Gmailの受信トレイ不安を解消！メール整理をマスターする6つの方法

メールが多すぎて、処理しきれる時間がない――。Gmailの受信トレイ管理について、そんな悩みを抱えていませんか？

受信トレイが未読メールであふれてしまうと、本当に重要なメッセージを見つけ出すだけでも一苦労です。しかし、少しの設定変更と便利な機能・ツールを組み合わせれば、Gmailの受信トレイが原因のストレスや不安はぐっと軽減できます。この記事では、今日からすぐ実践できる整理術を紹介します。

受信トレイの表示スタイルを選ぶ

Gmailには複数の受信トレイ表示形式が用意されており、それぞれ細かくカスタマイズ可能です。「重要なメールを最初に見たい」「未読だけを先に確認したい」といったニーズに応えてくれるのが「受信トレイの種類」設定です。

「デフォルト」では、メールがカテゴリごとにタブへ振り分けられます。ソーシャル、プロモーション、アップデート、フォーラムなどのメールをメインの受信トレイから切り離せるため、非常に便利です。タブはオン／オフの切り替えも自由に行えます。

「重要なメールを先頭に表示」は、最も重要なメッセージをいち早く確認したい人にぴったりの形式です。画面が2つのセクションに分かれ、上部に重要なメール、下部にその他のメールが表示されます。各セクションに表示する件数は5〜50件の範囲で指定できます。

「未読メールを先頭に表示」と「スター付きを先頭に表示」も同様に、2つのセクション構成で動作します。

設定を変更するには、歯車アイコン＞[設定]＞[受信トレイ]の順にクリックし、「受信トレイの種類」のプルダウンから希望の形式を選択してください。

大事なメールを待っている間や探しているときに焦りを感じるなら、表示スタイルの変更が第一歩になるかもしれません。

優先度設定で重要なメールを逃さない

Gmailなら、重要なメッセージに優先順位をつけるのも簡単です。いくつかの設定を行っておけば、今後届くメールが自動的に仕分けされ、マークされるようになります。

優先度の高い受信トレイ（Priority Inbox）

セクション表示を採用したもうひとつの形式が「優先度の高い受信トレイ」です。デフォルトでは、重要かつ未読のメールが一番上、次にスター付きのメール、そしてその他のメールが下に表示されます。この形式の魅力は、セクションの構成を自分好みに調整できる点にあります。

たとえば、「未読メールを先に、その次に重要なメール」という並び順にしたい場合も、簡単な変更だけで実現できます。さらに、自分で作成したラベルをもとにセクションを追加できるのも大きな特徴です。特定のラベルが付いたメールをすばやく確認したいときに重宝します。

重要マーク（Importance Markers）

どのメールを重要として扱うべきか判断するうえで役立つのが、重要マークの設定です。優先度の高い受信トレイや「重要なメールを先頭に表示」を使っているなら、必ずチェックしておきましょう。

Gmailは受信メールを自動的に分析し、重要度を判定してマークを付けます。判定には、類似メッセージへの操作履歴や、開封したメールによく含まれるキーワードなど、複数の要素が考慮されます。この自動予測機能が不要であれば、設定で無効化することも可能です。

いずれの設定も、歯車アイコン＞[設定]＞[受信トレイ]から行えます。

優先度の高いメールの見落としが最大の心配事であるなら、これらの機能をぜひ活用してください。優先度の高い受信トレイと重要マークを組み合わせれば、最重要のメッセージにいつでもすぐアクセスできます。

ラベルで受信トレイを整理する

Gmailのラベルは、受信トレイを整頓するための鍵となる機能です。ラベルを設定しておけば、メッセージには自動的に指定した名前と色のタグが付けられます。特定のメールをひと目で識別でき、関連するメール同士をグループ化できるので、管理が格段に楽になります。

ラベルは、いわばフォルダのようなものと考えてよいでしょう。ラベルを作成すると受信トレイのリストに表示され、該当するすべてのメールがそこにまとめられます。他のラベルの下にネスト（階層化）することもでき、サブフォルダのように使えます。

ラベルの作成・編集・表示・非表示・削除は、歯車アイコン＞[設定]＞[ラベル]から行えます。また、メールを開いた状態でラベルアイコンをクリックすれば、その場でラベルを適用したり新規作成したりできます。メイン画面で1件以上のメールにチェックを入れた状態でも同じ操作が可能です。

