あなたが知る必要があるトップ14の電子メールエチケットのヒント

あなたがコンテンツライター、マーケティング担当者、開発者、または現役のフリーランスであるかどうかにかかわらず、電子メールは私たちの現代世界の不可欠な部分です。

実際、それはフリーランサー間のコミュニケーションの最も標準的な形式です。このため、クライアントを引き付けて維持したい場合は、メールを送信するためのベストプラクティスとエチケットを学ぶことが重要です。

1.クイックリプライの練習

フリーランスのビジネスはメールコミュニケーションに大きく依存しているため、迅速な対応が期待される標準になっています。

家族や友人と時間を過ごしているのでない限り、常に1時間以内にすべてのメールに返信することを目指す必要があります。それが不可能な場合は、クライアントの営業時間内の同じ日に返信してください。

2.開始点を明確にする

あなたのクライアントは、あなたが言いたいことを理解するために、最後まで、あるいはさらに悪いことに、何度もあなたの電子メールを読む必要はありません。メールを作成する場合は、メッセージの冒頭に、件名または本文のいずれかで明確に記載してください。

主題は短く具体的でなければなりません。メールの本文で、箇条書きを使用して最も重要な詳細を強調します。

3.文法とスペルを再確認します

あなたの電子メールはあなたが誰であるかを反映しています。仕事の質の観点から、クライアントがあなたに何を期待しているかが示されます。最も経験豊富な専門家でさえ、特にスマートフォンから入力しているときにタイプミスをします。ただし、クライアントはそのような間違いから良い第一印象を得ることができません。

作成が終わったら、メールを声に出して読んで、文法上の間違いを見つけてください。オンラインツールを使用して追加の支援を受けることもできます。

4.簡潔に保つ

あなたが文学のバックグラウンドから来た作家であるならば、花のような言語で書くことから自分自身に抵抗するのは難しいかもしれません。ただし、普通の人にとっては、解読できないコードになるだけです！

メールは常に短くシンプルにしてください。小さな文章で書いて、誰もが知っている言葉を使ってください。いくつかの段落に収まらない情報を伝える必要がある場合は、仮想会議または電話をスケジュールすることをお勧めします。

5.すべてのクエリに回答する

この点は、メールを短くするようにお願いした前のポインタと矛盾しているように見えるかもしれません。簡潔にするためにクライアントの質問をスキップすることは、無礼な行動になります。

電子メールの各セクションで尋ねられた質問に、別々のセクションで対処します。したがって、クライアントは、あなたが自分の電子メールを注意深く読んだことを知っています。質問にすぐに答えられない場合は、できる限り言及してください。

6.単一および標準形式に従う

クライアントに電子メールを書き込むときは、すべての電子メールに単一の形式を使用してください。各メールで同じタイプケース、フォントサイズ、フォントの色、テキスト構造を使用してください。標準の形式がない場合、1つのメールスレッドが奇妙に見えます。

ビジネスコミュニケーションには、Arial、Calibri、Verdanaなどのフォントを使用できます。サイズは12が安全です。この種の専門的なやり取りには、カラフルなフォントを使用することはお勧めできません。黒に固執しましょう。

7.署名で終了

あなたの職業上の地位が何であれ、あなたの電子メールの下部にあなたの連絡先情報を含む電子メールの署名を持っていることは常に良い考えです。これにより、人々はあなたのことを思い出し、必要なときにすぐに連絡できるようになります。

メールの最後にパーソナライズされた署名を追加するのは簡単で、プロフェッショナルに見えるだけです。署名に連絡先の詳細を追加します。

8.不在の電子メールテンプレートを使用する

あなたは休暇に行くことができますが、フリーランスの間、あなたのクライアントがそれを知っていることを確認してください。メールで個人的に警告するだけでなく、不在のレスポンダーがいると便利です。

複数のクライアントと連携する場合は、期限を管理する必要があります。同様に、クライアントはいつあなたの応答を期待できるかを知る必要があります。

9.常にフォローアップ

返信を期待していたのに返信がなかった場合は、クライアントへのフォローアップが不可欠です。フォローアップメールでは、関連情報をコピーし、重要なファイルを再添付して、クライアントが必要な情報を簡単に見つけられるようにすることができます。

10.適切な言語を使用する

クライアントとのコミュニケーションには、標準的な専門用語を使用してください。このような正式な会話で絵文字を使用することは避けてください。丁寧な挨拶でメールを開始し、クライアントの名前を直接伝えます。

ALLCAPSやASAPやRSVPなどの頭字語は使用しないでください。また、クライアントの名前の短縮形は使用しないことをお勧めします。

11.動揺したり怒ったりしたときに返信しないようにする

あなたがフリーランスのビジネスにどれだけ長く携わっていても、あなたの仕事に不満や怒りを感じることは必ず起こります。クライアントからのいくつかの電子メールがあなたを動揺させた場合、自然な本能は即座に返信することです。

ただし、感情に夢中になっている間は、常に返信を控えてください。落ち着いたら、プロフェッショナルであり続け、洗練された返信を書いてください。

12.他の方法を使用して通信する

あなたがフリーランサーとして成長するにつれて、あなたはいつ議論をオフラインにするべきかを知っているでしょう。時間に敏感な情報を共有するときは、メールだけに頼らないでください。電話やSlackメッセージなどのリアルタイムのコミュニケーションと常にペアリングしてください。

13.友達を作ろうとしないでください

あなたはクライアントとビジネス関係を築くためにここにいます。彼らと友達を作るためではありません。クライアントを面白くしたり賢くしたりしないことは常に安全です。あなたのメッセージの情報と意図に固執してください。あなたが専門的な関係を築く間、彼らにあなたの個性を示すことを急ぐ必要はありません。

14.返信をスキップしないでください

メールへの返信が遅れたり、メールを完全にスキップしたりすると、プロジェクトに費用がかかる可能性があります。受信トレイがセールスメールや不要なニュースレターでいっぱいの場合、クライアントからの重要なメールを見逃す可能性があります。

既存のクライアントからのメールをお気に入りとしてマークして、受信トレイの一番上に表示されるようにします。仕事に関連するすべてのメールにすばやくアクセスするには、メールを整理してください。

スマートメールのエチケットはクライアントを感動させます

ビジネスを効果的に管理するために、電子メールを送信することはプロセスの重要な部分です。これらの簡単なハックを試して、プロのメールを作成し、潜在的および既存のクライアントに対してよりスマートで優れた方法で自分自身を提示してください。