Outlookでサーバーからすべてのメールをダウンロードする方法

不要なメールが蓄積されると、パソコンのストレージ容量を大きく圧迫してしまいます。これを防ぐため、MicrosoftはMicrosoft Outlookに、ローカルPCへダウンロードするメールの量を制御する設定項目を用意しています。メールアカウントがOffice 365やHotmailなどのMicrosoft Exchange Serverに接続している場合、この設定値に基づいて自動的にダウンロードされるメールの上限が決まります。必要に応じてこの設定を変更すれば、Outlookにサーバーからすべてのメールをダウンロードさせることも可能です。

Outlookですべてのメールをダウンロードする2つの方法

なお、GoogleなどMicrosoft Exchange Server以外のメールプロバイダーを利用している場合、Outlookはこの設定を無視してすべてのメールをダウンロードします。

Exchange ServerからすべてのメールをOutlookにダウンロードするには、以下のいずれかの方法を実行します。

1. リンクをクリックしてMicrosoft Exchangeからダウンロードする
2. Exchangeアカウントの設定を変更する

1. リンクをクリックしてMicrosoft Exchangeからダウンロード

最も簡単な方法は、フォルダーの一番下までスクロールすることです。サーバー上にそのフォルダーの続きのアイテムが存在する場合、「Microsoft Exchange の詳細を表示するには、ここをクリックしてください」というリンクが表示されます。

このリンクをクリックすると、数秒以内にOutlookがすべてのメールのダウンロードを開始します。

2. Exchangeアカウントの設定を変更する

まずMicrosoft Outlookを開き、「ファイル」メニューから「アカウント設定」を選択します。

次に、ドロップダウンメニューから再度「アカウント設定」をクリックします。

「アカウント設定」ウィンドウが表示されたら、対象のアカウントを選択して「変更」ボタンを押します。

続いて開く「オフライン設定」画面で、「キャッシュExchangeモードを使用」が有効になっているかどうかを確認します。有効になっている場合は、「オフラインに保持するメール」のスライダーを希望の期間に合わせて調整しましょう。

デフォルトでは、3日から5年までの選択肢と「すべて」が用意されています。Outlookにすべてのメールをパソコンへダウンロードさせたい場合は「すべて」を選択します。ただし、「すべて」を選ぶ前に、パソコンに十分なディスク空き容量があることを必ず確認してください。

設定が完了したら「次へ」をクリックし、画面の指示に従ってOutlookを再起動します。

処理が完了すると、Outlook画面の下部に「すべてのフォルダーは最新の状態です」というメッセージが表示されます。これは、Microsoft Exchange ServerからOutlookアカウントへのメールのダウンロードがすべて完了したことを示しています。

関連記事: Outlookで「サーバーにメッセージのコピーを残す」オプションが見つからないときの対処法

このヒントが皆さんのお役に立てば幸いです。