Gmailのパワーユーザーガイド

Gmailは時間の経過とともに大きく変化したため、Gmailを単に「メールクライアント」と呼んでもそれは正しくありません。このように考えると、スマートフォンだけを使って電話をかけたり、コンピューターを使ってドキュメントを作成したりすることができます。あなたはほんの数ブロックを運転するスポーツカーを所有することができます。可能ですが、これらのことがあなたのためにできることはもっとたくさんあり、あなたはそれらを1つのことだけに使うためにあなたのお金を無駄にするでしょう。 Gmailについても同じことが言えますが、使用するのに1セント硬貨はかかりません。

このガイドの内容： Gmailからやり直す|コミュニケーションハブとしてのGmail|ラベル、GmailのDNA |検索とフィルターの力を感じる| Gmailの生産性向上ツール

注： このGmailガイドは、新規ユーザー向けではありませんが、Gmailを既に使用していて、Gmailの多くの機能を利用したい方を対象としています。初めての方は、まずGmailの初心者向けガイドをお読みください。このガイドでは、サービスの概要と、最も基本的で重要な機能の使用方法について説明しています。

Gmailで最初からやり直す

1.1テーマと効果的なGmailの考え方

写真は千の言葉に値するので、Gmailのインターフェースがどのように見えるかを説明する代わりに、次のように説明します。

あなたが最初に気づくことは何ですか？ Gmailカレンダーの統合、整理に役立つタブ、または通知アイコンですか？

実際、最初に始めるのはGmailのテーマです。それはおそらくあなたがすぐに気づかなかった一つのことです。派手な星、件名の間にぶら下がっている忍者、背景の写真はありません。そしてそれがポイントです：テーマは単に邪魔にならないのです。テーマを使用すると、Gmailの外観を変えることができます。これは、多くのユーザーの間で人気のある機能です。元のGmailガイドを読んで、それらを適用する方法を学ぶことができますが、メールを効果的に使用することを真剣に考えている場合は、できるだけシンプルにすることを検討する必要があります。

Gmailのテーマは、単なる色のコレクションやすっきりとした背景ではありません。それはあなたがあなたの電子メールを見ているときあなたの気分を設定し、あなたがそれらにどのように反応するかにさえ影響を与える可能性があります。仕事やプロジェクトを扱うプロのGmailアカウントでは、創造性よりも効率を優先する必要があります。コントラストの高いクリーンなテーマを選択し、気を散らすものに圧倒されないようにしてください。

仕事と私生活を分けることは、おそらく両方を成功させるためにできる最も重要なことの1つです。したがって、より効果的な受信トレイを得るには、Gmailを元のテーマに数週間戻してみてください。あなたはそれを感謝することを学ぶでしょう。この小さな、しかし重要な提案を過小評価しないでください。それは、このマニュアルの残りの部分について正しい考え方にあなたを置くでしょう。

1.2心を空にし、受信トレイを空にします

Gmailの受信トレイを空にしておくことは、効果的なGmailのもう1つの重要なポイントです。シンプルなテーマのように、それはあなたが入るためにあなた自身を訓練する必要がある考え方です。メッセージでいっぱいの大きなしみのある受信トレイは、書類でいっぱいのワークデスクに相当します。受信トレイは、まだ読んでいないメールや返信が必要なメールにのみ使用してください。残りはストレージに属します。

Gmailの強力なフィルタ（第4章を参照）を使用して受信メールを整理する方法と、キーボードショートカット（第5章を参照）を使用してすぐに注意を払う必要のないメールをすばやくアーカイブする方法については、後で学習します。 Gmailには、整理を容易にするためのタブと自動ラベル付けシステムも用意されています（第5章も参照）。

受信トレイを「やること」リストのように扱います。その中のどんな電子メールもあなたがそれについて何かをすることを要求します（通常それに返信します）。その電子メールの処理が完了したら、すぐにアーカイブします。空の受信トレイを解放する方法を知って驚かれるかもしれません。

