知っておくべき16のGmailの重要な用語と機能

Gmailのフォルダはどこにありますか？ラベルはフォルダと同じですか？どちらもカテゴリとどう違うのですか？

Gmailを初めて使用する場合は、GmailのWebバージョンについてこのような質問があるかもしれません。 Gmailの用語を理解しやすくするために、実際に知っておくべきGmailの主な機能をリストします。

1.会話ビュー

あなたはこれをメールスレッドとして知っています。 会話ビュー 電子メールとそれに返信するすべてのメッセージを1つのビューにパックして、メッセージを読んでいるときにコンテキストを確実に取得できるようにします。グループ内の各メッセージには、独自の折りたたみ可能なセクションがあります。

このGmail機能を有効にするには、[設定]>[一般]にアクセスしてください 。そこで、会話ビューの下に セクションで、会話ビューのラジオボタンを選択します 。

2.重要度マーカー

これらは、Googleがあなたにとって重要であると考えるメールを強調する視覚的な手がかりです。 マーカーを表示を有効にすると、特定のメールの横に黄色のタグとして表示されます [設定]>[受信トレイ]の下のオプション 。

Gmailは、重要と思われるメールをどのように判断しますか？

それはあなたが電子メールを処理する方法に依存しています。 Gmailは、開いて返信するメール、アーカイブまたは削除するメール、通信する連絡先などに注意を払います。

Gmailがメールを重要と誤入力した場合は、マーカーをクリックして無効にすることで修正できます。同様に、重要と思われるメールのマーカーを有効にすることはできますが、Gmailはそのようにマークできませんでした。どちらの場合も、Gmailはユーザーの行動から学習して精度を向上させます。

3.ホバーアクション

ホバーアクションを使用すると、最初にメールを選択しなくてもメールを処理できます。メールにカーソルを合わせると表示されるこれらのアクションボタンのおかげで、メールをスヌーズ、アーカイブ、または削除したり、既読/未読としてマークしたりすることができます。もちろん、ラベル付けやフィルタリングなどの高度なアクションの場合でも、通常どおり最初にメールを選択する必要があります。

ホバーアクションが煩わしい場合は、[設定]>[一般]からオフにすることができます ---ホバーアクションの下 、ホバーアクションを無効にするの横にあるラジオボタンを選択します 。

4.送信を元に戻す

その名前が示すように、Gmailの送信を元に戻す この機能を使用すると、送信を押したメールを取り戻すことができます の上。ただし、これを行うには10秒のウィンドウがあり、[設定]>[一般]>[送信を元に戻す]でこの間隔を数秒調整できます。 。

Gmailはデフォルトでこの機能を有効にしており、メールを送信した直後に元に戻すが表示されます 検索ボックスのすぐ下にあるオプション。

5.ラベル

ラベルはGmailの特徴的な機能です。これらはテキストベースの色分けされた識別子であり、適切なメールをすばやく見つけるのに役立ちます。 受信トレイなどのサイドバーに表示されるアイテム 、ゴミ箱 、およびドラフト Gmailがすでに設定しているラベルです。

ラベルは、フォルダのように、タグのように動作します。ただし、それらをタグとして考える方がよいでしょう。 Gmailのパワーユーザーガイドを読んで、Gmailをよりよく理解してください。 （Gmailには実際のフォルダやタグがないことに注意してください。）

6.カテゴリ

これらは、Gmailでタブとして表示されるデフォルトのラベルのセットです。あなたはそれらのうちの4つを持っています：ソーシャル 、プロモーション 、更新 、およびフォーラム 。

カテゴリは、メールにコンテキストを追加します。ソーシャルメディアの更新やプロモーションメーラーなどの自動メッセージをメインの受信トレイに入れないようにします。

カテゴリタブのおかげで、特定の種類のメールをすばやく見つけることができます。たとえば、パスワードリセットのメールを探している場合は、更新に直接ジャンプできます。 タブが表示されるようにプログラムされているためです。

プライマリを使い続けたい場合 タブのみ、受信トレイの設定でカテゴリタブをオフにします ギアの後ろに隠されたオプション または設定 アイコン。

7.フィルター

フィルタは、さまざまな基準に基づいてメールを処理するようにGmailに教えるために設定したルールです。

フィルタを使用して、自動化された電子メールを停止し、大きな添付ファイルのある電子メールを検索し、電子メールを既読としてマークすることができます。また、それらを使用して、電子メールに自動的にラベルを付け、削除し、整理することもできます。メールの大部分を処理するためにスマートGmailフィルターを設定することから始めます。

8.スヌーズ

スヌーズはGmailの新機能の1つであり、他のメールクライアントと同じように機能します。スヌーズを使用すると、処理の準備ができるまでメールを非表示にできます。

スヌーズを押したとき メールのツールバーボタン（時計に似たボタン）を使用すると、メールを受信トレイに再表示するタイミングをGmailに通知できます。利用可能な事前設定されたスケジュールの1つから選択するか、カスタムの日付と時刻を設定します。

