効果的なメールをすばやく書く方法（使用できる4つのAIツール）

通常のテキストメッセージとは異なり、電子メールの書き込みは異なります。ゼロから電子メールを作成することになると、人々は多くのことを考えすぎる傾向があります。あなたは何を含めるべきか、何を避けるべきか疑問に思います、そして神はあなたが現在書いているものが正しいかどうかさえ知っていますか？

サービスプロバイダーである私は、毎日何十通ものメールを書かなければなりません。そして、それは私があなたの質問に答えるのに最適な人になります。

適切な情報があれば、チャットアプリでメッセージを入力するのと同じくらい簡単に効果的なメールを書くことができます。次に、AIツールを使用してプロセスを高速化することもできます。方法は次のとおりです。

効果的なメールをより速く書くための10のヒント

1。件名をメールの要約として扱う

あなたが電子メールを送る必要があるとき、あなたが最初に対処する必要があるのは強力な件名を書くことです。これは受信者が最初に目にするものであり、件名が不十分またはまったくないメールは削除されるか、迷惑メールフォルダに入れられる可能性があります。

したがって、あなたはそれを考えて書くために余分な分を必要とするかもしれません。件名が一般的または曖昧になるのを防ぐ最も簡単な方法は、見出しとして扱うことです。あなたがしなければならないのは、簡潔でありながら有益な方法であなたの電子メールを要約することです。

2。あいさつ

件名の後に、メールのトーンを設定し、受信者に印象を与える必要があります。公式または非公式に彼らに挨拶することは、それを行うための完璧な方法です。混乱している場合は、正式な方法を選択してください。

受信者に挨拶するさまざまな方法は次のとおりです。

• こんにちは： これは、直接かつ友好的な会話のためのものです。
• こんにちは： シンプルで丁寧です。
• 親愛なる： 少し不自然ですが、幹部などに連絡しながら使用できます。

3。冒頭の文を追加する

受信者に挨拶した後、あなたはあなたの電子メールが何であるかについて話すためにかゆみを感じる必要がありますが、少しの間一時停止します。何かを言う前に、冒頭の文章を書いて、メールを適切な流れで始めてください。

そのための最良の方法の1つは、オープニングラインを追加することです。

直接使用できるいくつかの例を次に示します。

• 自己紹介をさせてください。
• ご意見をお聞かせいただければ幸いです。
• 元気になりますように。
• 私は____について連絡しています
• 更新していただきありがとうございます。
• ____にチェックインしています
• おめでとうございます（最近の成果）。

4。自己紹介

初めて誰かにメールを送信する場合は、他のことについて話す前に自己紹介する必要があります。

普段は何時間も話しますが、自己紹介を求められると汗をかき始めます。心配しないで。そのようにする必要はありません。簡単にするために、次のいずれかの形式を使用してください。

• 私の名前は（フルネーム）で、（あなたの現在の役割）です。
• 私は（フルネーム）で、（会社名）という（業界）会社で働いています。

ベストプラクティスは、自分自身について1つか2つの文だけを含め、それ以上は含めないことです。

5。ポイントにすばやく到達する

電子メールが受信者にとって価値のあるものになるようにするための最良の方法は、受信者が必要とする情報を迅速に配信できるようにすることです。言い換えれば、より早く要点に到達します。

受信者に挨拶し、オープニングラインを作成し、自己紹介をしました。次に、受信者にメールを送信する理由を記述します。複数のことについて話し合う必要がある場合は、それらに優先順位を付けて、最も重要なことからメールを始めてください。質問に答えたり、リクエストしたりすることができます。

6。 1つの大きなアイデアを含める

メールが少し長いことがわかった場合は、通常のコンテンツ作成からヒントを得て、最後に結論または大きなアイデアを追加してください。

最も重要なことにすべての焦点を当てます。たとえば、最初に何かを行う必要がある場合や、プロジェクトを進めるためにすぐに回答が必要な場合などです。また、次のように言って結論を追加することもできます。ディスカッションの主なポイントは[____]です。

