効果的なメールを素早く書く方法｜すぐに使える4つのAIツールも紹介

通常のテキストメッセージとは違い、メールの書き方はひと味違います。ゼロからメールを作成するとなると、多くの人が考えすぎてしまうもの。何を書き、何を避けるべきか、そして今書いている内容がそもそも正しいのかどうかさえ分からなくなることもあるでしょう。

サービス提供者として、私は毎日何十通ものメールを書いています。だからこそ、あなたの疑問に答えるのにふさわしい存在だと言えるでしょう。

適切な情報さえあれば、効果的なメールを素早く書くことは、チャットアプリでメッセージを打つのと同じくらい簡単になります。さらに、AIツールを活用すれば作業をさらにスピードアップできます。その方法を詳しく紹介します。

効果的なメールを素早く書くための10のコツ

1. 件名はメールの要約として考える

メールを送るとき、最初に取り組むべきはインパクトのある件名を書くことです。件名は受信者が最初に目にする部分であり、件名が不適切だったり空欄だったりするメールは、削除されるか迷惑メールフォルダ行きになる可能性があります。

そのため、件名には1分余分にかけて考える価値があります。曖昧で漠然とした件名になるのを防ぐ最も簡単な方法は、件名を見出しとして扱うことです。メールの内容を簡潔かつ情報豊かに要約すればよいのです。

2. 挨拶を入れる

件名の次は、メールのトーンを決め、受信者に良い印象を与えましょう。フォーマルでもカジュアルでも、挨拶を入れるのが最適な方法です。迷ったらフォーマルな表現を選びましょう。

受信者への挨拶には、以下のようなバリエーションがあります。

• 「お世話になっております」：ビジネスメールの定番。取引先や顧客との日常的なやり取りに最適です。
• 「こんにちは」：シンプルで丁寧。ややカジュアルなやり取りに向いています。
• 「突然のご連絡失礼いたします」：やや堅苦しく感じられますが、初めて連絡する相手や役員など目上の方に使えます。

3. 冒頭の一文を加える

挨拶の後、早速メールの本題に入りたくなりますが、少しだけ待ちましょう。何かを述べる前に、冒頭の一文を書いて、メールをスムーズに始めるのがポイントです。

その最良の方法の一つが、オープニングラインを加えることです。そのまま使える例をいくつか紹介します。

• はじめまして、〇〇と申します。
• ご連絡いただきありがとうございます。
• いかがお過ごしでしょうか。
• 〇〇についてご連絡差し上げました。
• ご更新のお知らせありがとうございます。
• 〇〇の進捗状況をご確認させていただきたく存じます。
• この度のご活躍、おめでとうございます。

4. 自己紹介をする

初めてメールを送る相手には、他の話をする前に必ず自己紹介をしましょう。

人は何時間でも会話できるのに、自己紹介となると途端に緊張してしまうものです。心配いりません。そんなに難しく考える必要はありません。以下のような形式を使えば簡単です。

• 「〇〇（フルネーム）と申します。現在は（役職）をしております。」
• 「（業界）企業の（会社名）で働いている、〇〇（フルネーム）です。」

ベストプラクティスは、自分については1〜2文程度にとどめることです。それ以上書く必要はありません。

5. 早めに本題に入る

メールを受信者にとって価値あるものにする最善の方法は、相手が必要としている情報を手早く届けることです。つまり、早めに本題に入るということです。

挨拶を済ませ、冒頭の一文や自己紹介を書いたら、次はなぜこのメールを送っているのかを書きましょう。複数の用件がある場合は優先順位をつけ、最も重要なことから始めてください。質問への回答でも、依頼事項でも構いません。

6. 一つの大きなメッセージを含める

メールがやや長くなってしまった場合は、コンテンツライティングのコツを借りて、末尾に結論や重要なポイントを加えましょう。

そうすることで、最も重要なことに焦点が集まります。例えば、「まず対応してほしいこと」や「プロジェクトを進めるためにすぐに回答が必要なこと」などです。「今回のご相談で一番お伝えしたいことは〔____〕です」といった形で結論をまとめるのも効果的です。

7. 簡潔にまとめる

平均的なビジネスパーソンは1日に100通以上のメールを受け取っています。つまり、あなたが連絡する相手のほとんどは忙しい人たちだということです。どれだけ好意的な関係であっても、長々としたメールを読む気にはなれないでしょう。メールは短く、要点を押さえたものにしましょう。