1.3Gmailと他のGoogle製品との統合

このGmailガイドはGmailとそれを最大限に活用する方法に焦点を当てていますが、Googleは調和して機能する多くの製品をリリースしています。これらのサービスについて言えることはたくさんありますが（その一部については、このマニュアルのさまざまなポイントで説明します）、今のところ、Gmailを他のレイヤーの上にあるサービスの1つの「レイヤー」として想像してみてください。一方向に。

このマニュアルで説明されているGmailの拡張機能の多くは、Gmailに完全に統合されているこれらの他のサービスを通じて機能します。これらを最大限に活用するには、思い切って調べてみる必要があります。そうすることを強くお勧めします。

2.コミュニケーションハブとしてのGmail

2.1チャットにふさわしい部屋を与える

うまくいけば、Gmailの効果的な考え方に慣れているので、Gmailのチャット機能とハングアウトの使用を検討してください。デフォルトでは、Gmailは通信を画面の左下隅に押し込み、区切り線の下に隠します。これがおそらく現在のチャットの設定方法です。

Gmailをコミュニケーションハブとして使用する場合は、チャットエリアを画面上ではるかに目立つ位置に配置する必要があります。これを行うには、チャットバーを画面の右側に移動します。 ギアをクリックします 上部のアイコンを選択し、設定を選択します 。 ラボを選択します 上部から表示される検索ウィンドウに「チャット」と入力すると、チャット機能で使用可能なオプションのみが表示されます。次に、右側のチャットを有効にします オプションを選択し、変更を保存をクリックします ページの下部にあります。その後、Gmailは変更を加えてリロードする必要があります。

簡単でしたね。すぐに戻って追加機能に使用するため、この[ラボ]タブを覚えておいてください。

右側のチャットでは、Gmailでは比較的使用されていない画面の右側を使用します。これにより、一度により多くの連絡先を表示でき、チャットをより視覚的に目立たせ、迷惑な動的バーを絶えず動かすことなく、左側のラベルを表示するためのより多くのスペースを提供します。これは単純な双方にメリットのある状況です。

2.2チャット以外の目的でのチャットの使用

前述したように、Gmailのチャットは最も強力な機能の1つです。残念ながら、多くのGmailユーザーはまだその全機能を認識しておらず、Googleはこれらの機能を知らせるのに不十分な仕事をしているようです。

チャットバーを詳しく見てみましょう。 1つ目は、[ハングアウトの連絡先]ボタンです。このボタンには、以前にハングアウトに参加したことがある連絡先が表示されます。いずれかを選択した場合は、ビデオハングアウト、ハングアウト、またはメールで連絡するオプションがあります。基本的な詳細を確認することもできます。

次は、Googleバージョンのビデオ会議である[ハングアウト]ボタンです。ハングアウトは、Gmailで最大5人と話すことができるGoogle Plusコンポーネントです（Google Plusを介してより多くの人と直接話すことができます）。電話で参加してもらうこともできます。 Gmailの究極のコミュニケーションツールであり、Gmailが提供できる最高の機能の1つです。

その右側には、電話をかけることができる連絡先を表示する[電話]ボタンがあります。これにより、小さなダイヤルパッドウィンドウで通話が開始されます。

チャット機能エリアの上部に、プロフィール写真が表示されます。画像またはそのすぐ横にある矢印をクリックすると、ステータスを変更したり、他の設定を調整したりできるウィンドウが表示されます。

この領域の機能は一目瞭然です。「仕事中です」や「電話中」などのステータスメッセージを挿入して、忙しいか利用可能かを示すことができます。通知や一般設定を調整したり、アーカイブされたハングアウトやブロックされた連絡先などのアイテムを確認したりすることもできます。

2.2.1GoogleVoiceと自分の番号の取得

Gmailでの電話やテキストメッセージについては、GoogleVoiceについて簡単に触れずに話すことはできません。 Google VoiceはGoogleのもう1つの優れたサービスであり、携帯通信会社と連絡先の間の一種のオペレーターとして機能します。

