初心者必見！Gmailの重要な用語と機能16選

Gmailのフォルダはどこにある？ラベルとフォルダは同じもの？カテゴリとは何が違うの？

Web版Gmailを使い始めたばかりだと、こんな疑問が次々と浮かんでくるかもしれません。そこで本記事では、Gmailの基本的な用語に慣れていただけるよう、必ず知っておきたい主要機能を16個に分けてわかりやすく解説します。

1. 会話表示（Conversation View）

いわゆる「メールスレッド」のことです。会話表示を有効にすると、1通のメールとその返信すべてがひとつのビューにまとめられ、どのメッセージを読んでいても文脈をつかみやすくなります。スレッド内の各メッセージは折りたたみ可能なセクションとして表示されます。

この機能をオンにするには、設定 ＞ 全般を開き、「会話表示」セクションで「会話表示を有効にする」を選択してください。

2. 重要マーク（Importance Markers）

重要マークは、Googleが「あなたにとって重要かもしれない」と判断したメールを示す視覚的なサインです。設定 ＞ 受信トレイで「マークを表示」オプションを有効にすると、特定のメールの横に黄色いタグが表示されるようになります。

Gmailはどうやって重要なメールを見分けているのでしょうか？その仕組みは、あなたのメール処理の習慣に基づいています。どのメールを開き、どのメールに返信したか、どれをアーカイブや削除したか、どんな相手とやり取りしているかなどをGmailが学習しているのです。

もしGmailが誤って重要マークを付けたら、マークをクリックして解除できます。逆に、重要だと思うのにマークが付いていないメールには、自分でマークを付けることも可能です。どちらの場合でも、Gmailはあなたの操作から学習し、判定精度を高めていきます。

3. ホバーアクション（Hover Actions）

ホバーアクションを使えば、メールを選択しなくても操作が可能になります。メールにカーソルを合わせるとアクションボタンが表示され、スヌーズ、アーカイブ、削除、既読/未読の切り替えなどを一瞬で行えます。もちろん、ラベル付けやフィルタリングのような高度な操作は、従来どおりメールを選択してから行う必要があります。

ホバーアクションが煩わしいと感じる場合は、設定 ＞ 全般の「ホバーアクション」で「ホバーアクションを無効にする」を選択すればオフにできます。

4. 送信取り消し（Undo Send）

名前のとおり、送信取り消し機能を使えば、送信ボタンを押した直後のメールを引き戻せます。ただし猶予は最大30秒程度で、設定 ＞ 全般 ＞ 送信取り消しから取り消せる時間を調整できます。

この機能はデフォルトで有効になっており、メール送信直後には検索ボックスの下に「元に戻す」オプションが表示されます。

5. ラベル（Labels）

ラベルはGmailを象徴する機能です。テキストベースで色分けできる識別子であり、目的のメールをすばやく見つけるのに役立ちます。サイドバーに並ぶ受信トレイ、ゴミ箱、下書きなどの項目も、実はGmailがあらかじめ用意してくれているラベルなのです。

ラベルはフォルダのような側面とタグのような側面を併せ持っていますが、タグとして捉えたほうが理解しやすいでしょう。（なお、Gmailには厳密な意味でのフォルダやタグは存在しません。）

6. カテゴリ（Categories）

カテゴリは、Gmail内でタブとして表示されるデフォルトのラベル群です。「ソーシャル」「プロモーション」「アップデート」「フォーラム」の4種類があります。

カテゴリはメールに文脈を与えてくれる存在です。SNSの通知や宣伝メールなどの自動送信メッセージを、メインの受信トレイから振り分けてくれるのです。

カテゴリタブのおかげで、特定の種類のメールを素早く探せます。たとえばパスワード再設定メールを探しているなら、アップデートタブに直接移動すればよいわけです。そこに表示されるよう設計されているからです。

メインタブだけを使いたい場合は、歯車（設定）アイコンから「受信トレイの設定」を選び、カテゴリタブをオフにしましょう。

7. フィルタ（Filters）

フィルタとは、さまざまな条件に基づいてGmailにメールを自動処理させるためのルールです。

フィルタを使えば、自動送信メールをブロックしたり、添付ファイルの大きいメールを検索したり、メールを既読にしたりできます。ラベル付け、削除、整理を自動化することも可能です。まずは賢いGmailフィルタを設定して、大量のメール処理を効率化してみましょう。

8. スヌーズ（Snooze）

スヌーズは比較的新しいGmail機能のひとつで、他のメールクライアントと同様の働きをします。対応する準備が整うまでメールを受信トレイから隠しておけるのです。

メールに対してツールバーのスヌーズボタン（時計のアイコン）を押すと、そのメールを受信トレイに再表示させたい日時を指定できます。あらかじめ用意されたスケジュールから選ぶことも、独自の日時を設定することも可能です。

9. スマートリプライ（Smart Replies）

スマートリプライは、特定のメールに返信する際にGmailが提示してくれる予測候補です。これらの候補は、あなたの過去の返信内容をもとに生成されます。すべてのメールに表示されるわけではなく、表示される場合も単純な質問への簡単な回答であることがほとんどです。

