インライン返信の正しいやり方：メールのやり取りを整理する5つのルール

時間を賢く使えば、受信トレイを漫然とスクロールするような無駄な作業に費やす時間はぐっと減らせます。その解決策として提案したいのが「インライン返信」です。ただし、単に返信文中に書き込むだけでは十分ではありません。

では、「インラインで返信する」とは、正しく行った場合どのような意味なのでしょうか。インライン返信とは、ゼロから新しいメールを作成するのではなく、元のメール本文の中に直接返信を書き込む手法のことです。

実はインライン返信は、多くの人がすでに時折使っているごく普通の方法です。むしろ私たちは、もっと積極的に活用すべきだと考えています。この記事では、インラインでのメールのやり取りを常に整理された、分かりやすい状態に保つためのルールをご紹介します。

インラインメールとは？　私たちは毎日、間違った方法で返信している

インライン返信の対極にあるのが「トップポスティング」です。これは、返信ボタンを押してテキストボックスの一番上から文章を打ち始める方法を指します。

現在のメールの大半は、このトップポスティングで書かれています。しかし、極めてシンプルなやり取りばかりであればともかく、それ以外の場合はさまざまな問題を引き起こしかねません。

まず、トップポスティングでは元のメールを参照し直すのが非常に面倒になります。探している情報を見つけるために、何通ものメールを遡って読み返すはめになります。そして見つけた内容を、文脈を断ち切ったまま、重要なポイントを見落としがちな形で言い換えながら、作成中のメールに書き戻さなければなりません。

また、相手があなたのメールに対して、まったく新しい別のメールで返信してくることもあります。そうなると会話が2つ以上のスレッドに分断され、追跡が困難になります。インライン返信を使っていれば、こうした事態はそもそも避けられたはずです。

グループでのやり取りになると、状況はさらに悪化します。誰がいつ、どの内容に返信したのかを把握するのは、ほぼ不可能な作業になってしまうのです。

解決策はインライン返信

トップポスティングの代わりに、私たちがすべきなのはインライン返信、つまり元のメール本文内から返信を書くことです。

OutlookやApple Mailでは、返信ボタンを押すとすぐに元のメッセージが表示されます。Gmailの場合は、作成画面下部の3点リーダー（⋮）をクリックすると、会話全体が表示されます。Gmailで返信に付く縦の引用線を消したい場合は、メール全体を選択して「インデント解除」ボタンをクリックしましょう。

インライン返信なら、メッセージを次々とスクロールして探す必要はもうありません。元のメールは検索可能な形で含まれており、その会話で最新のメッセージのすぐそばに常にあります。

さらに、他人のメッセージをわざわざ言い換えたり、自分の返信に文脈を持たせるためにメールの一部をコピー＆ペーストしたりする手間もなくなります。インライン返信なら、すべての情報がそこにあり、誰もがいつでも参照できるのです。

インライン返信を正しく行う方法

ほとんどの人はインライン返信をする際、返信したいテキストの横に直接書き込み、太字や赤色で目立たせています。

しかしこれは決して理想的ではありません。相手がプレーンテキストでメールを開いた場合、その装飾は一切見えません。さらに、スレッドに数人参加するだけで、あっという間に混乱してしまうでしょう。

ここで、混乱を最小限に抑えるためのインラインメールのコツをいくつか紹介します。

1. 書式に頼らない

前述のとおり、受信者は必ずしもあなたが付けた書式を見られるとは限りません（相手側の設定でプレーンテキスト表示を好む場合など）。また、色覚に障害のある方にとって、複数の色が使われたスレッドを読み進めるのは難しいことがあります。

書式は、メールを流し読みする際に返信箇所を見つけやすくする補助として使うのは有効ですが、自己識別の唯一の手段にはしないでください。次に紹介する方法の方が、はるかに確実です。

2. 返信の前に自分の名前を添える

書式に頼る代わりに、すべての返信の冒頭に自分の名前を付ける習慣をつけましょう。特に整理したい場合は日付を添えてもよいでしょう。そして、すべての受信者にも同じことをお願いします。

現時点でGmailやOutlookのWeb版では、名前は手動で入力するしかありません。ただしOutlookデスクトップ版には、返信に自動的に名前を前置きする機能があります。

設定するには、「ファイル」＞「オプション」＞「メール」と進みます。次に「返信および転送」セクションで「コメントの前に記号を入れる」にチェックを入れ、自分の名前を入力します。これで、メール本文内で返信すると、名前が括弧付きで自動的に挿入されます。

3. 改行を使う

インライン返信を書くときは、必ず新しい行に書くようにしましょう。文章の途中や段落の末尾に割り込ませてはいけません。

こうすることで、他の人があなたのコメントに返信しやすくなり、会話全体も読み取りやすくなります。

4. 多階層の返信はインデントする

1通のメールで複数の件に触れる場合、1つのメッセージ内に複数のスレッドが発生します。

これらを整理するには、スレッド状の返信をインデントして、どのコメントがどの項目に関連するのか一目でわかるようにしましょう。個人的には山括弧（>）を使うのが最も直感的だと思います。箇条書き記号はプレーンテキストのメールでは表示されないことがあるためです。

5. 最終手段：別のツールを使う

インライン返信は、プロジェクトを前進させる最良の方法です。全員が同じ認識を共有でき、会話履歴を掘り起こす無駄な時間を省くことにも役立ちます。それでも、この方法を煩雑すぎる、不要、分かりにくいと感じる人もいます。

そんなときは、Slack、Yammer、Huddleといったコミュニケーションツールが、チームの電子コミュニケーションの負担を軽減してくれるでしょう。いずれも、メールの代替手段としても、補完的なソリューションとしても優れています。

周りにも広めよう

これらのシンプルなインライン返信のルールは、同僚とメールで多くのことを話し合うたびに、よりスムーズなやり取りを実現してくれます。

ひょっとすると、あなたがこの働き方を広める最初の一人になるかもしれません。デメリットは本当に何ひとつなく、その違いはすぐに明らかになるはずです。