Google Voiceの機能は、このGmailガイドの目的を超えています。ただし、ここで、Google Voiceを設定している場合は、電話をかけたり、テキストメッセージを送受信したりできることを説明します。 Googleは国際電話に非常に競争力のある価格を提供していますが、これらはGoogleVoiceを介してのみ設定できます。特に海外に友人や親戚がいる場合、これは本当に素晴らしいサービスです。

3.ラベル、GmailのDNA

3.1ラベルとは正確には何ですか？

ラベルは、Gmailがメールを整理する方法の中心です。 Googleが最初にメールサービスを展開したとき、ほとんどのユーザーはGmailをOutlookと比較し、GmailのラベルをOutlookのフォルダと比較していました。彼らはほぼ同じように見え（受信トレイ、送信された電子メール、下書き）、同じことをしているように見えるので、ほとんどのユーザーはそれをそのままにして、「ラベル」という言葉を単なるマーケティングの売り込みとして扱いました。ただし、ラベルは異なります。次に進む前に、Gmailの上級ユーザー（自分など）が違いを知っていることが重要です。

ラベルは、フォルダというよりもタグのように機能します。電子メールがフォルダに配置された紙のドキュメントである場合、ラベルは、それらをさらに分類するためにこれらの紙に配置されたカラフルなステッカーのようなものです。メールはラベルに直接配置されるのではなく、ラベルに関連付けられます。したがって、1つのメールに複数のラベルを付けることができ（複数のステッカーが貼られた紙を思い出してください）、複数のラベルが付いたメールを検索することもできます。

たとえば、Gmailの「プロフェッショナル」ラベルには、両方の職場からのメールが含まれています。それぞれの場所にラベルがありますが、いくつかの素材は両方の場所に共通しています。これらの電子メールには、3つのラベルがあります。仕事に関連していることを示す「プロフェッショナル」ラベルと、各職場のラベルです。これにより、両方の場所のニーズに答える資料を検索できます。

Gmailのすべてがラベルベースです。ウェブサイトのさまざまな部分に開くフォルダやリンクはありません。すべてのメッセージはそこに存在します-Gmailは、選択したときに正しいラベルの関連付けを表示するだけです。さらに例を挙げてベン図のようなものを使用することもできますが、おそらく私と同じように前進することに興奮しているでしょう。

3.1.1ラベル設定とラベルの種類

ラベルからGmailのすべてのラベル設定にアクセスできます 設定内のタブ 。現在、Gmailには、システムラベル、カテゴリ、カスタムラベルの3種類のラベルがあります。

システムラベルとカスタムラベルには、IMAPで表示があります オプション;別のアプリ、Outlookなどのソフトウェア、または特定のアドオンを使用している場合は、これらのオプションを構成する必要があります。このGmailガイドは、Gmailインターフェースを最大限に活用することに焦点を当てているため、ここではこれらのオプションについては説明しません。興味がある場合は、Gmailの初心者向けガイドを必ずお読みください。

3.2システムラベル

Gmailで最もよく知られているラベルは、システムラベルです。これらは、受信トレイ、スター付き、送信済みメール、下書き、ゴミ箱などのサービスの使用を開始してから表示された左上のリンクです。 Gmailを効果的に使用するには、これらのシステムラベルを利用できるようにすることをお勧めします。また、未読の場合に表示があることに気付くでしょう。 下書きとスパムのラベルのオプション。このオプションをオンにすると、これらのラベルはメールに関連付けられている場合にのみ表示されます。

3.2.1すべてのメールと古いメールのアーカイブ

このGmailガイドの紹介から、空の受信トレイの哲学を思い出すことができます。受信トレイがワークデスクの場合、AllMailがファイリングキャビネットになります。さらに良いことに、それはファイリングキャビネットで満たされた地下室です。メールを書くたびに地下室に行く必要はありませんが、過去のメッセージを取得したい場合に備えておくと便利です。

