プロフェッショナルな不在時の電子メール返信の書き方

電子メールに関しては、専門的な境界を確立するのは難しい場合があります。結局のところ、多くの企業は、インターネットがあれば、どんなメッセージにも自由に答えられると考えています。

専門家が常に電話に出ることが期待されていた時期がありましたが、時代はゆっくりと変化しています。最近、人々が休日にオフラインになることがますます一般的になっていますが、それには正当な理由があります。

休暇中、正気のために休暇を取っている場合、またはその他の理由でオフィスを離れる必要がある場合は、専門的な不在時の電子メール返信を作成するためのヒントをいくつか紹介します。

1.不在の件名ヘッダーをクリアします

不在であることを人々に伝える最も簡単な方法の1つは、電子メールの返信の件名ヘッダーを変更することです。 「不在」と書くだけでなく、共有することに抵抗がない場合は、取得している休暇の種類を含めることもできます。

不在のメールの件名ヘッダーの例を次に示します。

• 不在–休暇（12月25日– 1月4日）
• [不在]医療休暇
• 不在|育児休暇
• *不在*緊急休暇
• 不在（遺族休暇）
• 不在|産休
• 不在〜フィールドワーク
• [不在]休暇（クリスマスの日）
• 不在–病気休暇
• 不在–結婚する！

2.どのような種類の休暇を取っているかを説明します

一部の人々にとって、不在の電子メールは余暇の目的であると考えるのが一般的です。ただし、それがすべての人に当てはまるとは限りません。

一部の人々はまた、彼らが働いているときに不在の電子メールを使用しますが、一日中彼らの電子メールにアクセスすることができません。たとえば、営業担当者やフィールドワークを行っている人は、インターネットに接続されていない地域に出張する必要がある場合があります。

また、通院や葬儀などの個人的な事柄や病気からの回復のために休みを取っている可能性もあります。これでは、「良い休暇を過ごしたことを願っています」と返信するのは厄介な場合があります。

これを回避するために、代わりにメールの本文に休暇の詳細を挿入することができます。不快感を覚える場合は、状況について正直である必要はありませんが、上司、チームメート、またはクライアントに誠実であることは、共感を育むのに役立ちます。

たとえば、交通事故に遭い、怪我から回復するのに時間が必要な場合は、連絡先に知らせることで、出力の遅延と期待される収益についての期待を管理するのに役立ちます。

3.不必要な謝罪を避ける

多くのワーカホリックにとって、「すぐに返信できないことをお詫びします」など、不在のメールに謝罪を含めるのが一般的です。ただし、特に正当な理由がある場合は、仕事を休んでいることを謝罪する必要はないことを理解することが重要です。

申し訳ありませんが、代わりに使用できる用語を次に示します。

• 「お問い合わせいただきありがとうございます！」
• 「メールありがとうございます。」
• 「このメールは受信されました。」

謝罪する代わりに、あなたは彼らのメッセージが公式に受け取られたことを丁寧に認めることができます。これにより、彼らの時間と労力に感謝することに焦点を当てた言語を選ぶことができます。

4.返信日を保証しない

多くの人にとって、久しぶりにオフィスに戻ったメールの膨大なバックログを目にするのは大変なことです。実際、「オフィスに戻ったらすぐに返答します」などのフレーズを使うと、不安が倍増することもあります。

これは、帰国初日の返信を保証するために多くの不必要なプレッシャーを加えるだけでなく、あなたと連絡を取ろうとしている人々に間違った期待を設定します。

電子メールの受信を確認することは適切ですが、すぐに返信することを保証する必要はありません。返信できるときにオーバーコミットしないようにするには、代わりに幅広い回答または一般的な範囲に固執するのが最善です。

使用できる文の例を次に示します。

• 休み明けに対応可能になり次第対応させていただきます。
• _______の終わりまでに私からの返信を期待してください。
• 緊急でない場合は、________による応答を期待してください。

電子メールが重要である場合、人々はしばらくしてから電話をかけるか、フォローアップするように努力することを忘れないでください。これに伴い、人々が迅速な返信を期待できないようにバッファを配置することが重要です。

5.バックアップ連絡先から同意を求める

一部の役割では、不在時に負荷を引き受けるためのバックアップ連絡先が一般的です。ただし、上司、同僚、またはチームメンバーに、あなたが不在のときに負担を引き受けるように割り当てる前に、同意を得ることが不可欠です。

多くの人がすでに自分の仕事に圧倒されているので、たとえそれがほんの短い時間であっても、他の人の責任を引き受けることはストレスになる可能性があります。さらに、クライアントや顧客に特定の電子メールアドレスや個人の電話番号へのアクセスを許可することに抵抗を感じる場合があります。

このため、不在時のメールに誰かの連絡先の詳細を追加する前に、追加してもよいかどうか、共有しても問題ない詳細を尋ねてください。

6.内部または外部の関係者向けにさまざまな不在メールを作成する

電子メールを受信する人によって、不在時の電子メールの返信で共有できる情報の量は異なる場合があります。結局のところ、特に休暇中は、プライバシー対策を講じる必要があります。

たとえば、旅行先をオフィスの仲間と快適に共有できる一方で、ランダムな人とは共有したくない場合があります。

電子メール管理システムを使用すると、受信者に応じて異なる不在時の返信を設定できます。これにより、不在の状況について適切な量のコンテキストを人々に提供できます。