メール作業を劇的に効率化！今すぐ使えるGmail Labsのおすすめ機能7選

「ちょっと変わった実験的な機能」

これが、Gmail自身によるGmail Labs（ラボ）の説明です。Gmail Labsは、正式リリース前の実験的な機能を試せるテスト環境。人気機能の「送信取消（Undo Send）」も、もともとはGmail Labsで生まれたものです。Gmailに追加される新機能をいち早く体験できる、まさに最前線の場といえるでしょう。

私たちは1日のうちかなりの時間をメール管理に費やしています。だからこそ、メールのノイズを取り除き、高い生産性を保つことが重要です。ほんの数秒の節約の積み重ねが、長期的には大きな時間のゆとりにつながります。

幸い、Gmail Labsには日々の作業をスムーズにし、メール疲れを軽減してくれる優れた実験的機能が揃っています。

始める前に知っておきたいGmail Labsの注意点

Gmail Labsは現実の研究所と同じように、壊れることもあれば、新しいものが生まれる場所でもあります。そのため、ある機能がいつ動かなくなるのか、仕様が変更されるのか、あるいは提供終了となるのかは予測できません。また、これらの機能はGmailのWeb版インターフェース専用であり、Gmailに対応した他のデスクトップメールクライアントでは利用できない点にも注意してください。

もしLabsの機能が不具合を起こし、受信トレイが正常に読み込めなくなった場合は、以下の代替URLからアクセスしましょう。

https://mail.google.com/mail/u/0/?labs=0

この「非常口」を頭に入れたところで、Gmail Labsへのアクセス方法を見ていきましょう。

Gmail Labs機能へのアクセスと有効化の手順

まず、お好みのWebブラウザでGmailを開きます。受信トレイ右上にある歯車アイコンをクリックし、メニューから「設定」を選択してください。

次に「Labs」タブへ移動します。ここで、利用可能なすべてのGmail Labs機能を確認できます。

機能を有効にするには、試したい機能の横にある「有効にする」ボタンをクリックし、最後に「変更を保存」を押すだけです。

これで機能が正常に有効化されました。無効にする場合も同様に、「無効にする」ボタンをクリックするだけでOKです。

メール生産性を高めるGmail Labsの注目機能

ここからは、今すぐ有効化できるおすすめのGmail Labs機能を紹介し、それぞれがどのようにメール業務の効率化に役立つのかを解説します。

1. マルチ受信トレイ（Multiple Inboxes）

マルチ受信トレイを使うと、特定の条件でメールをグループ分けし、それぞれを別々のペインに表示できます。複数の受信トレイを持っているような感覚を実現できるのです。たとえば、同僚からのメールを1つのペインに、友人からのメールを別のペインに振り分けるといった使い方が可能です。

有効化したら、受信トレイ右上の歯車アイコン→「設定」をクリックし、新しく追加された「マルチ受信トレイ」タブを開きます。各ペインには、特定の検索クエリでメールをフィルタリングできます。

たとえば「from:xyz」という検索クエリを指定すれば、特定の連絡先からのメッセージだけを抽出できます。設定できる検索クエリの一覧は、Gmailのサポートページで確認してみてください。あわせて、生産性を高める高度なGmail検索演算子もチェックしておくのがおすすめです。

2. カスタムキーボードショートカット（Custom Keyboard Shortcuts）

Gmailには標準でキーボードショートカットが用意されており、素早く操作できます。しかし、既存のキー組み合わせが、普段使っている他のキーマッピングアプリと競合することもあるでしょう。そんなときに便利なのがこの機能です。事前定義されたキーを上書きし、自分好みのショートカットを設定できます。

有効化したら、歯車アイコン→「設定」をクリックし、新しく追加された「キーボード ショートカット」タブへ移動します。

ここでは、新規メール作成、アーカイブ、削除など、あらゆるGmailの操作に好きなキーを割り当てられます。メールワークフローを大幅に改善できるはずです。

3. 自動送り（Auto-Advance）

デフォルトでは、個別のメールをアーカイブ・ミュート・削除すると、Gmailはスレッド一覧画面に戻ります。受信トレイを一気に整理している最中には、メールごとに毎回クリックが増えてしまうのはストレスです。

このLabs機能を使えば、メールをアーカイブ・ミュート・削除した後に、自動的に次の新しい（または古い）スレッドを表示するよう挙動を変更できます。大量のメールを処理する際、クリック回数と時間を節約できます。

有効化したら、歯車アイコン→「設定」→「全般」タブの順に進み、「自動送り（Auto-advance）」の項目で希望の動作を設定してください。

4. 定型文（Canned Responses）

同じ内容の文章を何度も入力した経験はありませんか？たとえば、会議の空き状況を尋ねるメールが頻繁に届く場合、毎回勤務スケジュールを返信するのは骨が折れます。そこで活躍するのが定型文機能です。

よく送るメールのテンプレートを保存しておけば、次回からは保存済みの定型文を挿入するだけで済みます。同じ文章を繰り返し打ち込む必要はもうありません。

Labsメニューで有効化すると、メッセージ作成フォームの横にあるボタンから定型文を呼び出せます。

5. スマートラベル（Smart Labels）

スマートラベルは、メール過多の抑制に役立ちます。受信メールを「購入」「金融」「ソーシャル」「旅行」「フォーラム」などのカテゴリに自動でラベリングしてくれるため、必要なカテゴリのメールだけを手間なく整理・閲覧できます。

特定のスマートラベルを非表示にしたい場合は、歯車アイコン→「設定」→「ラベル」タブへ移動します。ここで、任意のスマートラベルの表示／非表示を切り替えられます。

6. Googleカレンダー（Google Calendar）

Googleカレンダーでミーティングを管理し、1年間の予定まで計画的に立てている人も多いはず。Gmailで予定調整をしているなら、GmailとGoogleカレンダーを行き来するのが決して快適ではないことにも同意いただけるでしょう。このLabs機能を使えば、Googleカレンダーのウィジェットを受信トレイ内に直接表示できます。今後の予定、場所、詳細をひと目で確認でき、Gmailを離れることなく新しい予定を素早く追加することも可能です。

有効化したら、受信トレイ左下の三点ドットアイコンをクリックします。Googleカレンダーが受信トレイ内にポップアップ表示されます。

7. プレビューペイン（Preview Pane）

プレビューペイン機能を使うと、スレッド一覧の隣に個別のメールを表示しながら読めます。ワイドモニターの環境なら、余った画面スペースを活かして一度により多くのメールを確認でき、読むスピードも上がります。

有効化したら、歯車アイコンの横にある「分割ペイン モードの切り替え」アイコンを探します。ペインの分割方向は縦・横どちらでも選択可能です。通常モードに戻すには「分割なし」をクリックしてください。

あなたのお気に入りのGmail Labs機能は？

これらのGmail Labs機能をワークフローに取り入れれば、かなりの時間を節約できるはずです。ただし、メール生産性の追求はここで終わりではありません。ぜひ、ワークフローに加えたいその他のGmail活用術や、Gmail体験を強化するChrome拡張機能もチェックしてみてください。

あなたが手放せないGmail Labs機能はどれですか？それはどのように生産性向上に役立っていますか？ぜひ下のコメント欄でお聞かせください。