すべてのメールはその地下室です。オンにします（表示を選択します ）は、日付順に整理された過去のメールに即座にアクセスできることを意味します。検索バーから古いメールにアクセスできますが、このリンクは、受信トレイを頻繁にクリーンアップし、その日の少し前に受信したメールを簡単に見つけたい場合に非常に便利です。

3.2.2考慮しなかったドラフトの使用法

ご存知かもしれませんが、Gmailは、数文しか入力していなくても、作成したメッセージを下書きラベルに自動的に保存します。あなたがこれまでに書いたもので送信されなかったものはすべてそこに保存されます。おそらく、すでにいくつかのドラフトが保存されている可能性があります（またはそれ以上です！）

ただし、考えていなかったかもしれないのは、簡単なメモのドラフトを使用して、アイデアを書き留めたり、買い物リストを作成したり、誰かの連絡先情報をすばやく保存したりすることです。今日のほとんどのメールクライアントには、ファイルや写真をメールに添付するオプションがあります。これにより、ドラフトフォルダーは、ファイルをアップロードしたり、高速なソリューションが必要な場合にコンピューター間で同期したりするのに最適な場所になります。ただし、下書きフォルダにファイルを永久に残さないでください。これは彼らのための場所ではありません。

ドラフトセクションのもう1つの優れた用途は、テンプレートを保存することです。同じメールを何度も作成していることに気付いた場合は、メールの空白のコピーを下書きに保存し、必要になるたびに新しいメールにコピーして貼り付けます（元の下書きを送信しないでください。これにより下書きが削除されます）ラベル！）。この方法で、電子メールの署名、リンク、さらには画像を保存できます。テンプレートドラフトのメールに、「結婚式：お礼状」や「ファン：お礼状を追加していただきありがとうございます」など、その使用法を反映したトピックを簡単に参照できるようにします。

または、定型応答を使用して、常に送信するメッセージの種類の電子メールテンプレートを保持することもできます。

3.3カテゴリ

カテゴリは、Gmailに表示されるタブに対応するラベルです。ソーシャル、プロモーション、アップデート、フォーラム。 Gmailはこれらのラベルを自動的に適用して、メッセージの到着時に受信トレイを整理しやすくします。

ラベルリストとメッセージリストの両方で、これらの各ラベルを表示するか非表示にするかを決定できます。これは、これらのカテゴリをタブとして表示することとは別のものであることに注意してください。

いずれかのカテゴリのタブを追加または削除する場合は、[プラス]をクリックします 最後のタブの右側にあるアイコン。次に、適切なチェックボックスをオンにして保存を押して、必要なものを有効にします。 終了したら。

3.4カスタムラベル

Gmail画面の左側のリストの最後は、カスタムラベルです。あなたはおそらくすでにそれらのいくつかを持っています。カスタムラベルは（今のところ）Gmailの最も強力なラベルであり、特にGmailのすばらしいフィルターを使用してそれらをうまく使用する方法を学ぶのが賢明です。

ラベルからラベルを追加および編集できます 設定の下のタブ 、他のラベルと同じですが、カスタムラベルの名前の横にある色付きの正方形をクリックするだけでさらに高速になります。ポップアップメニューは、ラベルの色を直接選択して編集できるため、[設定]の下の[従来のラベル]タブよりもさらに効果的です。

カスタムラベルは相互にネストすることもできることに注意してください。たとえば、税金のサブフォルダ、健康保険情報、メモを含めることができるワークフォームのラベルを作成できます。 Gmailに違いを教えて、受信メールをこれらの場所に自動的に配置する方法を教えることもできます。

4.検索とフィルターの力を感じる

ラベルがGmailのDNAである場合、検索とフィルターがその頭脳です。数年前であっても、すべて数秒以内に、探している電子メールに到達しない組み合わせはほとんどありません。 Gmailはルールのリストを呼び出して、メールフィルタを整理します。そして、この2つは非常に絡み合っているため、Googleはそれらをマッシュアップし、検索から直接フィルターを作成できるようになりました。

