Macで不在時の自動返信メールを設定する方法【Apple Mail・iCloud・Outlook・Gmail対応】

メールの管理を楽しんでいる人はほとんどいません。特に休暇の前となれば尚更です。出張や旅行に出かける場合でも、家でのんびり過ごすステイケーションの場合でも、不在時自動返信(バケーションリプライ)を設定しておけば、その期間中はメールを読んだり返信したりできないことを相手に事前に伝えることができます。

この記事では、人気のメールクライアントおよびWebサービス5つについて、不在時自動返信を設定する方法をご紹介します。

Apple Mail

Apple Mailには、不在時返信のための専用設定が用意されていません。代わりに「ルール」を設定する必要がありますが、幸いにも手順はとてもシンプルです。

「メール > 環境設定」を開き、ツールバーの「ルール」をクリックします。次に「ルールを追加」をクリックしてください。

新しいルールの「説明」を入力します。ここに入力した名前は、ルール一覧に表示されます。

「次の場合に実行」のドロップダウンリストでは、デフォルトの「任意」を選択したままにします。続いて、1つ目のドロップダウンで「アカウント」を選択し、2つ目のドロップダウンで対象としたいメールアカウントを選びます。

次に、選択したアカウントにメールが届いたときに実行されるアクションを指定します。「次の動作を実行」のドロップダウンから「メッセージに返信」を選択し、「返信メッセージテキスト」をクリックします。

「返信メッセージ」ダイアログボックスのテキストボックスに、不在時返信のメッセージを入力します。このメッセージは、受信メールに対する自動返信として送信されます。

「返信メッセージ」ダイアログボックスで「OK」をクリックし、続いて「ルール」ダイアログボックスでも再度「OK」をクリックします。

すると、受信箱内の既存メッセージに新しいルールを適用するかどうかを尋ねるダイアログが表示されます。ここでは必ず「適用しない」ボタンをクリックしてください。誤って「適用」をクリックすると、受信トレイ内のすべての既存メッセージに対して自動返信が送られてしまいます。

重要:本当に、「適用」ボタンを押さないよう十分注意してください。必ず「適用しない」を選択しましょう!

ルールは作成した時点でデフォルトで有効になっており、選択したアカウントで受信したすべてのメールに対して、設定した返信が自動的に送られます。

帰宅後は、ルール名の横にあるチェックボックスをオフにしてルールを無効化します。次回外出する際には、再びチェックを入れるか(または「編集」をクリックしてメッセージ内容を変更してから)、有効化すればすぐに機能が復活します。

iCloudメール

iCloudメールアカウントの不在時返信は、環境設定の項目を使えば簡単に設定できます。

iCloudアカウントにログインし、メイン画面で「メール」をクリックします。次に、画面左下の歯車アイコンをクリックし、ポップアップメニューから「環境設定」を選択してください。

「休暇中の返信」タブで、「メッセージを受信したときに自動的に返信する」にチェックを入れます。

不在時返信の開始・終了を自動化したい場合は、日付範囲を任意で設定することも可能です。「開始日」ボックスをクリックし、ポップアップカレンダーから日付を選択します。必要に応じて「終了日」も同じ手順で設定しましょう。

テキストボックスに不在時返信のメッセージを入力し、「完了」をクリックします。

なお、不在時返信は各メールアドレスに対して1回だけ送信されます。不在中に何度もメッセージを送ってきた相手には、最初の1通目に対してのみ自動返信が届く仕組みです。

Outlook for Mac

Outlook for Macでの不在時返信の仕組みは、Apple Mailと似ています。専用の設定項目がないため、自動返信を送るためのルールを作成する必要があります。

「Outlook > 環境設定」を開き、「電子メール」セクションの「ルール」をクリックします。左側のリストでご自身のアカウントの種類を選択してください。アカウントの種類がわからない場合は、ダイアログ上部の「すべて表示」をクリックします。

次に、ダイアログ下部のプラス(+)ボタンをクリックして、新しいルールを追加します。

「ルール」ダイアログボックスで、「ルール名」ボックスにルールの名前を入力します。

「新着メッセージが届いたとき」の右側では、ドロップダウンボックスでデフォルトの「すべての条件に一致する場合」を選択したままにします。続いて、1つ目のドロップダウンで「アカウント」、2つ目で「である」、3つ目で対象としたいアカウントを選択します。

