Gmailで複数の署名を使い分ける方法!設定手順とプロ級の署名作成のコツ

Googleは、Gmailで複数の署名を作成・使用できる機能を提供しています。この機能により、状況に応じて異なる署名を使い分けることが可能になりました。たとえば、上司宛てのメールと同僚宛てのメールで、それぞれ別の署名を設定できるのです。

Gmailで複数の署名を作成・使用する方法

Googleは、G Suite Updates Blog上の投稿にて、Gmailが複数のメール署名に対応したことを発表しました。同社によれば、複数の署名を利用できることで、さまざまなシーンで柔軟に署名を使い分けられるようになるとのことです。

想定される使用場面としては、「チーム、組織、プロダクト間でのコミュニケーション」「多言語でのやり取り」「新規メールと返信で異なるデフォルト署名の設定」などが挙げられています。要するに、ユーザーの手元により多くの選択肢がもたらされるというわけです。

複数の署名を作成するには、まずGmailを開き、歯車アイコン > [設定]の順にクリックします。次に、ページを下へスクロールして[署名]セクションを探し、[新しい署名を作成]を選択しましょう。ここでは必要な数だけ署名を作成でき、用途に応じて自由に使い分けられます。

複数の署名を実際に使用する際は、新規メールの作成画面でペンアイコンをクリックして署名メニューを開きます。その後、そのメールで使用したい署名を選択してください。また、[署名を管理]をクリックすれば、署名の追加・編集・削除も簡単に行えます。

プロフェッショナルなメール署名の作り方

この機能は、GoogleがGmailに追加した中でも特に大掛かりなものではないかもしれません。しかし、非常に実用的な機能であることは間違いありません。すべてのメールに署名を使用したいタイプの方や、受信者に応じて異なる印象を与えたい方にとって、大きな助けとなるでしょう。

メール署名は、多くの人が十分に活用できていない便利なツールです。これを見逃すのはもったいないことです。署名を添えるだけで、あなたのコミュニケーションはひと回りプロフェッショナルな印象になります。そこで、完璧なメール署名を作るためのポイントをいくつかご紹介します。

• 氏名と役職を明記する:相手が誰からのメールか一目でわかるようにしましょう。
• 連絡先情報を簡潔に:電話番号や会社名など、必要最低限の情報に絞ります。
• デザインはシンプルに:装飾を凝りすぎず、読みやすさを優先しましょう。
• 署名の長さに注意:長すぎる署名は本文の邪魔になります。4〜7行程度に収めるのが理想です。