長いメールのもう一つの欠点は、主旨がぼやけたり、本題から逸れたり、誤解を生んだりすることもある点です。

8. 礼儀正しく、思いやりを持つ

礼儀正しく丁寧なメールの素晴らしいところは、相手に反対意見を述べたり、別の提案をしたり、さらにお願いごとをしたりしても、読み手に不快な印象を与えにくいことです。

こうしたことをメールで伝えたい場合は、まず感謝を伝えたり、相手の仕事やアイデアを褒めたりしてから、自分の意見を述べましょう。相手のしたことが悪かった、完全に間違っていたとストレートに指摘するのは避けるのがマナーです。

9. 結びの一文を添える

結びの一文は、相手からどんな返信を期待しているかによって変わります。文脈に応じて、宣言文で締めるか、クローズドクエスチョン（選択式の質問）で終わるかを選べます。ただし、オープンクエスチョン（自由回答式の質問）で締めるのは絶対に避けましょう。

宣言文やクローズドクエスチョンは会話に方向性を与え、話題を軌道に保ち、返信をもらえる可能性を高めてくれるからです。

一方、オープンクエスチョンはスレッドを不必要に長引かせます。さらに、非常に忙しい相手に連絡している場合、メール自体が無視されてしまうかもしれません。

クローズドクエスチョンの例：

詳しくはお電話でご相談させていただけますでしょうか。ご都合のよい時間をお知らせください。 [候補日時1] [候補日時2] [候補日時3]

これなら、相手は選ぶだけでよく、意思決定がぐっと楽になります。

一方、オープンクエスチョンの例：

お電話で詳しくご相談できますので、いつお時間ありますか？

これでは、返信前にカレンダーを確認する負担が相手にかかり、アクションを起こしづらくなってしまいます。

また、宣言文を添えるのも良い方法です。例えば：

ご返信をお待ちしております／ご一緒できることを楽しみにしています。 良い一日をお過ごしください。 ありがとうございます。

10. 結びの挨拶で締める

最後に、メールの文脈に応じて、以下のような結びの挨拶で締めましょう。

• Kind regards（敬具）
• Regards（よろしくお願いいたします）
• Sincerely（謹啓）
• Best（では、よろしくお願いします）
• Cheers（それではまた）
• Best wishes（幸運を祈っています）

これらのコツを押さえておけば、あらゆるメールの作成や返信を正しい方法でこなせるようになります。

メール作成を加速させるAIツール4選

新しいプロジェクトや仕事を獲得したい方、現在の仕事で毎日たくさんのメールを送る必要がある方には、以下のAIツールが役立ちます。

1. Lola AI

このツールは、受信者のLinkedInプロフィールデータをもとに、カスタマイズされたオープニングラインを作成してくれます。相手のLinkedInのURLを入力するだけで、プロフィール情報に基づいたユニークな冒頭文を自動生成します。

料金は月額36ドルで、最大200件のオープニングラインを作成できます。

2. SmartWriter.ai

SmartWriter.aiは、受信者の公開プロフィールや、その人物が言及されているニュース記事からデータを収集し、宛先ごとにパーソナライズされたメールを作成するのに役立ちます。

コールドメールやLinkedInメッセージによるアウトリーチにも利用できます。サブスクリプションは月額49ドルから。

3. Snazzy.ai

新規事業を立ち上げて資金調達が必要な方には、Snazzy.aiがぴったりのツールです。VC（ベンチャーキャピタル）やエンジェル投資家へのピッチメールのテンプレート作成をサポートしてくれます。

まずはプラットフォームでアカウントを作成しましょう。メール送信を開始するには、ターゲットとなるオーディエンス、狙っているキーワード、提供内容の説明を入力します。すると、パーソナライズされた初稿を提供してくれるので、大幅な時間節約になります。

その後、完璧な仕上がりになるよう少し調整すればOKです。サブスクリプションは月額25ドルから。

4. Lyne.ai

受信者に響くフック（引きとなる一文）を考えるのに役立つもう一つのAIツールです。Lyne.aiを使い始めるには、見込み客の勤務先メールアドレスまたはLinkedInプロフィールURLを記載したCSVファイルをアップロードします。

冒頭文を何文生成するか（1〜2文、3〜4文など）も指定できます。サブスクリプションは月額99ドルから。

メール作成はかつてないほど簡単になった

良いメールを書くために要点をまとめるのに苦労したことがあるなら、今日でその悩みは終わりです。

これらのコツやツールを活用して、次のメールを素早く、効果的に書きましょう！