メール作成中にも似たような候補が表示されることがあります。これはスマート作成（Smart Compose）機能によるものです。

この予測返信を便利だと感じる人もいれば、鬱陶しく感じる人もいます。後者に当てはまるなら、設定 ＞ 全般からスマートリプライとスマート作成の両方を無効化できます。

10. リマインダー通知（Nudges）

Gmailのリマインダー（Nudges）は、重要なメールへの返信を促すために、そのメールを受信トレイの上部へ押し上げて知らせてくれる機能です。送信済みのメールに返信がない場合のフォローアップを促すリマインダーもあります。この機能は自動的に有効になっており、不要になった場合はGmailのその他のAI系機能とともにオフにできます。

11. 機密モード（Confidential Mode）

機密モードを使えば、機微な情報を含むメールを送る際に有効期限を設定できます。さらにパスコードで保護することもでき、期限が来る前であればいつでもアクセス権を取り消すことも可能です。受信者はそのメールをコピー、ダウンロード、転送、印刷できなくなります。ただし、スクリーンショットを撮られる可能性は残っている点には注意が必要です。

メールに機密モードを適用するには、作成ウィンドウのツールバーにある「機密モードを有効/無効にする」ボタン（時計が埋め込まれたブリーフケースのアイコン）をクリックします。

なお、機密モードは現時点ではGoogle Workspace（旧G Suite）では利用できません。

12. プレビュー画面（Preview Pane）

この時短機能を有効にすると、メッセージリストの隣にメールの内容が表示されます。つまり分割表示になり、メールを開かなくても内容を読めるようになるのです。

プレビュー画面機能を切り替えるには、設定 ＞ 詳細にアクセスします。機能を有効にすると、プレビューを受信トレイの下に表示するか横に表示するかを選べます。設定アイコンの隣にあるアイコンをクリックすれば、2つのビューを切り替えられます。

13. 複数の受信トレイ（Multiple Inboxes）

複数の受信トレイは、メインの受信トレイの下に最大5つまでの受信トレイペインを積み重ねられる機能です。魅力は、各ペインにどんなメールを表示するかを自分で決められることです。

たとえば、特定のラベルが付いたメッセージ用のペインを1つ、スター付きメッセージ用のペインをもう1つ作り、さらに特定の検索クエリに一致するメール用の3つ目のペインを追加する、といった具合です。すべて自由自在です。

各カスタム受信トレイの表示内容を設定するには、設定 ＞ 複数の受信トレイにアクセスします。このセクションは、設定 ＞ 詳細で「複数の受信トレイ」機能を有効にした後に表示されます。

14. 定型文（Canned Responses）

定型文とは、その名のとおりメールのテンプレートです。同じ内容を何度も入力する手間を省くために設定しておきましょう。繰り返し使うビジネスメールや季節のご挨拶などには、定型文をベースにして細部を書き換えるのが効率的です。

上記の2つの機能と同様に、定型文も設定 ＞ 詳細から有効/無効を切り替えられます。

15. 優先受信トレイ（Priority Inbox）

優先受信トレイは、本当に重要なメッセージを受信トレイの最上部に表示させるための特別なビューです。ここでいう重要なメッセージとは、未読のメール、重要マークが付いたメール、そしてスターを付けたメールのことです。それ以外のメールはその下に表示されます。

優先受信トレイビューに切り替えるには、サイドバーの受信トレイにカーソルを合わせ、表示される小さな下向き矢印をクリックします。ビューや受信トレイの種類の一覧がポップアップメニューで現れるので、あとは選択するだけです。

優先受信トレイに表示するメッセージの種類をカスタマイズできるのも便利なポイントです。設定 ＞ 受信トレイ ＞ 受信トレイのセクションから設定を始めてみましょう。

16. Gmail オフライン（Gmail Offline）

お察しのとおり、これはインターネット接続なしでメールにアクセスできるようにするGmailの機能です。オフライン状態でも、メールの閲覧、整理、検索、削除、アーカイブ、作成、送信用のキューへの追加まで行えます。残念ながら、この機能を利用できるのはGoogle Chromeを使用している場合のみです。

オフライン時にGmailの受信トレイへアクセスするには、設定 ＞ オフラインで「オフラインメールを有効にする」チェックボックスを選択します。必要に応じて関連設定を調整したら、設定画面の下部にある変更を保存ボタンをクリックしてください。

Gmailを使いこなそう

新しいGmailアカウントを作ったばかりの方や、これまでデスクトップクライアントでGmailを使っていた方は、Web版に慣れるまで少し時間がかかるかもしれません。Gmail独特のやり方に、非論的あるいは複雑に感じることさえあるでしょう。

しかし、それはGmailアカウントの優れた機能のコツをつかむまでの話です。遅かれ早かれ、きっと使いこなせるようになりますよ。さらに詳しいヒントについては、Gmailの完全ガイドもぜひチェックしてみてください！