まず最初に、Gmailの検索ウィンドウに慣れてください。 「from」や「has：attachment」など、より一般的な検索演算子に精通している可能性があります（そうでない場合は、適切な場所にいます）。これらは、Gmailに何かを取得するように指示する単語です。幸いなことに、これらの言葉はほとんど自明です。

これらの演算子は手動で入力できますが、検索ドロップダウンボックスに情報を入力すると、Gmailが自動的に入力します。検索ボックスの矢印をクリックして、検索の詳細を入力するだけです。これは、電子メールの送信者または送信者、件名、メッセージに特定の単語が含まれるかどうか、添付ファイルがあるかどうかなど、さまざまです。

その後、必要に応じてサイズと日付で検索を絞り込むことができます。上の画像では、入力した検索要素が検索ボックスに表示されていることに注意してください。

4.1検索をフィルターに変える

Gmailの検索忍者に変身するのは素晴らしいことですが、これらの検索を保存するのはどうでしょうか。 Gmail内のすべてのWordファイルを頻繁に検索する検索を実行する場合はどうなりますか？さらに良いことに、この検索を自動的に実行したい場合はどうでしょうか。 GmailがこれらのWordファイルを毎回見つけて、友達に送ったり、特定の方法でラベルを付けたりするなど、何かをしてくれるといいと思いませんか？ Gmailはこれらのことを簡単に行うことができます。 Gmailへのこれらの自動コマンドはフィルターと呼ばれます。フィルタを検索するには、検索ドロップダウンボックスの下部にあるリンクをクリックし、この検索で​​フィルタを作成します。 。

次のウィンドウに、使用可能なオプションのリストが表示されます。これらの電子メールを自動的に削除、アーカイブ、および転送することを選択できます。それらにラベルを適用したり、Gmailを設定して、その目的のためだけに事前に作成された電子メールでこれらの電子メールに自動的に応答することもできます。完了したら、青いフィルターの作成をクリックします ボタン。 Gmailに既に存在するすべてのメールにフィルタを適用することを選択した場合は、選択したアクションでもそれを実行できます。

フィルターからいつでも既存のフィルターにアクセスできます 設定の下のタブ 。そこから、カスタムフィルターを編集または削除することを選択できます。

4.1.1便利なフィルターの例

これが私が何年も使ってきた最も役立つGmailフィルターのいくつかです：

セミジャンクメールフィルター：

一部の電子メールは正確に迷惑メールではありませんが、注意を払う必要もありません。請求書とクレジットカードの明細書、Facebookの通知、いつか必要になる可能性があることを知っているオフィスからの電子メール、またはかわいい新しい子犬の写真で受信トレイを氾濫させる家族。これらのメールを完全に削除したくはありませんが、すぐに整理したくはありません。

「from：」演算子を使用して検索を作成し、カンマを使用してメールを追加して、さらに多くのメールアドレスを含めます。たとえば、「from：auntsusie @ gmail.com、uncleBob11 @ gmail.com、auntjess223kar @ gmail.com」では、これらすべての人からのメールが表示されます。下矢印をクリックして、これらのメールを既読として自動的にマークし、アーカイブに入れるフィルターを作成します。

次回スージーおばさんが子犬の写真を送ったとき、それはあなたの受信トレイにもありませんが、彼女があなたに電話してそれについて尋ねた場合、あなたはすぐにあなたのアーカイブでそれを見つけることができます。

Amazon配信通知をマークダウンします：

Amazonを頻繁に使用する場合は、プロモーション、領収書、フィードバックのリクエストなど、Amazonから多くのメールを受け取る可能性があります。これらすべてを「セミジャンク」ラベルに送信するフィルターを簡単に作成できますが、問題は、Amazonが何かを発送したときにすぐに知りたいので、追跡番号を利用できるようにすることです。どうしますか？

Gmailで「Amazon」を検索し、下矢印をクリックしてフィルターを作成します。 「Amazon」という単語は、Amazon.comから送信されたすべての電子メールを表示するため、次のステップは、Amazonの出荷確認電子メールにのみ存在する追加の単語を含めることです。 「hasthewords」の「hasshipped！」の行タイプ引用符で囲みます。これは、「出荷済み」という単語の組み合わせを探していることをGmailに通知します。テキストに表示されているとおりです。2つの単語、スペース、感嘆符です。リストが大幅に縮小され、「発送済み」というフレーズを含むAmazonからのメールのみが含まれるようになります。

