すべてのメールに正しい方法で返信する方法：インライン

ほとんどの人がインラインで返信するときは、返信したいテキストと一緒にインライン返信を書くだけで、このテキストを太字または赤で呼び出します。

これは理想からは程遠いです。誰かがプレーンテキストで電子メールを開くと、このフォーマットを見ることができなくなります。そして、他の何人かの人をスレッドに招待するとすぐに、物事はすぐに混乱する可能性があります。

混乱を最小限に抑えるのに役立つインラインメールのヒントとコツをいくつか紹介します。

1。フォーマットに依存しないでください

前述のように、受信者は、電子メールに含まれているフォーマットを常に表示できるとは限りません（たとえば、受信者は、最後にプレーンテキストを好む場合があります）。色覚異常の人は、複数の色を含むスレッドを追跡するのが難しい場合があります。

書式設定を使用して、電子メールをスキャンするときに返信を見つけやすくしますが、自己識別の唯一の手段としてではありません。この次のポイントは、はるかに信頼性の高いアプローチです。

2。序文はあなたの名前で返信します

フォーマットに頼るのではなく、すべての返信の前に自分の名前を付け、特に整理する必要がある場合は日付を付ける習慣をつけましょう。すべての受信者に同じことをするように依頼します。

現在、GmailまたはOutlook Web Appでは、名前を手動で入力する以外に選択肢はありません。ただし、Outlookデスクトップを使用している場合は、返信の前に自分の名前を自動的に付ける機能があります。

これを行うには、ファイルに移動します>オプション>メール 。次に、返信と転送に移動します 、コメントの前書きを確認してください ボックスに名前を入力します。メールの本文に返信すると、名前が角かっこで囲まれて自動的に表示されます。

3。改行を使用してください

インライン返信を残すときは常に、文の途中や段落の最後に挿入するのではなく、新しい行に配置する必要があります。

これにより、他の人があなたのコメントに返信したり、会話をスキャンしたりするのが簡単になります。

4。マルチレベルの返信をインデントする

1つのメールで複数のポイントに対応している場合、1つのメッセージ内で複数のスレッドが発生します。

これらを整理しておくには、スレッド化された返信をインデントして、どのコメントが各ポイントに関連しているかが明確になるようにする必要があります。個人的にはアングルブラケットを使用しています（> ）箇条書きはプレーンテキストの電子メールに常に表示されるとは限らないため、選択するのに最も直感的な文字である必要があります。

5。最後の手段：別のツールを使用する

インライン返信は、プロジェクトを前進させ続けるための最良の方法です。また、会話の履歴をこてで時間を無駄にすることなく、全員が同じページを維持するのに役立ちます。それでも、このソリューションは非常に複雑で、不必要で、従​​うのが難しいと感じる人もいます。

Slack、Yammer、Huddleなどのコミュニケーションツールは、チームが電子コミュニケーションの苦痛を和らげるのに役立ちます。乗組員が苦労している場合は、3つすべてが優れたメールの代替または補足ソリューションになります。