知らないと損をする!?Gmailの隠れた便利機能9選

プライベートでも仕事でも、今やGmailを使っていない人はいないと言っても過言ではありません。Googleが提供するこのメールサービスは世界で最も人気のあるサービスの一つですが、果たしてあなたはGmailのポテンシャルを最大限に引き出せていますか?

実はGmailには、ほとんどのユーザーが知らない隠れた機能が数多く搭載されています。ここでは、その中でも特に便利な9つの機能をご紹介します。これを知れば、Gmailとの付き合い方がきっと変わるはずです。

1. 送信取り消し(Undo Send)

送信したメールを取り消せることをご存じでしたか?メールを送信した直後に画面下部へ表示される通知に注目していれば、「取り消す」というボタンを目にしたことがあるかもしれません。

この機能は、送信直後のメールの送信をストップできるもの。しかし本当の隠れ機能は、このボタンが表示される猶予時間を自分で変更できるという点です。

デフォルトでは5秒に設定されています。素早く操作すれば間違いを訂正できますが、かなりギリギリの時間です。もっと余裕が欲しい場合はどうすればよいのでしょうか?

Gmailの設定画面の「全般」タブにある「送信取り消し」の項目から変更できます。5秒・10秒・20秒・30秒の4段階から選択可能で、最大30秒間の猶予を持ってメールを取り消せるのです。

2. メールアドレスのドット(.)は実は無視される

メールアドレスにドット(ピリオド)を含めている人は多いですが、実はGmailはアドレス内のドットを読み取っていないことをご存じでしたか?

例えば、あなたのメールアドレスが gmail.enthusiast@gmail.com だとします。Gmailにとっては、g.m.ail.enth.usi.a.st@gmail.com や gmailenthusiast@gmail.com もまったく同じアドレスとして認識されます。

これはどういうことかというと、実質的に思っている以上に多くのメールアドレスを持っているのと同じだということです。例えば無料トライアルに登録する際、上記のようなバリエーションのどれを使っても問題なく利用できます。

また、誰かがあなたのメールアドレスのドットを多く打ったり少なく打ったりしても、ちゃんとメールは届きます。

ただし、職場などの組織アカウントでGmailを使っている場合は注意が必要です。この仕様が有効になっていないケースがあり、管理者による設定が必要な場合もあります。

3. プラス記号(+)でエイリアスを作る

同様に、Gmailアドレスにプラス記号(+)を追加しても、問題なくメールを受信できます。これはGmailの「エイリアス」機能として知られています。

例えば、メールアドレスが gmail.enthusiast@gmail.com の場合、gmail.enthusiast+Movies@gmail.com として教えても、そのアドレス宛のメールは引き続き受信できます。

この機能のメリットは、メールの管理に活用できる点です。例えばNetflixなどの動画配信サービスだけに「+Movies」付きのアドレスを登録しておけば、Gmailの検索バーでサブスクリプションサービスからのメールだけを簡単に絞り込めます。

スパムメールが心配な方にもおすすめです。登録先ごとに異なるプラス記号付きアドレスを使い分ければ、どのウェブサイトやサービスがあなたのアドレスを第三者に流出させたのかを特定できます。

4. オフラインでもGmailを使える

インターネットに接続していなくてもGmailを使えることをご存じでしたか?まずはこの機能を有効にする必要があります。「設定」の「オフライン」タブからオンにできます。

有効にすると、Gmailは過去7日間・30日間・90日間のいずれかの期間分のメールを端末に保存します。保存されたメールには、どこにいてもいつでもアクセス可能です。

もちろん、いくつか注意点もあります。保存されているメールは、最後にインターネットに接続した時点までの情報しか反映されていません。

また、オフライン中はすぐに返信を送信することはできません。ただし、返信の下書きを作成することはでき、インターネットに再接続した瞬間に自動的に送信されます。

5. スヌーズ機能

この機能は、このリストの中では比較的知られている部類に入りますが、それでも驚くほど活用されていません。

メールのスヌーズは、先延ばしがちな人や、届いたメールすべてにすぐ対応する時間がない人にぴったりの機能です。

メールをスヌーズすると、Gmailは指定した日時までそのメールを受信トレイから一時的に非表示にします。スヌーズする際に、戻ってくる日時を選択できます。

これにより、メールの内容を気にかけ続けることなく、受信トレイをすっきり整理できます。

6. 添付ファイル忘れの警告

Gmailには、添付ファイルの付け忘れを検知する機能があることをご存じでしたか?完璧なシステムではありませんが、本文中に「添付しました」「添付ファイルをご確認ください」といった特定の言葉やフレーズがあると反応します。

こうした言葉が見つかったのに添付ファイルが存在しない場合、Gmailは「本当にこのまま送信しますか?」といった小さな警告を表示してくれます。うっかりミスによる恥ずかしい事態を防げる、地味ながら嬉しい機能です。

7. デスクトップ通知

パソコンで仕事をしていて、常にメールをチェックしているタイプの人には、この機能が間違いなく役立つでしょう。

実はGmailは、デスクトップへの通知を送ることができます。つまり、ブラウザを含むすべてのウィンドウを閉じていても、新しいメールが届いたタイミングで通知を受け取れるのです。

この設定は、Gmailの設定画面の「全般」タブにある「デスクトップ通知」から有効にできます。

8. 機密モード

プライバシーが気になる人にとって、このGmail機能は救世主となるでしょう。機密モードは、送信しようとしているメールの作成画面下部からオンにできます。

機密モードを有効にすると、受信者がメールを転送・コピー・印刷・ダウンロードできなくなります。さらに、メールに有効期限を設定することも可能で、SMSパスコードで保護することさえできます。重要な情報をやり取りする際にぜひ活用したい機能です。

9. リマインダー(Nudges)

最後にご紹介するのは「リマインダー(Nudges)」です。Gmailが標準で有効にしている機能で、多くの場面で役立ちます。

リマインダーは、返信すべきメールやフォローアップすべきメールをGmailが判断し、受信トレイの上部に表示してくれる機能です。返信を忘れがちな人には心強い存在でしょう。

一方で、受信トレイを独自のルールで整理したい人にとっては煩わしく感じることもあります。幸い、この機能はGmailの設定から簡単に無効化できます。

設定内の「リマインダー(Nudges)」という項目からオフにできます。また、「返信が必要なメール」と「フォローアップが必要なメール」をそれぞれ個別に無効化することも可能です。

Gmailをもっと活用しよう

Gmailは非常に強力なツールで、最初に想像していた以上のことが実現できます。今回ご紹介した隠れた機能のリストが、あなたの知らなかったGmailの魅力を発見するきっかけになれば幸いです。

とはいえ、Gmailだけでできることには限りがあります。Gmail単体では実現できないニーズもあるため、そういった場面では他のツールやテクニックを組み合わせて、メール運用をさらに最適化していきましょう。