それでも、特にAmazonで商品を販売している場合、一部のメールはなんとか通過します。アイテムを発送するように求めるメッセージが表示されます。問題ない。 「ありません」の行に「今すぐ発送」という単語の組み合わせを含めるだけで、リストがさらに縮小するのを確認できます。今はかなり良さそうですね。次に、フィルターを作成します。

次に、「Amazonから発送」などのラベルをこれらのメールに適用できます。今後、Amazonに注文したすべての商品がこのラベルにきちんと配達され、将来の発送を簡単に追跡できるようになります。既存のすべてのメールにフィルターを適用すると、過去を検索することもできます。

5.Gmail生産性ツール

Gmailの使い方と、Gmailの最も強力な機能の使用方法を理解したところで、Gmailを生産性向上ツールにするための追加の楽しい調整を検討しましょう。

5.1優先受信トレイとそのバリエーション

メールをより良く機能させるために、GoogleはGmailに多くの高度なアルゴリズムを組み込んでいます。これらの優れた機能の1つは、さまざまな受信トレイスタイルです。そのうち、クラシック、重要優先、未読優先、スター付き優先、優先受信ボックスの5つがあります。それぞれが行うことは、単純なもの（クラシック、最初に未読）から説明するのが少し難しいもの（優先受信トレイ）までさまざまです。さまざまな受信トレイのスタイルについて学ぶための最良の方法は、単にそれらを試して、何が最も効果的かを確認することです。

Priority Inboxはメールを自動的に分類し、最初に何を読むべきか、どのように読むべきかを決定しますが、メールリストや他の受信トレイタイプは分割しません。重要な最初の受信トレイは、スマートタグと組み合わせて、受信トレイを整理するのに最適です。重要と思われるすべてのメッセージが一番上のリストに表示され、他のすべてのメッセージは、まだ読んでいない場合でも下のリストに表示されます。

受信トレイの種類を変更するには、[受信トレイ]をクリックします 設定の下 ドロップダウンボックスから選択します。必ず変更を保存をクリックしてください 終了すると下部に表示されます。

5.1.1VIPメールと通常のメール

Gmailが最初にリリースされたとき、優先トレイがまったく存在しない前は、OutlookのフラグまたはGmailのスターによって、メールが重要であると見なされていました。これは今でもメールを即座に「ブックマーク」するための最良かつ最も簡単な方法ですが、Gmailは、連絡先の一部が他の連絡先よりも重要であることを認識しています。

Gmailは、特定の連絡先からのメールを読んだり返信したりする頻度と、それらのメールとのやり取りに基づいて、どのメールがより重要であるかを判断します。 Gmailのメカニズムはそれ自体でかなり優れていますが、直接干渉して、重要なものとしてマークを付けることで一部のメールにVIPステータスを与えることができます。または、メールの重要性を取り除くこともできます。

メインのメーリングリストの横にある小さなタグアイコンをクリックするか、メッセージ内の上部にある小さなタグアイコンをクリックして、メールを重要または重要でないものとしてマークできます（下の図を参照）。

メールをクリックして調整すると、Gmailも独自のアルゴリズムを調整し、それに応じて応答します。特定の連絡先からのすべてのメッセージを重要としてマークする必要はありません。 Gmailは、いくつかの手動変更の後にキャッチし、それらにマークを付けます。

5.1.2主演メール

前述のように、星（Outlookのフラグに相当）は最初から存在しており、電子メールをすばやくマークするのに非常に効果的です。メールにスターを付けるには、メインのメーリングリストで、上記の重要度の「タグ」のすぐ横にあるスターアイコンをクリックするだけです。