7。簡潔に保つ

平均的な専門家は、1日に100通以上の電子メールを受信します。それはあなたが連絡するほとんどの人が忙しいことを意味します。彼らがあなたをどれほど好きかもしれないとしても、彼らはおそらくどんな種類のとりとめのないことにも立ち向かわないでしょう。ですから、メールは短くて甘くしてください。

長いメールのもう1つの欠点は、あいまいになったり、要点から外れたり、誤解を招いたりすることもあることです。

8。敬意と寛大さを保つ

礼儀正しく丁寧なメールを書くことの利点は、誰かに反対したり、別の意見を提示したり、賛成を求めたりする可能性があることですが、それでも読んでも大丈夫です。

メールでそのようなことをする予定がある場合は、最初に受信者に感謝するか、受信者の仕事やアイデアを褒めることを検討してください。次に、彼らがしたことは悪いことや完全に間違っていることを直接述べることなく、あなたの意見を提示します。

9。締めくくりの文を追加する

締め切りは、メールを送信する相手からの返信の種類によって異なります。コンテキストに応じて、ステートメントまたはクローズドエンドの質問で電子メールを終了することを選択できます。ただし、自由形式の質問で締めくくるのは絶対に避けてください。

これは主に、ステートメントとクローズドエンドの質問が会話の方向性を示し、物事を順調に進め、確実に返信するためです。

ただし、自由形式の質問は、ディスカッションスレッドを不必要に増やします。さらに、忙しい人に連絡していると、メールが完全に無視される可能性があります。

クローズドエンドの質問の例を次に示します。

これにより、受信者の意思決定プロセスが容易になります。

一方、これは自由形式の質問の例です。

受信者は返信する前にカレンダーを確認する必要があり、アクションを実行するのが難しくなります。

さらに、ステートメントを電子メールに追加することもお勧めします。例：

10。サインオフ

最後に、メールのコンテキストに応じて、これらのサインオフフレーズのいずれかでメールを終了できます。

• よろしくお願いします
• よろしく
• よろしくお願いします
• 最高
• 乾杯
• よろしくお願いします

これらのヒントはすべて、すべてのメールを正しい方法で作成して返信するのに十分です。

効果的なメールをより速く書くのに役立つAIツール

新しいプロジェクトや新しい仕事を探している場合、または現在の仕事で1日に複数のメールを送信する必要がある場合は、これらのAIツールが役立ちます。

1。 Lola AI

このツールは、受信者のLinkedInプロファイルデータに基づいてカスタムのオープニングラインを作成するのに役立ちます。ツールに受信者のLinkedInURLを追加するだけで、プロファイルの詳細に基づいて一意の開始行が表示されます。

このツールの費用は、最大200のオープニングラインで月額36ドルです。

2。 SmartWriter.ai

SmartWriter.aiは、受信者の公開プロフィールと受信者が言及しているニュース記事からデータを収集するのに役立ちます。これは、連絡を取り合う人々のためにパーソナライズされた電子メールを作成するのに役立ちます。

これを使用して、アウトリーチ用のコールドメールまたはLinkedInメッセージを送信できます。ツールのサブスクリプションは月額49ドルから始まります。

3。 Snazzy.ai

新しいビジネスを始めて資金が必要な場合は、Snazzy.aiが最適なツールになります。これは、VCやエンジェル投資家を売り込むためのメールテンプレートに役立ちます。

ただし、最初に、プラットフォームでアカウントを作成する必要があります。メールの送信を開始するには、ターゲットとするオーディエンス、探しているキーワード、および提供内容の説明を入力します。また、パーソナライズされた最初のドラフトを提供することで、時間を大幅に節約できます。

その後、完璧を確保するために少し調整することができます。サブスクリプションは月額$25から始まります。

4。 Lyne.ai

これは、受信者に最適なフックを考え出すのに役立つもう1つのAIツールです。 Lyne.aiの使用を開始するには、見込み客のCSVを仕事用のメールアドレスまたはLinkedInのプロフィールURLとともに入力します。

また、オープニングのためにツールに書き込む文の数を決定することもできます。たとえば、1〜2文または3〜4文などです。サブスクリプションは月額$99から始まります。