ProtonMailのフォルダとラベルを使ってメールをフィルタリング・整理する方法

快適で安全なインターネットライフには、プライバシーが守られ、きちんと整理されたメール受信箱が欠かせません。ProtonMailはデフォルトで高いプライバシー保護を備えていますが、本記事ではさらにラベル、フォルダ、そして強力なフィルター機能を活用して受信箱を整頓する方法をご紹介します。

ProtonMailとは?安全性の高いメールサービス

ProtonMailは、プライバシーを重視するユーザーのために、エンドツーエンド暗号化によるやり取りを提供するメールサービスです。ビッグテック企業によるデータ収集、悪意あるハッカー、政府による監視への懸念が高まる昨今、多くの新規ユーザーがProtonMailへ移行しています。

ProtonMailの受信箱には便利な機能が多数搭載されており、そのひとつがラベルやフォルダを使ったメールのフィルタリング・整理機能です。執筆時点では、無料アカウントではカスタムフォルダ3つとラベル3つまで作成でき、プレミアムユーザーならそれ以上の数を作成できます。

ラベルとフォルダの違い

ラベルとフォルダは、どちらもメールをグループ化し、受信箱メニュー内で並んで表示されるため、同じ役割を持っているように思えるかもしれません。

イメージとしては、フォルダはメールを「入れる容器」、ラベルはメールに貼る「タグ」と考えると分かりやすいでしょう。1通のメールは同時に1つのフォルダにしか存在できませんが、ラベルは1通に何個でも付けることができます。どちらも受信箱の整理に役立ち、単独でも、組み合わせても効果的に活用できます。

例えば、複数のメールに「購入履歴」というラベルを付ければショッピングの履歴をすぐに探せるようになり、さらにそのラベル付きメールをすべて「家計」というフォルダへ振り分ければ、お金に関連するメールをひと目で確認できるようになります。

また、ラベルを疑似フォルダのように使い、特定のメールを格納せず、ラベルをクリックしたときに該当メールをまとめて表示させるという使い方も可能です。

ProtonMailでフォルダを作成する方法

モバイルアプリを利用している場合は、メニューボタンをタップし、設定 > アカウント設定 > ラベル&フォルダへと進みます。

デスクトップ版の場合は、設定をクリックし、設定メニューバーからフォルダ&ラベルを選択してください。

「フォルダ」見出しの下にあるフォルダを追加をクリックして、フォルダに名前を付けます。他のフォルダの中に入れ子にしたい場合は、親フォルダを指定しましょう。

このフォルダに振り分けられるメールのプッシュ通知が不要な場合は、通知をオフに切り替えておくとよいでしょう。

ProtonMailでラベルを作成する方法

設定メニューの「ラベル」セクションでラベルを追加をクリックし、名前と色を指定します。

保存すると、作成したラベルがProtonMailメニュー内のフォルダの下に表示されます。

ProtonMailでフィルターを設定する方法

フォルダとラベルの準備ができたら、いよいよフィルターの設定です。

モバイルユーザーはご注意ください。執筆時点では、モバイル版のProtonMailではフィルターを設定できません。デスクトップ版のインターフェースにアクセスする必要があります。

設定メニューでフィルターをクリックし、「カスタムフィルター」の下にあるフィルターを追加を選択します。各フィルターは「名前」「条件」「アクション」という3つの要素で構成されており、それぞれ以下で解説します。

名前

後からフィルターを編集する際に迷わないよう、一意で識別しやすい名前を付けましょう。例えば「オンライン販売」などの名前が考えられます。

条件

条件は、フィルターを適用する状況を定義する項目です。条件は1つでも複数でも設定でき、すべて(ALL)の条件を満たす必要があるのか、いずれか(ANY)の条件を満たせばよいのかを指定できます。

例に沿って設定するなら、「送信者のアドレスが@paypal.comで終わる場合」という条件を指定すれば、PayPalドメインから届くすべてのメールにフィルターが適用されます。

アクション

アクションは、フィルターに該当したメールに対して実行される処理を定義します。「家計フォルダに移動」や「販売ラベルを付ける」などを選択できます。さらに、自動的に既読にする、スターを付けて重要マークを付ける、事前に作成しておいたメッセージで自動返信するといったオプションも用意されています。

3つの要素をすべて設定したらフィルターを保存しましょう。これで受信箱が自動的に振り分けられ、ラベル付けされるようになります。

安全な受信箱をさらに最適化しよう

自動化された受信箱を手に入れれば、生産性が高く安全なメール体験へと大きく近づきます。

もしProtonMailのWebインターフェースやモバイルアプリが使いにくいと感じたら、おすすめの無料外部メールクライアント経由で利用することを検討してみてください。