優先受信トレイなどの高度な機能がすでにあるのに、なぜメールにスターを付けたいのですか？時々、何かをすばやく覚えたり、特定の電子メールのグループを重要と見なすのではなく、特定の電子メールについて何かをしたいということを思い出したりする必要があるからです。スターは、重要なメールでもそれほど重要ではないメールでも同じように機能することを覚えておいてください。

たとえば、すぐには返信できないが、その日の後半に返信したいスターメールや、後で必要になる住所や電話番号などの重要な情報を含むスターメールなどです。スター付きのメールをアーカイブして受信トレイから取り出し、左上の「スター付き」システムラベルから後でアクセスできます。メールで必要なことをすべて終えたら、スターアイコンをもう一度クリックしてスターを外します。

5.2キーボードショートカット

多くの人は、キーボードショートカットの力を過小評価し、せいぜい煩わしさとしてそれらを振り払うようです。ただし、少なくとも2、3をマスターしないと、効果的なGmailユーザーになることはできません。すべてにマウスを使用することと、これらのショートカットを使用して受信トレイを数秒ですばやく整理する方法を知ることには、昼と夜の違いがあります。

メールを作成していない限り、疑問符を押すか、Shift + /（スラッシュ）を押すと、Gmailのキーボードショートカットのリストにいつでもアクセスできます（もちろん、疑問符を本文に挿入するだけです）。メール）。

ただし、Gmailでキーボードショートカットを使用する前に、それらがアクティブになっていることを確認する必要があります。これを行うには、設定に移動します 下にスクロールしてキーボードショートカットを表示します それらを有効にします。

ナビゲーション：

• Jを押します およびK メイン画面のメーリングリストを上下に移動するためのキー。
• Xを押します 会話を選択します（「マーク」または強調表示します）。

この方法でメールを選択すると、削除、アーカイブ、または別のラベルに移動するメールをすばやく選択できます。練習を重ねると、この方法でメールを選択する方が、マウスを使用するよりもはるかに高速であることがわかります。キーボードショートカットの機能を理解し始めると、さらに多くの準備が整います。

アクション：

• Enterを押します メールを開いて読む。
• Eを押します メールをアーカイブします。

これは、電子メール内から直接、またはメイン画面の電子メールリストから機能します。複数のメールを選択してみてください（ Jでリストを上下に移動してください およびK Xでメッセージを選択する ）そして Eを押します 。プーフ！

• ＃を押します （Shift + 3）メールを削除します。

繰り返しになりますが、これはメインリストまたは開いているメール内からの複数のメールで機能します。

• 開いているメール内で、 Rを押します 送信者に返信する。 Aを押します すべての送信者に返信します。
• 開いているメール内で、 Gを押します 次に私 受信トレイに戻ります。

これらは重要なショートカットです。指を数回タップするだけで、複数のメールを選択し、すべての送信者に一度に返信し、大量のメールをすばやく削除する方法がわかると思います。本当にクールなショートカットに進む前に、これらを数回練習してください。

本当にクールなキーボードショートカット：

• 開いているメール内で、 Shift + Rを押します 新しいウィンドウで返信する。 Shift + Aを押します 新しいウィンドウですべての送信者に返信します。

これは、電子メールを読んだり返信したりするために余分なスペースが必要な小さな画面で特に役立ちます。また、チャットとラベルをブロックして、メールに集中できるようにします。

• 開いているメール内で、 Gを押します 次にK タスクリストに移動します。

GmailがGoogleTasksと統合されていることを覚えていますか？次に取り上げます。メールのメインリストで、メールにマークを付けます（ X ）そして Shift + Kを押します タスクリストの新しい「やること」項目にメールを添付します。この機能は、キーボードショートカットでのみ機能します。それを行うためのマウスのような方法はありません。

• Gを押します 次にP 電話ウィンドウを表示して電話をかけます。
• Shift + Fを押します メールを転送します。
• Shift + Uを押します メールを未読としてマークします。
• +を押します または– 電子メールを重要または重要ではないものとしてマークする（上記で説明したように）。

