を形成する材料となります。

良いメール署名は、「なりたい職業に合わせた身だしなみ」のようなものだと考えてください。面接では最高の自分を演出する必要があります。見た目でも振る舞いでも、だらしない印象を与えることは最悪の失敗です。

自信を持ってメールを締めよう

メールは私たちの仕事生活の大きな部分を占めています。残念ながら、これからもずっと付き合っていかなくてはならない存在でしょう。しかし、メールのテンプレートを一度作ってしまえば、以降は素早く効率的に書けるようになります。

効率的なメール術についてさらに学びたい方は、完璧なビジネスメールの書き方に関する記事もぜひ参考にしてください。