次に、実行するアクションを定義します。今回はアクションは1つだけでよいので、「次の操作を行います」の2行目にあるマイナス(-)アイコンをクリックして余分な行を削除します。残った行で、ドロップダウンから「返信」を選択し、「返信テキスト」をクリックしてください。

テキストボックスに不在時返信のメッセージを入力し、「OK」をクリックします。

「有効」チェックボックスがオンになっていることを確認し、「OK」をクリックして完了です。

不在期間が終わって戻ったら、必ずルールを無効化しましょう。「Outlook > 環境設定」を開き、「ルール」をクリックして「ルール」ダイアログボックスを表示します。そして、該当ルールのチェックボックスをオフにしてください。

Outlook.com

Web版のOutlookには、自動返信を設定できる機能が標準で備わっています。Outlook.comにアクセスしてログインし、ウィンドウ右上の歯車アイコンをクリックして、ドロップダウンメニューから「自動応答」を選択します。

「自動応答」パネルで、「自動応答を送信する」オプションをクリックして機能をオンにします。

特定の期間だけ自動返信を送りたい場合は、「開始時刻」ボックスをクリックしてポップアップカレンダーから日付を選択し、続いてドロップダウンリストから時刻を選びます。「終了時刻」も同じ手順で設定してください。

自動返信を設定するときは、連絡先リストに登録されている相手にだけ送ることをおすすめします。制限をかけないと、スパム業者や営業担当者を含むあらゆる相手に「今は自宅にいない」ことが伝わってしまうからです。安全のため、「自分の連絡先に登録されている人にのみ返信を送信する」オプションを選択しておきましょう。

テキストボックスに不在時返信のメッセージを入力し、好みに合わせて書式を整えます。

最後に、パネル上部の「OK」をクリックして保存します。

「開始時刻」と「終了時刻」を指定しなかった場合は、帰宅後に自動応答を手動でオフにする必要があります。

歯車アイコンをクリックして再度「自動応答」を選択し、「自動応答を送信しない」オプションをクリックして「OK」を押せば完了です。

Gmail

Gmailには、設定画面の中に「休暇中の自動返信」機能があり、これを使えば不在時返信を簡単に設定できます。

Gmailアカウントにログインし、ウィンドウ右上の歯車アイコンをクリックして「設定」を選択します。

「全般」タブの「休暇中の自動返信」セクションまでスクロールし、「休暇中の自動返信を有効にする」オプションをクリックします。

「最初の日」ボックスをクリックして、ポップアップカレンダーから日付を選択します。「最終日」フィールドは任意です。戻る予定の日付がわかっている場合は、「最終日」チェックボックスをオンにし、右側のボックスをクリックして「最初の日」と同じ要領で日付を選択しましょう。

「件名」と不在時に送る「メッセージ」本文を入力し、好みに合わせて書式を整えます。

こちらも自動返信の送信先は、連絡先に登録されている相手だけに限定することをおすすめします。制限がないと、営業担当者やスパム業者を含む全員に不在が知られてしまいます。安全のため、「[連絡先] に登録されているユーザーにのみ返信する」オプションを選択しておきましょう。

設定が完了したら、ページ下部の「変更を保存」をクリックします。

「最終日」を指定しなかった場合は、休暇から戻った後に自動返信を手動でオフにする必要があります。

Gmailアカウントの設定画面に戻り、「全般」タブの「休暇中の自動返信」セクションで「休暇中の自動返信を無効にする」オプションを選択してください。

創造性を活かしつつ、プロフェッショナルに

不在時返信には、いつまで対応できないのか、不在中の問い合わせ先はどこなのかといった有益な情報を盛り込むべきです。とはいえ、だからといって退屈な文面である必要はありません。次の休暇の際には、創造性を活かして、楽しませながらもプロフェッショナルさを保った不在時返信を作ってみてはいかがでしょうか。

あなたが実際に使ったことのある不在時返信はありますか?面白い内容にすべきだと思いますか?それとも情報提供だけで十分でしょうか?ぜひコメント欄でお聞かせください。