すべてのショートカットを知る義務を感じないでください。よく使うものを覚えて、第二の性質になるまで1週間（マウスは使わないでください！）使うように訓練してください。 Gmailでマウスを使用することに戻りたくないことと、ショートカットを使用してメールを処理する方がはるかに高速であることがわかります。

5.3タスクとTo-Doリスト

GmailのGoogleTasksは非常に基本的で、他の点では完全な機能を備えたメールアプリとは多少対照的ですが、便利です。

左上の赤いGmailヘッダーの横にある下向き矢印をクリックして、GoogleTasksにアクセスします。これにより、タスクまたは連絡先に移動するメニューが表示されます。タスクは、チャットポップアップに似たウィンドウの右下隅に表示されます。または、 Bを押してタスクにアクセスすることもできます 次にK 前述のように、Gmailのどこでも。

Gmailを使用したGoogleTasksは実際には非常に便利です。タスクを簡単に作成し、新しいタスクを右側に「タブで移動」して元のタスクのサブタスクにすることで、タスクをその中にネストできます。これは、プロジェクトを途中で小さなステップに分割することにより、プロジェクトを単純化するのに役立ちます。 Since you can connect emails directly to tasks you can include useful information inside that task, such as links, contact information and even files. When a task is done, you can check it off and be rewarded by a strike-through passing through it, crossing it off as complete.

Clicking on any task will open an option to add notes to the task or choose a due date. This comes in handy especially if you work with Google Calendar, as the task lists sync seamlessly and would show up on your calendar as well.

5.4 Managing Your Contacts

To access your contacts, click on the down arrow next to Mail on the top left, as you did with your tasks, or press G and then C from your inbox. If you really need help getting started, look into The Beginner's Gmail to Guide mentioned previously. So, we will just touch on how to manage them effectively.

You will notice that when you click Contacts from your dropdown, you are taken to a new page. Here, you can see each of your contacts with their email address and phone number, if applicable. You can also click on Frequently contacted to see your most recent contact communicators.

Just like with emails, you can create and edit labels for your contacts for business, school, and family. This is a wonderful way to keep your contacts separated and easily accessible. You can also choose how to sort your contacts page by clicking Settings from the left and choosing from first name or last name for the sort order.

Next to each contact, you can click the More (three-dot icon) menu to change their label, delete them, or hide them from your contact list.

The easiest way to manage your contacts is to group them with labels so that you can contact them from Gmail quickly.

5.5 Additional Labs Features

Gmail contains several optional features that can further enhance your productivity.

They are accessible under the Labs tab in Settings 。 Below I will name a couple that I find helpful, organized by their order in the Labs area. Feel free to explore and find more on your own.

Smart labels ：

One of my personal favorites, this handy feature allows Gmail to "guess" which of your incoming emails are notifications, replies from online forums, and bulk (newsletters and such). Gmail automatically adds labels to each kind and does a pretty good job at guessing. It will also ask you to "train" it by choosing the right label for a few days when you turn it on. Try it and see how it affects your organization.

Canned response:

A godsend if you receive many emails to which you reply the same way. Turn it on, and then compose an email as a "template." Save it, and use it next time you want to respond quickly. This is excellent for thank you letters, for example, or for newsletters.

5.6 Gmail Add-ons

You can find a bunch of add-ons for Gmail by clicking the gear icon and then selecting Get add-ons 。 Here you can browse through tools that help you be more productive, extra organized, or a better communicator. While the options are limited, you may still like a few of these handy tools.

QuickBooks for finance, Trello for project management, Dialpad for communication, and Hire for human resources are a few of the options available. If you choose to install an add-on, just keep in mind that most come from third party sources, so you may want to check out the terms after hitting Install and before pressing Continue 。

Your Gmail Inbox Mastered

それでおしまい！ I hope you've become a better Gmail user by reading this, and that it makes your life just a little bit easier. Enjoy!

Now it may be time to take our Gmail mastery to the next level and find out about hidden Gmail features on Android.

Did we miss something? What have you discovered about Gmail that fellow readers must know? Please share with us in the comments.