9.スマートリプライ

スマートリプライは、特定のメールに返信するときにGmailが思い付く予測的な提案です。 Gmailは、これらの提案を以前の返信に基づいています。すべてのメールに表示されるわけではなく、表示される提案は通常、簡単な質問に対する簡単な回答です。

メールを入力するときにも同様の提案が表示されます。それがスマートコンポーズです 機能が動作しています。

これらの予測応答が役立つと感じる人もいれば、煩わしいと感じる人もいます。後者のキャンプに陥った場合は、スマート作成を無効にすることができます 機能と設定>一般からのスマートな返信 。

10.ナッジ

Gmailのナッジは、重要なメールを受信トレイの一番上にプッシュして返信するように通知します。返信を受け取っていない送信済みメールのフォローアップに役立つ同様のリマインダーが必要ですか？ナッジはあなたもそこでカバーしてくれました。 Gmailはこの機能を自動的に有効にします。結局、それを望まないと判断した場合は、Gmailの他のAIベースの機能と一緒にナッジをオフにすることができます。

11.機密モード

機密モードでは、機密情報を含む電子メールを送信するときに有効期限を設定できます。パスコードを使用してメールをさらに保護し、有効期限が切れる前であっても、いつでもメールへのアクセスを取り消すことができます。電子メールの受信者は、電子メールをコピー、ダウンロード、転送、または印刷することはできません。彼はまだスクリーンショットを撮ることができることを覚えておいてください。

メールの機密モードを有効にするには、[機密モードをオン/オフにする]をクリックします 作成のツールバーボタン 窓。 （時計がはめ込まれたブリーフケースのアイコンを探してください。）

現在、GSuiteには機密モードがありません。

12.プレビューペイン

この時間節約のGmail機能は、メッセージリストのすぐ横にメールの内容を表示します。基本的に、メッセージを読むためにメッセージを開く必要がないことを保証する分割ペインビューが表示されます。

プレビューペインを切り替えるには 機能については、設定>詳細にアクセスしてください 。この機能を有効にすると、Gmailにメールのプレビューを受信トレイの下または横に表示するように指示できます。 設定の横にあるアイコンをクリックします 2つのビューを切り替えるオプションのアイコン。

13.複数の受信トレイ

複数の受信トレイは、プライマリ受信トレイの下に積み重ねられた最大5つの受信トレイペインのセットです。その利点は、各ペインにどのような種類のメールを送信するかを決定できることです。

たとえば、特定のラベルが付いたメッセージ用に1つのペインを作成し、スター付きメッセージ用に別のペインを作成できます。特定の検索クエリに一致する電子メールの3番目のペインにスローします。それはすべてあなた次第です。

各カスタム受信トレイに表示する内容を構成するには、[設定]>[複数の受信トレイ]にアクセスする必要があります 。このセクションは、複数の受信トレイを有効にした後でのみ表示されます [設定]>[詳細]の機能 。

14.定型応答

既定の応答は、電子メールテンプレートに他なりません。同じものを何度も入力する手間を省くために、それらを設定します。繰り返しのビジネスメールや季節の挨拶などについては、定型の返信から始めて、その詳細を微調整します。

上記の2つのGmail機能と同様に、[設定]>[詳細設定]から定型応答を有効または無効にできます 。

15.優先受信トレイ

これは、適切なメッセージが受信トレイの一番上に表示されるようにするための特別なGmailビューです。正しいメッセージとは、未読メッセージ、重要とマークされたメッセージを意味します 、およびスター付きメッセージ。他のすべてが2番目になります。

優先受信トレイに切り替えるには 表示し、受信トレイにカーソルを合わせます サイドバーで、表示される小さな下向き矢印をクリックします。ビューまたは受信トレイタイプのリストを含むポップアップメニューが表示されます。 から選択します。あなたはあなたが何を選ばなければならないか知っています！

優先受信トレイに表示されるメッセージの種類をカスタマイズできると便利です。開始するには、[設定]>[受信トレイ]>[受信トレイ]セクションに移動します 。

16.Gmailオフライン

ご想像のとおり、これはGmailでメールにオフラインでアクセスできるようにする方法です。インターネットに接続していなくても、送信用の電子メールを読んだり、整理したり、検索したり、削除したり、アーカイブしたり、作成したり、キューに入れたりすることができます。このGmail機能をGoogleChromeを使用している場合にのみ利用できるのは残念です。

オフライン時にGmailの受信トレイへのアクセスを開始するには、[オフラインメールを有効にする]を選択します [設定]>[オフライン]の下のチェックボックス 。対応する設定を適切と思われるように調整した後、[変更を保存]をクリックします 設定の下にあるボタン。

Gmailの詳細を学ぶ

まったく新しいGmailアカウントを持っている場合、またはデスクトップクライアントでGmailを使用することを常に好んでいる場合は、Webバージョンに少し慣れる必要があります。 Gmailのやり方は、非論理的または複雑に感じることさえあります。

しかし、それはあなたが遅かれ早かれあなたがあなたのGmailアカウントで最高の機能のコツをつかむまでだけです。その他のヒントについては、Gmailの究極のガイドをご覧ください。