フィルタで自動仕分けを実現する

Gmailのフィルタ機能は、メール過多による圧倒感と戦うための強力な武器になります。Outlookの「仕分けルール」のように、条件に合致したメールへ自動的にスターを付けたり、ラベルを適用したり、アーカイブしたりといったアクションを設定できます。受信トレイを開いた瞬間から、整理された状態を保てるのです。

フィルタの作成・編集・削除は、歯車アイコン＞[設定]＞[フィルタとブロック中のアドレス]から行えます。開いているメールを基準にフィルタを作りたい場合は、[返信]ボタンの横にある下向き矢印（その他）をクリックし、「このようなメッセージをフィルタする」を選択しましょう。受信トレイのメイン画面でチェックボックスを使ってメールを選択してから行うこともできます。

フィルタ設定のポップアップが表示されたら、絞り込み条件を選択します。まず、どんなメールを対象にするかを指定します。たとえば、「特定の差出人からのメール」「件名または本文に特定の単語を含むメール」「添付ファイル付きのメール」などを条件にできます。

続いて「この検索条件でフィルタを作成」をクリックし、実行するアクションを選びます。ラベルの適用、重要マークの付与、カテゴリの振り分けなど、複数のアクションを組み合わせることも可能です。

ショートカットキーで素早く操作する

受信トレイを高速で処理し、メールにすばやく対応したいなら、キーボードショートカットが大いに役立ちます。まず、歯車アイコン＞[設定]＞[全般]＞[キーボード ショートカット]で、ショートカットが有効になっていることを確認してください。

ショートカットは、メッセージの作成、テキストの書式設定、各種アクション、画面移動など、幅広い操作に使えます。これにより受信トレイの管理スピードが格段に上がります。以下は特に便利な代表的なショートカットの一例です。完全なリストはGmailヘルプで確認できます。

• 新規メール作成：C
• 返信：R
• 転送：F
• 削除：#
• 既読にする：Shift + I
• 重要マークを付ける：+ または =
• ラベルへ移動：G + L
• 受信トレイへ移動：G + I

外部アプリを活用する

Gmail自体にも受信トレイを快適に処理するための便利な機能が揃っていますが、外部アプリを組み合わせるとさらに効率アップが期待できます。

Boomerang for Gmail

メールの送信予約やリマインダーを受け取りたいなら、Boomerang for Gmailがおすすめのツールです。時間があるときにメールを書いておいて、送信は後で行いたいという場面で重宝します。また、別のタイミングでフォローアップが必要なメッセージには、リマインダーをセットしておきましょう。

Boomerang for Gmailには、相手から返信がない場合に通知してくれる機能もあります。これにより、メールのフォローアップが簡単になり、自分で覚えておく手間が省けます。

Inbox by Gmail

※補足：Inbox by Gmailは2019年4月にサービスを終了しています。以下は当時提供されていた機能に関する情報です。

Inbox by Gmailも、受信トレイ管理を支援するアプリケーションでした。GoogleのGmailから派生したスタンドアロンツールで、より簡単なメッセージ管理を提供していました。メールをToDoリストに変換したり、定型返信を使ったり、リマインダーを作成したり、メッセージをスヌーズして後回しにしたりすることが可能です。

Inbox by Gmailに初めてログインすると、Gmailで作成したすべてのラベルが引き継がれていることがわかります。また、受信メッセージを自動仕分けする「バンドル（Bundles）」という優れた機能も特徴でした。

Gmailのソーシャル・プロモーション・フォーラムといったカテゴリに加え、旅行、購入、金融関連のメールもそれぞれ専用カテゴリに振り分けられます。これらすべてのおかげで、受信トレイの確認がとても楽になっていました。

整理・スケジュール管理・忘却防止にもうひと押しの助けが欲しいなら、こうした便利ツールの導入を検討してみてください。

あなたは受信トレイの不安にどう対処していますか？

Gmailの受信トレイをコントロールするために、貴重な時間を費やす必要はありません。忙しい現代、無駄にできる時間など誰にもありません。今回紹介したヒントを活用して、あふれる受信トレイによるストレスを軽減しましょう。

あなた自身の効果的なGmail管理術や、愛用している便利ツールがあれば、ぜひコメント欄で教えてください！