Gmailをもっと便利に!知っておきたいGoogleドライブアドオン4選

Gmailは誰もが使う手軽なメールサービスですが、決して完璧ではありません。そのため多くの人は、Boomerangのようなアプリを併用してメールの送信予約を行うなど、Gmailの使い勝手を補っています。

しかし、Gmailを強化する方法はまだありました。それが「Googleドライブアドオン」です。

Googleドライブアドオンは、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートを補完するために提供されている機能で、これらのオンラインツールをさらに便利にしてくれます。Googleドライブはオフラインでも動作し、GoogleスプレッドシートはすでにExcelの人気代替ツールとして定着しています。

これらのアドオンを活用すれば、あなたはさらに一歩進んだ「Gmailマスター」になれるはずです。それでは、おすすめのアドオンを見ていきましょう。

Yet Another Mail Merge(差し込みメールの一斉送信)

メールの差し込み送信(メールマージ)は、メール活用において最も必要とされる機能のひとつです。

今回紹介するアドオンの中でおそらく最も強力なのが、この「Yet Another Mail Merge」です。パーソナライズされた大量メールを一括送信でき、受信者ごとに「自分だけ宛てに送られたメール」として表示されます。その他の機能も、時間の節約に大きく貢献します。

ただしインストール時には、メールの閲覧・管理、Googleドライブデータの閲覧・管理、さらにはあなた名義でのメール送信まで許可する、かなり長い権限リストへの同意が必要です。

信頼できるアプリケーションなので基本的に問題ありませんが、セキュリティに非常に厳格な方はインストールをためらうかもしれません。

インストール後は、Googleスプレッドシート上部の「アドオン」メニューから利用できます。Google連絡先からグループまたは全連絡先をインポートすると、名前や連絡先情報が列に自動的に入力されます。

ただし無料版では一度に最大50件までしか送信できないため、大規模なリストへ個別化メールを送りたい場合は有料プランが必要です。

各列は自由に編集でき、名前・姓・商品画像・商品名などの個別情報を追加できます。挿入したい項目は、半角の不等号記号で囲むことでメール本文に組み込めます。

たとえば、次のようなメールが作成できます。

こんにちは <<First Name>> さん。
<<Product Name>> にご興味はありますか?
Justin Dennis

送信時には、各行の連絡先に紐づいた名前や商品名が自動的に反映され、次のように表示されます。

こんにちは Taylor さん。
新しいフライパン3000にご興味はありますか?
Justin Dennis

公式の詳しいドキュメントに従えば、添付ファイルの追加、CC・BCC欄への設定、エイリアスアドレスからの送信なども可能です。

Save Emails and Attachments(メールと添付ファイルの自動保存)

このアドオンは、その名の通り——メールと添付ファイルを保存するためのものです。

インストール後、Googleスプレッドシートを開いて「アドオン > 新しいルールを作成」を選択します。操作感は、Gmailでラベルを作成するときによく似ています。

たとえば、「領収書がメールで届いたら、そのメールをPDFとしてGoogleドライブに保存する」といった設定が可能です。また、共同作業者から送られてくる添付ファイルを自動的に保存することもできます。

実際の使い方はアイデア次第ですが、メールを自動保存できる選択肢があるのは心強いですね。

Email Forwarder(メール転送)

このアドオンは前述のアドオンと同じ開発者によるもので、文字通りメールの転送に特化したツールです。Gmail標準の転送機能と比べた主なメリットは、転送先アドレスの事前認証が不要な点と、受信トレイにある既存メールをまとめて転送できる点にあります。

前のアドオンと同様に、「指定した条件をすべて満たした場合」に「次の処理を実行する」というルール形式を採用しています。どの種類のメールを転送するかを選んで設定すれば、あとは自動で処理されます。

既存のメールを転送するには、対象メールに新しいラベルを作成し、そのラベルを使った転送ルールを設定するだけです。スプレッドシートのルールは毎時自動実行されますが、即時実行の指示も可能です。迷ったときのために、使い方ガイドとサポートもアドオンに含まれています。

家計を共有している相手に領収書をまとめて送ったり、銀行明細書を別アカウントへ転送したりする場面で特に役立ちそうです。もちろん、使い道はあなた次第です。

Email Autoresponder(メール自動返信)

そしてこのアドオンは——お察しの通り——メールへの自動返信用ツールです。

Gmailの定型文(テンプレート)機能の強化版とも言える存在です。定型文機能はモバイル版ではデフォルトで利用できないため、Email Autoresponderはその代替策としても活躍します。Googleスプレッドシートを開き、「アドオン > Email Autoresponder > 新しいルールを作成」を選択しましょう。

前の2つと同じように、ルールを設定してスクリプトを実行するだけです。

自動返信用のGmail下書きをいくつか作成しておけば準備完了です。スプレッドシートでアドオンを実行してルール条件を設定すれば、しつこい営業メールや特定の仕事関連メールへの自動返信を簡単に行えます。Gmailの高度な検索演算子を使ってルールを作成することも可能です。さらに、Gmailの標準機能と違って、返信が定型文であることが相手に伝わらないのも嬉しいポイントです。

これで、同じようなメールへの返信にかかる時間を大幅に節約できます。

有料版では、無制限の自動返信ルール作成と、より高いメール送信上限が利用できます。

あなたはどうやってGmailを改善していますか?

新しいGmailの機能だけでは物足りない方には、これらのGoogleドライブアドオンがGmail体験をより快適にしてくれるはずです。さらに求めるなら、Gmail向けのFirefoxアドオンや、Googleドライブだけで署名を作成する方法などもあります。

あなたはどうでしょうか?Gmailをどんな方法で改善していますか?アドオンを使っていますか?それとも別の方法?ぜひコメント欄で教えてください!